Pflichtangaben auf der Rechnung: Was nach § 14 UStG drinstehen muss

Eine Rechnung ist kein formloses Schreiben mit einem Betrag darauf. Das Umsatzsteuergesetz sagt ziemlich genau, was drinstehen muss — und fehlt etwas, trägt nicht Ihr Kunde den Ärger allein, sondern am Ende auch Sie.

Warum die Formalien mehr sind als Bürokratie

Der Grund für die Genauigkeit liegt im Vorsteuerabzug. Ihr Geschäftskunde zieht die in Ihrer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer von seiner eigenen Steuerschuld ab. Damit das Finanzamt das nachvollziehen kann, muss die Rechnung eindeutig zeigen, wer wem was wann geliefert hat und wie viel Steuer darauf entfällt. Fehlt eine dieser Angaben, ist der Abzug gefährdet — und Ihre Rechnung kommt zurück.

Die Kette dahinter steht im Gesetz: § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG knüpft den Vorsteuerabzug an eine „nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung“. § 14 Abs. 4 UStG zählt die Angaben auf, § 14a UStG ergänzt Sonderfälle, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§§ 31 bis 34 UStDV) regelt Erleichterungen. Und § 14 Abs. 2 UStG gibt Ihnen für Rechnungen an andere Unternehmer sechs Monate Zeit ab Leistung — nicht länger.

Die neun Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers — also Ihre.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers. Eine von beiden genügt; bei EU-Geschäften brauchen Sie die USt-IdNr.
4. Ausstellungsdatum.
5. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung. „Beratung“ allein reicht nicht — es muss erkennbar sein, was geleistet wurde.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung. Der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist zulässig, wenn er zutrifft.
8. Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen.
9. Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag — oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.

Der Klassiker unter den Fehlern: eine zu unbestimmte Leistungsbeschreibung. „Diverse Arbeiten“, „Projektarbeit“ oder „nach Absprache“ genügen nicht. Es muss ohne Rückfrage erkennbar sein, wofür gezahlt wurde.

So sieht das in Zahlen aus

Beispiel — eine Rechnung mit zwei Steuersätzen: Ein Fotograf liefert eine Reportage (Dienstleistung, 19 %) und dazu 20 gedruckte Bücher (ermäßigt, 7 %). Die Rechnung weist aus: Position 1 „Fotoreportage Firmenjubiläum am 12.06.2026, 6 Stunden“ 1.200,00 Euro netto; Position 2 „20 × Fotobuch, gebunden“ 400,00 Euro netto. Dann getrennt nach Steuersätzen: Entgelt 19 %: 1.200,00 Euro — Steuer 228,00 Euro · Entgelt 7 %: 400,00 Euro — Steuer 28,00 Euro · Gesamt: 1.600,00 Euro netto, 256,00 Euro Steuer, 1.856,00 Euro brutto. Was fehlt, wenn Sie nur „1.856,00 Euro inkl. MwSt.“ schreiben? Punkt 8 und 9 — und damit der Vorsteuerabzug Ihres Kunden.

Achtung, § 14c UStG: Weisen Sie zu viel Steuer aus — etwa 19 % statt 7 % auf die Bücher, also 76 statt 28 Euro —, schulden Sie dem Finanzamt die 76 Euro, Ihr Kunde darf aber nur 28 Euro abziehen. Zu wenig ausgewiesene Steuer schulden Sie ebenfalls in gesetzlicher Höhe, sie ist dann aus dem Betrag herauszurechnen. Beides räumt nur eine berichtigte Rechnung auf.

Rechnungen bis 250 Euro: die Erleichterung

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto lässt § 33 UStDV vier Angaben genügen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe plus Steuersatz — oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung

Anschrift des Empfängers und Rechnungsnummer entfallen. Das ist der Grund, warum ein Kassenbon als Beleg funktioniert. Ausgenommen von dieser Erleichterung sind unter anderem der Versandhandel, innergemeinschaftliche Lieferungen und Fälle mit Steuerschuldverlagerung.

Praktischer Nebeneffekt: Kleinbetragsrechnungen sind auch dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Beispiel: Ein Bon über 238,00 Euro mit dem Aufdruck „inkl. 19 % USt“ genügt als Beleg — den Steuerbetrag (38,00 Euro) rechnen Sie selbst heraus. Derselbe Bon über 262,00 Euro braucht Ihre Anschrift und eine Rechnungsnummer, sonst ist der Vorsteuerabzug weg. Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag der gesamten Rechnung, nicht auf einzelne Positionen.

Zusätze, die man am häufigsten vergisst

Zwei dieser Fälle in Zahlen: Bei einer Reverse-Charge-Leistung an eine Agentur in Wien schreiben Sie 5.000,00 Euro ohne Steuer, dazu Ihre und ihre USt-IdNr. und den Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ — die österreichische Steuer meldet die Agentur selbst an. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 4 Nr. 1 Buchst. b in Verbindung mit § 6a UStG) einer Maschine für 12.000,00 Euro nach Frankreich gilt dasselbe Bild: kein Steuerausweis, beide USt-IdNrn., Hinweis auf die Steuerfreiheit — und zusätzlich müssen Sie die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung angeben, sonst kippt die Steuerfreiheit.

Anzahlung und Schlussrechnung

Wer Anzahlungen abrechnet, muss in der Schlussrechnung die bereits vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge absetzen (§ 14 Abs. 5 UStG). Beispiel: Auftrag 10.000,00 Euro netto, Anzahlung 4.000,00 Euro netto plus 760,00 Euro Steuer bereits berechnet. Die Schlussrechnung zeigt 10.000,00 Euro netto und 1.900,00 Euro Steuer, dann „abzüglich Anzahlung 4.000,00 Euro netto / 760,00 Euro Steuer“, Restbetrag 6.000,00 Euro netto plus 1.140,00 Euro Steuer = 7.140,00 Euro. Wer die Anzahlung nicht absetzt, weist die Steuer doppelt aus — und schuldet sie doppelt (§ 14c UStG).

Rechnungen an Privatkunden: weniger Pflicht, gleiche Sorgfalt

Umsatzsteuerlich müssen Sie Privatpersonen keine Rechnung stellen — außer bei Bau- und Grundstücksleistungen, dort innerhalb von sechs Monaten und mit dem Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Praktisch schreiben Sie natürlich trotzdem eine, damit Sie Ihr Geld bekommen. Und dieselben Angaben schaden nie: Wer eine Vorlage für Geschäftskunden hat, nimmt sie auch für Privatkunden. Der einzige Unterschied ist, dass eine Privatperson keine Vorsteuer zieht — der Fehler kostet dann niemanden Geld, aber immer noch Vertrauen.

Und in der E-Rechnung?

Die E-Rechnung ändert an der Liste nichts — sie macht sie nur unerbittlich. In der EN 16931 hat jede Pflichtangabe ein nummeriertes Feld: Rechnungsnummer BT-1, Rechnungsdatum BT-2, Leistungsdatum BT-72, Käufername BT-44, Steuersatz je Steuerkategorie BT-119 und so fort. Was in einer Papierrechnung „irgendwo im Text“ stehen konnte, muss in der E-Rechnung im richtigen Feld sein — sonst schlägt die Prüfung an, bevor ein Mensch die Rechnung sieht. Das ist lästig und ein Segen zugleich: Der Fehler fällt bei Ihnen auf, nicht Wochen später beim Kunden.

Die Rechnungsnummer: fortlaufend, nicht kompliziert

Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein — mehr verlangt das Gesetz nicht. Erlaubt sind Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben und mehrere getrennte Kreise, etwa je Jahr, je Filiale oder je Belegart. Was nicht geht: dieselbe Nummer zweimal, oder Nummern, die sich beim Sortieren einer Tabelle verschieben.

Lücken sind nicht automatisch schädlich, müssen aber erklärbar bleiben. Genau daran scheitern Tabellenkalkulationen im Alltag: Eine gelöschte Zeile hinterlässt eine Lücke, an die sich zwei Jahre später niemand erinnert. Eine Software, die Nummern erst beim Festschreiben vergibt und danach sperrt, nimmt Ihnen diese Diskussion ab.

Wenn doch etwas falsch ist

Eine bereits ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben. Entweder stornieren Sie sie vollständig und schreiben eine neue, oder Sie erstellen ein Berichtigungsdokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Beide Belege bleiben erhalten — das verlangen die GoBD, und es ist auch der einzige Weg, der später nachvollziehbar bleibt.

In Saldy prüft die Anwendung vor dem Festschreiben, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind, und nennt fehlende beim Namen. In der Demo ausprobieren — ohne Anmeldung.

Fazit

Neun Angaben, eine Erleichterung für Kleinbeträge, eine Handvoll Zusätze für Sonderfälle. Das ist die ganze Liste. Wer sie einmal in seine Vorlage einbaut — oder eine Software nutzt, die sie prüft —, muss nie wieder darüber nachdenken.