Kleinunternehmer und E-Rechnung: Was seit 2025 gilt — und was oft falsch verstanden wird

Für Kleinunternehmer haben sich zwei Dinge gleichzeitig geändert: die Schwellenwerte des § 19 UStG und die Regeln rund um die E-Rechnung. Beides wird oft vermischt — dabei betrifft das eine Ihre Umsatzsteuer und das andere nur die Form Ihrer Belege.

Die neuen Grenzen: 25.000 und 100.000 Euro

Seit dem 1. Januar 2025 gelten zwei Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen:

• Der Vorjahresumsatz lag bei höchstens 25.000 Euro.
• Der Umsatz im laufenden Jahr übersteigt 100.000 Euro nicht.

Maßgeblich ist jeweils der Gesamtumsatz. Die entscheidende Neuerung steckt aber nicht in den Zahlen, sondern im Verhalten der zweiten Grenze.

Bis Ende 2024 lauteten die Werte 22.000 Euro (Vorjahr) und 50.000 Euro (laufendes Jahr, voraussichtlich). Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 19 UStG neu gefasst — und dabei nicht nur die Zahlen angehoben, sondern die Logik geändert: Die Kleinunternehmerregelung ist seitdem eine echte Steuerbefreiung (vorher: „die Steuer wird nicht erhoben“), die 100.000-Euro-Grenze ist keine Prognose mehr, sondern eine harte Schwelle im laufenden Jahr, und beide Werte sind Nettobeträge — nicht mehr Bruttobeträge wie früher.

Der Moment, in dem es kippt

Früher galt: Wer im laufenden Jahr über die Grenze rutschte, blieb bis zum Jahresende Kleinunternehmer und wurde erst im Folgejahr regelbesteuert. Das ist vorbei. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet der Status sofort — ab genau dem Umsatz, der die Grenze reißt.

Praktisch bedeutet das: Die Rechnung, mit der Sie über 100.000 Euro kommen, ist bereits mit Umsatzsteuer auszustellen. Wer das erst beim Jahresabschluss bemerkt, hat eine Reihe von Rechnungen ohne Steuer verschickt, die er nachträglich korrigieren muss — bei Privatkunden ein teures Vergnügen, weil sich die Steuer dort selten nachfordern lässt.

Was daraus folgt: Sie brauchen keinen Jahresabschluss, um diese Grenze zu überwachen, sondern einen laufenden Blick auf den kumulierten Umsatz. Software, die Ihnen das nur einmal im Jahr zeigt, hilft an dieser Stelle nicht.

Beispiel: Bis Oktober haben Sie 97.500 Euro Umsatz. Am 4. November stellen Sie eine Rechnung über 4.000 Euro. Die ersten 97.500 Euro bleiben steuerfrei; die Rechnung vom 4. November überschreitet die Grenze — sie ist bereits mit Umsatzsteuer auszustellen: 4.000 Euro netto plus 760 Euro (19 %) = 4.760 Euro. Ab diesem Umsatz sind Sie Regelunternehmer, für den Rest des Jahres und für das nächste. Hätten Sie die Rechnung ohne Steuer geschrieben, müssten Sie die 760 Euro nachträglich beim Kunden einfordern — oder aus den 4.000 Euro herausrechnen und selbst tragen (dann 638,66 Euro).

Achtung, Verzicht: Sie können freiwillig auf die Regelung verzichten und wie ein „normaler“ Unternehmer mit Steuerausweis und Vorsteuerabzug arbeiten. Der Verzicht bindet Sie aber fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Wer aus einem einzigen großen Auftrag heraus verzichtet, sitzt danach fünf Jahre in Voranmeldungen.

Wie sieht die Rechnung eines Kleinunternehmers aus?

Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten — mit zwei Abweichungen (§ 34a UStDV): Es gibt keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag, dafür einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Der Wortlaut ist frei, der Hinweis Pflicht.

Der teuerste Fehler an dieser Stelle heißt § 14c UStG: Wer als Kleinunternehmer trotzdem „19 % USt“ auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt — obwohl er ihn gar nicht hätte erheben dürfen. Und der Kunde darf ihn trotzdem nicht als Vorsteuer abziehen. Eine berichtigte Rechnung räumt das auf, aber erst, wenn sie beim Kunden ist.

Beispiel — lohnt sich der Verzicht? Sie kaufen einen Rechner für 2.380 Euro brutto (2.000 Euro netto + 380 Euro Umsatzsteuer). Als Kleinunternehmer kostet er Sie 2.380 Euro. Als Regelunternehmer holen Sie die 380 Euro als Vorsteuer zurück — er kostet Sie 2.000 Euro. Dafür müssen Sie Ihren Kunden 19 % aufschlagen: Ein Privatkunde zahlt statt 1.000 Euro nun 1.190 Euro; ein Unternehmenskunde zieht die 190 Euro selbst wieder ab und zahlt effektiv weiter 1.000 Euro. Faustregel: viele Anschaffungen und Geschäftskunden → Verzicht prüfen; Privatkunden und wenig Einkauf → Regelung behalten.

Der blinde Fleck: Steuer, die Sie trotzdem schulden

„Kleinunternehmer zahlt keine Umsatzsteuer“ ist nur halb richtig. Kaufen Sie Leistungen von Unternehmern im Ausland ein — Software-Abos, Cloud-Speicher, Online-Werbung, Freelancer aus dem EU-Ausland —, geht die Steuerschuld nach § 13b UStG auf Sie als Empfänger über (Reverse-Charge). Sie müssen diese Steuer beim Finanzamt anmelden und zahlen; und weil Sie als Kleinunternehmer keinen Vorsteuerabzug haben, bleibt sie bei Ihnen hängen. Ein Werbebudget von 500 Euro netto kostet Sie also 595 Euro — und eine Voranmeldung, die Sie sonst nicht abgeben müssten.

Was heißt das für Sie? Wenn Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus dem Ausland bekommen, brauchen Sie eine USt-IdNr. und müssen für diese Monate eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Das ist kein Sonderfall, sondern der Alltag fast jedes Onlinebetriebs.

Die EU-Kleinunternehmerregelung

Ebenfalls neu seit 2025 ist die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung auch für Umsätze in anderen EU-Staaten zu nutzen. Der Rahmen: höchstens 100.000 Euro EU-weiter Jahresumsatz, dazu die jeweilige nationale Schwelle des Ziellandes. Die Teilnahme läuft über eine Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern und verlangt eine quartalsweise Meldung der EU-Umsätze.

Für die meisten kleinen Betriebe ist das nicht relevant. Wer aber regelmäßig an Kunden in Österreich oder den Niederlanden verkauft, sollte die Regelung kennen — sie erspart unter Umständen eine Registrierung im Ausland.

Technisch läuft es so (§ 19a UStG): Sie beantragen beim Bundeszentralamt für Steuern die Teilnahme und erhalten eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer mit dem Zusatz „-EX“. Danach melden Sie vierteljährlich — innerhalb eines Monats nach Quartalsende — Ihre Umsätze je EU-Staat. Überschreiten Sie die 100.000 Euro EU-weit, endet die Befreiung in allen Staaten ab diesem Umsatz. Für die Regelung im jeweiligen Zielland gilt zusätzlich dessen nationale Grenze.

E-Rechnung: ausgenommen beim Ausstellen, verpflichtet beim Empfangen

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Beides ist richtig, und beides gilt gleichzeitig:

Die Empfangspflicht ist niedrigschwelliger, als sie klingt: Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg, und Ihre Zustimmung ist nicht erforderlich. Ihr Lieferant darf Ihnen ab sofort eine XRechnung schicken, ob Sie damit rechnen oder nicht.

Der eigentliche Aufwand liegt deshalb nicht im Empfangen, sondern im Lesen und Aufbewahren. Eine XML-Datei, die in einem Postfach zwischen Newslettern liegt, ist weder erfasst noch archiviert. Und aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz selbst — acht Jahre lang, nicht der Ausdruck.

Was Sie konkret tun sollten

1. Eine feste Rechnungsadresse einrichten und Lieferanten mitteilen. Nicht das persönliche Postfach.
2. Einmal ausprobieren, ob Sie eine XRechnung öffnen und verstehen können. Wenn nicht, fehlt Ihnen ein Werkzeug — und zwar jetzt, nicht 2028.
3. Den laufenden Umsatz im Blick behalten, nicht nur den des Vorjahres. Die 100.000-Euro-Grenze wirkt sofort.
4. Auf den Hinweis in Ihren Rechnungen achten: Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und ergänzen den Hinweis auf § 19 UStG. Fehlt er, entstehen Rückfragen.
5. Prüfen, ob sich der Verzicht lohnt. Wer hohe Anschaffungen plant und überwiegend an Unternehmen verkauft, fährt mit der Regelbesteuerung wegen des Vorsteuerabzugs mitunter besser. Das ist eine Rechnung, die sich lohnt — im Zweifel gemeinsam mit der Steuerberatung.

Saldy kennt den Kleinunternehmer-Fall: Im Steuerprofil hinterlegt, verschwindet der Steuerausweis aus Rechnungen und Auswertungen, der Hinweis auf § 19 UStG erscheint automatisch. In der Demo ausprobieren.

Fazit

Als Kleinunternehmer dürfen Sie beim Ausstellen entspannt bleiben — beim Empfangen nicht. Und der eigentliche Stolperstein der letzten Reform ist nicht die E-Rechnung, sondern die 100.000-Euro-Grenze, die mitten im Jahr zuschlägt. Wer seinen laufenden Umsatz kennt, hat beides im Griff.