XRechnung oder ZUGFeRD? Die Unterschiede — und wann Sie welches Format brauchen

Wer sich zum ersten Mal mit E-Rechnungen beschäftigt, stolpert sofort über zwei Namen. Sie klingen wie konkurrierende Standards, sind aber eher zwei Verpackungen desselben Inhalts. Der Unterschied ist trotzdem wichtig — nur eben aus einem anderen Grund, als die meisten vermuten.

Die Gemeinsamkeit zuerst

XRechnung und ZUGFeRD erfüllen beide die europäische Norm EN 16931. Diese Norm legt fest, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie benannt werden: Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersätze, Zahlungsbedingungen, Angaben zu Verkäufer und Käufer und einige Dutzend weitere Felder. Wer die Norm erfüllt, stellt eine gültige E-Rechnung aus — unabhängig davon, in welcher Hülle die Daten stecken.

Diese Hülle ist der eigentliche Unterschied.

Zwei Namen tauchen dabei immer wieder auf: Die KoSIT — die Koordinierungsstelle für IT-Standards, angesiedelt in Bremen — pflegt XRechnung im Auftrag von Bund und Ländern. Das FeRD, das Forum elektronische Rechnung Deutschland, entwickelt ZUGFeRD gemeinsam mit dem französischen Partnerverband und veröffentlicht die Spezifikationen kostenlos. Beide Standards greifen unter der Haube auf dieselben zwei XML-Syntaxen zurück, die die EN 16931 zulässt: UBL und UN/CEFACT CII. XRechnung erlaubt beide, ZUGFeRD verwendet CII.

XRechnung: nur Daten, kein Bild

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Wenn Sie sie doppelklicken, sehen Sie spitze Klammern und Feldnamen — kein Briefkopf, kein Logo, keine Tabelle. Das ist kein Mangel, sondern Absicht: Die Datei ist für Programme gedacht, nicht für Augen.

XRechnung ist der Standard der deutschen Verwaltung. Wer an Behörden, Kommunen oder öffentliche Einrichtungen fakturiert, wird in aller Regel genau dieses Format liefern müssen — häufig zusammen mit einer Leitweg-ID, einer Art Postanschrift im Behördennetz, die Ihnen der Auftraggeber nennt. Ohne sie landet die Rechnung nirgendwo.

Gültig ist derzeit die Version 3.0.2. Eine Version 4.0 ist für Mitte bis Ende 2026 angekündigt und hängt an der Freigabe der überarbeiteten EU-Norm. Panik ist unnötig: Nach der Veröffentlichung wird es eine Übergangsfrist geben, in der 3.0.2 weiter gilt.

Die Leitweg-ID, kurz erklärt

Die Leitweg-ID ist eine Zeichenkette aus bis zu drei Teilen — einer Grobadressierung (Bund, Land oder Kommune), einer optionalen Feinadressierung (die konkrete Dienststelle) und einer Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche. Sie müssen sie nicht verstehen, nur korrekt übernehmen: Die Leitweg-ID steht in der Bestellung oder im Vertrag, und Sie tragen sie in das dafür vorgesehene Feld der XRechnung ein (in der Norm heißt es „Buyer reference“, BT-10). Für den Bund ist sie seit dem 27. November 2020 Pflicht — seit diesem Tag müssen Lieferanten des Bundes elektronisch fakturieren, lange vor der allgemeinen B2B-Pflicht.

Was heißt das für Sie? Wenn Sie auch nur gelegentlich für eine Kommune, ein Landesamt, eine Schule oder ein Krankenhaus in öffentlicher Trägerschaft arbeiten, brauchen Sie XRechnung — und zwar heute schon, nicht erst 2028. Fragen Sie vor der ersten Rechnung nach Leitweg-ID und Übertragungsweg (E-Mail, Portal oder Peppol).

ZUGFeRD: ein PDF mit Innenleben

ZUGFeRD dreht die Sache um. Sie bekommen ein ganz normales PDF, das aussieht wie jede andere Rechnung — mit Logo, Layout und lesbaren Zahlen. Zusätzlich steckt in dieser Datei ein eingebetteter XML-Datensatz mit denselben Angaben in maschinenlesbarer Form. Ein Mensch sieht das PDF, eine Software liest das XML.

Das macht ZUGFeRD im Geschäft zwischen Unternehmen oft zur angenehmeren Wahl: Ihr Kunde kann die Rechnung öffnen und verstehen, auch wenn seine Buchhaltung noch nichts automatisch einliest. Das französische Pendant heißt Factur-X und wird gemeinsam mit ZUGFeRD weiterentwickelt — praktisch, wenn Sie auch nach Frankreich fakturieren.

Der Fallstrick: Weichen PDF-Ansicht und eingebettete Daten voneinander ab, sind laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 die strukturierten Daten maßgeblich. Wer das PDF nachträglich „schön macht“, ohne das XML zu ändern, verschickt eine Rechnung, deren sichtbarer Teil nicht gilt.

Die Profile: nicht jedes ZUGFeRD ist eine E-Rechnung

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die festlegen, wie viele Angaben im XML stecken. Das ist der Punkt, an dem in der Praxis am meisten schiefgeht:

Wenn Ihre Software also „ZUGFeRD kann“, ist die richtige Nachfrage: in welchem Profil? Alles ab EN 16931 (COMFORT) ist sicher. Saldy erzeugt genau dieses Profil — mit allen Pflichtangaben — und prüft vor dem Festschreiben die Summenregeln der Norm.

Beispiel: Eine Rechnung über 3 Beratungstage zu je 950,00 Euro netto — 2.850,00 Euro, 19 % Umsatzsteuer 541,50 Euro, brutto 3.391,50 Euro. Als XRechnung ist das eine XML-Datei mit rund 120 Zeilen, in der jede dieser Zahlen ein eigenes Feld hat. Als ZUGFeRD ist es Ihr gewohntes PDF, in dessen Anhang dieselbe XML-Datei steckt. Der Kunde sieht 3.391,50 Euro auf dem Blatt; seine Software liest 3.391,50 Euro aus dem Feld — und beides muss übereinstimmen.

Der direkte Vergleich

Wie Sie eine E-Rechnung öffnen und prüfen

Bei einer eingehenden XRechnung brauchen Sie ein Programm, das aus dem XML eine lesbare Ansicht macht: Ihre Buchhaltung, wenn sie E-Rechnungen einliest, oder ein kostenloses Anzeigeprogramm. Ein Texteditor hilft nur zur Not — er zeigt Feldnamen wie cbc:PayableAmount, aber keine Rechnung. Bei ZUGFeRD öffnen Sie das PDF wie gewohnt; die XML-Datei finden Sie im Anhang-Bereich des PDF-Programms.

Prüfen heißt zweierlei: technisch — entspricht die Datei der Norm und ihren Geschäftsregeln? — und inhaltlich — stimmen Leistung, Betrag und Pflichtangaben? Für das Technische gibt es das Prüfwerkzeug der KoSIT (den „Validator“), das viele Programme eingebaut haben. Das Inhaltliche bleibt Ihre Aufgabe, wie bei jeder Papierrechnung auch. Halten Sie das Ergebnis fest — bei einer Prüfung wollen Sie zeigen können, dass Sie geprüft haben.

1. Datei öffnen — lesbare Ansicht erzeugen.
2. Technisch validieren — Format und Geschäftsregeln.
3. Inhaltlich abgleichen — Bestellung, Leistung, Betrag, Pflichtangaben nach § 14 UStG.
4. Original unverändert ablegen — acht Jahre, als XML beziehungsweise als das PDF mit eingebettetem XML.

Wie Sie sich entscheiden

Die ehrliche Antwort lautet: Sie entscheiden sich nicht — Ihre Kunden tun es. Drei Faustregeln reichen in der Praxis:

• Öffentliche Auftraggeber → XRechnung, Leitweg-ID vorher erfragen.
• Geschäftskunden ohne besondere Vorgaben → ZUGFeRD. Es funktioniert immer, weil das PDF im Zweifel jeder lesen kann.
• Große Konzerne oder Handelsketten → nachfragen. Dort laufen oft eigene Portale oder EDI-Verfahren, und das gewünschte Format steht in den Lieferbedingungen.

Eine gute Rechnungssoftware nimmt Ihnen diese Frage weitgehend ab: Sie erfassen die Rechnung einmal und wählen beim Versand das Format. Genau so ist es in Saldy gelöst — aus demselben festgeschriebenen Beleg entsteht wahlweise ZUGFeRD oder XRechnung, ohne dass Sie Daten doppelt pflegen.

Sie möchten sehen, wie das aussieht? Die Demo erzeugt beide Formate aus einer echten Beispielrechnung.

Fazit

XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenten, sondern zwei Antworten auf dieselbe Norm. Das eine ist für Maschinen gemacht und in der Verwaltung zu Hause, das andere behält den vertrauten Blick auf die Rechnung bei. Wer beides ausstellen kann, muss die Frage nie wieder grundsätzlich klären — sondern nur noch pro Kunde einmal ankreuzen.