Datenschutzerklärung

1.Verantwortlicher#

Verantwortlich

Dienstleistungen24
Inhaber: Jim Eichholz
Ramlerstraße 2
13355 Berlin
Deutschland

E-Mail

kontakt@saldy.de

Telefon

030 555 233 75

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt: Die Schwelle des § 38 Abs. 1 BDSG — mindestens zwanzig ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigte Personen — ist bei einem Einzelunternehmen nicht erreicht, und die Verarbeitung erfordert auch nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO keine Bestellung. Anfragen zum Datenschutz gehen an die oben genannte Adresse.

2.Hosting und Server-Protokolle#

Website und Anwendung laufen auf einem eigenen Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gemietet haben. Der Serverstandort ist Deutschland; eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt, und es gibt deshalb auch keine Zertifizierung nach einem Angemessenheitsbeschluss, auf die es ankäme. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und bietet dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag an. [offen: Auftragsverarbeitungsvertrag mit Hetzner abschließen und das hier vermerken]

Auf dem Server nimmt ein Caddy-Webserver die Anfragen entgegen und reicht sie an die Anwendung weiter. Beide sind bewusst ohne Zugriffsprotokoll eingerichtet: Caddy schreibt ein solches Protokoll nur, wenn die dafür nötige Anweisung gesetzt ist — sie ist es nicht —, und die Anwendung startet ihre Protokollierung ausdrücklich abgeschaltet. Es gibt daher keine Datei, in der Seitenaufrufe mit IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Seite und Browserkennung mitgeschrieben werden.

Was dennoch anfällt, benennen wir lieber, als es zu verschweigen: Ihre IP-Adresse ist technisch nötig, damit eine Verbindung überhaupt zustande kommt, und sie kann in Betriebsmeldungen des Servers auftauchen (etwa bei abgebrochenen Verbindungen oder der Erneuerung des TLS-Zertifikats). Außerdem hält die Anwendung sie für höchstens fünfzehn Minuten im Arbeitsspeicher, um Anmelde-, Registrierungs- und Passwort-Zurücksetz-Versuche je Adresse zu begrenzen — ohne diese Bremse wäre automatisiertes Durchprobieren von Passwörtern ungehindert möglich. Nichts davon wird dauerhaft gespeichert; nach einem Neustart ist es weg. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

Die Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Server ist durchgehend mit TLS verschlüsselt (HTTPS, erzwungen über HSTS). Die Daten selbst liegen in einer PostgreSQL-Datenbank auf demselben Server. [offen: Verschlüsselung der Datenträger im Ruhezustand und ein geprüftes Sicherungs- und Wiederherstellungskonzept sind noch einzurichten]

3.Nutzerkonto#

Wenn Sie ein Konto erstellen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort; Name und Firma sind freiwillige Angaben. Das Passwort wird ausschließlich als Prüfwert gespeichert (scrypt mit individuellem Zufallswert) und ist für uns nicht lesbar. Zweck ist die Bereitstellung des Kontos und die Anmeldung; Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahme).

Zu jedem Konto gehört eine Organisation — der Mandant, in dem Ihre Buchhaltung liegt. Tragen Sie dort Firmenname, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. ein, sind das die Stammdaten Ihres Unternehmens; sie stehen auf den Belegen, die Saldy erzeugt. Wie Sie Ihr Konto wieder loswerden und was dabei bestehen bleibt, steht unter „Löschen und Aufbewahren“.

4.Woher eine Registrierung kam#

Kommen Sie über einen Kampagnenlink zu Saldy, merkt sich Ihr Browser beim ersten Seitenaufruf die Kampagnenparameter aus der Adresszeile (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content), die verweisende Seite (Referrer) und die zuerst aufgerufene Seite (Einstiegspfad) — zunächst nur im Sitzungsspeicher Ihres Browsers. Erst wenn Sie sich registrieren, werden diese Angaben mit dem Registrierungsformular übertragen und Ihrem Konto zugeordnet gespeichert. Zweck ist allein die Auswertung unseres Marketings — die Frage „Über welchen Weg kommen Registrierungen zustande?“. Bewusst nicht erhoben werden dabei IP-Adressen, Cookies oder Geräte-Fingerabdrücke; wer sich nicht registriert, hinterlässt gar nichts, und mit dem Schließen des Browser-Tabs ist auch der Sitzungsspeicher leer. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung der eigenen Werbemaßnahmen). [rechtlich prüfen]

5.Anmeldung und Sitzungen#

Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie (kf_session) mit einem zufälligen Sitzungstoken. Es enthält keine personenbezogenen Inhalte, ist nur für den Server lesbar (httpOnly), wird nur über HTTPS übertragen und läuft nach sieben Tagen ab. Serverseitig speichern wir lediglich einen Hashwert des Tokens. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; das Cookie ist für den von Ihnen angeforderten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und benötigt daher keine gesonderte Einwilligung.

Setzen Sie Ihr Passwort über „Passwort vergessen“ zurück, speichern wir vorübergehend einen Hashwert des Zurücksetz-Links. Er verfällt nach einer Stunde, lässt sich genau einmal einlösen und wird danach entwertet. Ändern Sie Ihr Passwort, werden alle anderen Sitzungen beendet.

6.Ihr Arbeitsbereich#

Die Daten, die Sie in Saldy anlegen (Kontakte, Produkte, Angebote, Rechnungen, Ausgaben, Bankumsätze), speichern wir Ihrer Organisation zugeordnet, damit Sie auf jedem Gerät denselben Stand haben. Sie liegen als Datensatz in unserer PostgreSQL-Datenbank auf dem oben genannten Server in Deutschland — nicht bei einem Objektspeicher-Dienst und nicht im Ausland. Die Datenbank trennt die Mandanten auf Zeilenebene (Row-Level-Security): Ein Konto kann die Daten eines anderen technisch nicht lesen. Wir werten diese Inhalte nicht aus und geben sie nicht weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zu diesen Inhalten gehören auch personenbezogene Daten Dritter — der Kundinnen und Kunden etwa, für die Sie eine Rechnung schreiben. Dafür sind Sie die verantwortliche Stelle; wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. [offen: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO für Nutzerinnen und Nutzer bereitstellen — vor der Arbeit mit echten Mandantendaten erforderlich]

7.Belege und Texterkennung#

Laden Sie einen Beleg hoch, speichern wir die Datei zusammen mit Dateiname, Größe, Dateityp und einer Prüfsumme (SHA-256) in Ihrem Archiv. Das Archiv ist bewusst nur ergänzbar: Die Datenbank verweigert Änderungen und Löschungen an abgelegten Belegen. Das verlangen die GoBD — und es ist der Grund, warum ein Beleg auch nach dem Löschen des Kontos bestehen bleibt.

Damit die Anwendung Betrag, Datum und Lieferant vorschlagen kann, liest der Server den Text des Belegs aus. Das geschieht vollständig auf unserem eigenen Server mit den Programmen poppler-utils und Tesseract: Die Datei verlässt ihn dabei nicht, und es ist kein Texterkennungsdienst Dritter beteiligt. Die Arbeitskopie wird nach der Verarbeitung gelöscht, auch wenn diese fehlschlägt.

8.Protokolle und Nachweise#

Drei Protokolle laufen im Hintergrund mit. Alle drei sind unveränderlich — die Datenbank lässt Ändern und Löschen nicht zu, damit ein Nachweis nicht nachträglich zurechtgerückt werden kann:

Belegjournal — zu jedem festgeschriebenen Beleg Nummer, Datum, Empfänger, Betrag und eine Prüfsumme. Damit wird sichtbar, wenn im Arbeitsbereich später ein Beleg fehlt oder verändert wurde.

Änderungsprotokoll — wer wann welche fachliche Handlung ausgelöst hat. Die handelnde Person steht darin mit ihrer E-Mail-Adresse im Klartext; ohne diese Zuordnung wäre das Protokoll als Nachweis wertlos.

Versandprotokoll — welcher Beleg wann an welche Empfängeradresse ging, mit welchem Zweck, und ob er tatsächlich versendet oder mangels Versandweg nur vermerkt wurde.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 146 AO und den GoBD (Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen).

9.E-Mail-Versand#

Saldy kann Rechnungen und Zahlungserinnerungen an die Empfänger schicken, die Sie angeben, sowie Ihnen selbst eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts. Ohne eingerichteten Versandweg (SMTP) nimmt die Anwendung die Nachricht entgegen, vermerkt sie im Versandprotokoll und sendet nichts — es verlässt dann keine E-Mail den Server. Abrechnungs-E-Mails versendet Saldy grundsätzlich nicht; das ist auf mehreren Ebenen bis in die Datenbank hinein gesperrt. [offen: sobald ein SMTP-Zugang eingerichtet ist, gehört der Anbieter hier namentlich genannt und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit ihm geschlossen]

10.Team und Einladungen#

Laden Sie jemanden in Ihre Organisation ein, speichern wir die eingegebene E-Mail-Adresse, die vorgesehene Rolle, die Adresse der einladenden Person und einen Hashwert des Einladungslinks; die Einladung verfällt nach vierzehn Tagen. Versendet wird sie bewusst nicht von uns — Sie erhalten den Link einmalig und geben ihn selbst weiter, damit niemand unaufgefordert Post von uns bekommt. Mitglieder einer Organisation sehen deren Arbeitsbereich gemeinsam; wer was getan hat, steht im Änderungsprotokoll. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

11.Rückmeldungen und Empfehlungen#

Melden Sie einen Fehler oder schlagen Sie etwas vor, speichern wir Titel, Text und Status der Meldung sowie — getrennt davon in einer eigenen Tabelle — Ihre E-Mail-Adresse und den technischen Zusammenhang (geöffnete Ansicht, Fenstergröße, Browserkennung, Programmstand). Eine Idee können Sie ausdrücklich für andere Nutzer sichtbar machen; dann sehen diese ausschließlich Titel, Text, Status und Stimmenzahl — niemals Ihre Adresse, Ihr Unternehmen oder den technischen Zusammenhang. Fehlerberichte sind nie teilbar, weil sie typischerweise Betriebsinterna enthalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beim Teilen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Empfehlen Sie Saldy weiter, speichern wir zu Ihrer Organisation einen Werbecode und — sobald jemand darüber ein Konto anlegt — die Verknüpfung beider Organisationen samt der entstandenen Gutschrift.

12.Kontaktanfragen#

Schreiben Sie uns über das Kontaktformular, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den — freiwilligen — Betreff und den Text Ihrer Nachricht. Zweck ist allein, Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie vor dem Absenden ausdrücklich erteilen; betrifft Ihre Anfrage einen Vertrag oder dessen Anbahnung, tritt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO daneben. Die Einwilligung ist keine Formsache, sondern Bedingung: Ohne sie nimmt der Server die Nachricht nicht an.

Auf dem Server wird dabei nichts gespeichert — keine Tabelle, keine Datei, kein Eintrag im Versandprotokoll. Ihre Nachricht wird entgegengenommen, an unser Postfach weitergeleitet und besteht danach nur noch dort. Das Postfach ist fest hinterlegt; eine Adresse aus dem Formular wird niemals als Empfänger verwendet. Als Antwortadresse tragen wir die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse ein, damit ein Klick auf „Antworten“ genügt.

Ihre IP-Adresse wird der Nachricht nicht beigefügt und nicht zu ihr gespeichert. Sie dient ausschließlich als Schlüssel derselben Fünfzehn-Minuten-Bremse im Arbeitsspeicher, die auch Anmeldung und Registrierung gegen automatisiertes Hämmern schützt und die oben unter Hosting und Server-Protokolle beschrieben ist. Gegen Werbezusendungen setzen wir außerdem ein für Menschen unsichtbares Feld und eine Mindest-Verweildauer ein; beide erheben nichts über Sie. Ein Captcha oder ein Dienst eines Dritten kommt bewusst nicht zum Einsatz — er würde fremden Code auf eine Seite laden, die genau das an anderer Stelle ausschließt.

Wie lange Ihre Nachricht besteht, richtet sich danach, wozu sie geführt hat: Ist die Anfrage erledigt und keine Rückfrage mehr zu erwarten, löschen wir sie aus dem Postfach. Wird aus ihr ein Geschäfts- oder Handelsbrief, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) — dann bleibt sie bis zu deren Ablauf gespeichert und wird nicht anderweitig verwendet. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos an die oben genannte Adresse; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Auf dem Weg vom Server in unser Postfach durchläuft die Nachricht den Versanddienst, über den Saldy E-Mails verschickt. [offen: Er ist derselbe wie unter „E-Mail-Versand“ und gehört, sobald eingerichtet, an beiden Stellen namentlich genannt — mit Auftragsverarbeitungsvertrag.] [rechtlich prüfen]

13.Newsletter#

Unser Newsletter enthält Produktneuigkeiten und Angebote — auch zu anderen Plattformen von uns. Tragen Sie sich dafür ein (über das dafür vorgesehene, nicht vorangekreuzte Feld bei der Registrierung oder das Newsletter-Formular), verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse zunächst nur als Vormerkung: Sie erhalten eine neutrale Bestätigungsmail, und erst Ihr Klick auf den darin enthaltenen Link gilt als Einwilligung (Double-Opt-in) — vorher versenden wir keine Werbung. Gespeichert werden dazu Adresse, Quelle und Zeitpunkte von Eintragung und Bestätigung, damit die Einwilligung nachweisbar ist (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Der Newsletter-Wunsch ist keine Bedingung für das Konto: Die Registrierung funktioniert ohne ihn genauso. [rechtlich prüfen]

Abmelden können Sie sich jederzeit — über den Abmeldelink, den jede Newsletter-Mail trägt (auch als One-Click-Abmeldung im Nachrichtenkopf), über die Seite Newsletter abbestellen oder formlos per E-Mail. Danach wird die Adresse nicht mehr angeschrieben. Rechtsgrundlage des Versands: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG.

14.Was hier nicht stattfindet#

Saldy bringt Anbindungen mit, die auf diesem Server nicht eingeschaltet sind. Solange das so ist, findet die dazugehörige Verarbeitung nicht statt:

Zahlungsabwicklung. Es besteht keine Anbindung an einen Zahlungsdienstleister. Karten- und Bankverbindungsdaten für ein Abonnement werden hier weder erhoben noch gespeichert.

Bankumsätze (PSD2). Es wird nichts bei Ihrer Bank abgerufen; die Funktion arbeitet mit Beispieldaten. Umsätze, die Sie selbst eintragen oder einlesen, stehen in Ihrem Arbeitsbereich.

ELSTER. Es wird nichts an die Finanzverwaltung übermittelt; Übertragungen werden simuliert und in der Anwendung als Simulation gekennzeichnet. [offen: vor Aktivierung einer dieser Anbindungen diesen Abschnitt ersetzen und die Auftragsverarbeitung mit dem jeweiligen Anbieter regeln]

15.Interaktive Demo#

Die Demo läuft vollständig in Ihrem Browser und kommt ohne Konto aus. Was Sie dort eingeben, wird nicht an uns übertragen und nicht gespeichert; beim Schließen der Seite ist es weg. Lediglich die Anzeigeeinstellungen aus dem nächsten Abschnitt bleiben auf Ihrem Gerät.

16.Cookies, lokaler Speicher, Tracking#

Diese Website setzt keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein und verwendet keine Analyse-Dienste, keine Werbenetzwerke und keine eingebetteten Inhalte fremder Anbieter. Schriften, Bilder und Skripte liefert ausschließlich unser eigener Server aus — beim bloßen Aufruf entsteht keine Verbindung zu Dritten. Folgen Sie einem Link nach außen, gilt dort die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

Neben dem Sitzungs-Cookie wird nur technisch notwendiger lokaler Speicher Ihres Browsers genutzt. Er bleibt auf Ihrem Gerät und wird nicht an uns übertragen: die gewählte Darstellung (hell oder dunkel), ob Sie die Einführung bereits gesehen haben, wie Sie Navigation und Ansichten eingestellt haben, sowie ein Zwischenspeicher für noch nicht gesicherte Änderungen, damit bei einem Verbindungsabbruch nichts verloren geht.

Installieren Sie Saldy als App, legt Ihr Browser zusätzlich eine Kopie der Oberfläche in seinem Zwischenspeicher ab, damit sie auch ohne Netz startet. Ihre Inhalte stehen nicht darin: Aufrufe der Schnittstelle werden bewusst nie zwischengespeichert.

17.Löschen und Aufbewahren#

Unter „Konto → Daten“ löschen Sie Ihr Konto selbst. Damit werden alle Sitzungen und offenen Passwort-Links entwertet, Ihre Kontodaten (Name, Firma, Newsletter-Vormerkung) entfernt, der Arbeitsbereich Ihrer eigenen Organisation geleert und Ihr Passwort unbrauchbar gemacht — eine Anmeldung ist danach nicht mehr möglich. Sie können die Löschung auch formlos per E-Mail verlangen.

Drei Dinge bleiben bestehen, und das gehört hierher statt ins Kleingedruckte: die Datenbankzeile mit Ihrer E-Mail-Adresse, ohne die sich die Adresse nicht wieder freigeben ließe; die Belege samt Belegjournal; und die oben genannten Protokolle, die die handelnde E-Mail-Adresse im Klartext führen. Für sie greifen die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB — bis zu zehn Jahre) und damit die Ausnahme des Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO. Was zu Ihrem Konto tatsächlich vorhanden ist, sehen Sie jederzeit im Datenauszug. [offen: Aufbewahrungs- und Löschfristen je Datenart schriftlich festlegen; ob die E-Mail-Adresse im Änderungs- und Versandprotokoll nach Fristablauf ersetzt werden kann, ohne den Nachweis zu entwerten, ist noch zu entscheiden]

18.Ihre Rechte#

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde — zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts oder die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit als Aufsicht über uns. Zwei dieser Rechte können Sie direkt in der Anwendung ausüben: Unter „Konto → Daten“ laden Sie mit einem Klick eine Kopie aller zu Ihrem Konto gespeicherten Daten herunter (Art. 15/20) — sie benennt ausdrücklich auch, was sie nicht enthält — und löschen Ihr Konto in dem Umfang, den der vorige Abschnitt beschreibt (Art. 17). Für alles Weitere wenden Sie sich an die oben genannte Kontaktadresse.