So richtest du Saldy ein

1. Steuerprofil vervollständigen (Einstellungen): Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN und Besteuerungsart. Diese Angaben landen auf jeder Rechnung und in ELSTER — einmal sauber eintragen, nie wieder anfassen.
2. Rechnungsdesign anpassen (optional): Logo hochladen, Akzentfarbe wählen, persönlichen Schlusstext festlegen — deine Rechnungen tragen ab sofort deine Handschrift.
3. Kontakte & Produkte anlegen: deine Stammkunden und wiederkehrende Leistungen als Vorlagen — dann ist jede neue Rechnung in Sekunden fertig.
4. Erste Rechnung festschreiben: Kunde wählen, Positionen erfassen, Vorschau prüfen, festschreiben. Damit bekommt sie die fortlaufende Nummer und die E-Rechnung nach EN 16931.
5. Bank verbinden & Ausgaben erfassen: Zahlungen zuordnen und Belege hochladen — damit füllen sich UStVA, EÜR und Auswertungen von selbst.

Das Prinzip dahinter

Saldy ist ein durchgehender Fluss: Jede festgeschriebene Rechnung und jede erfasste Ausgabe fließt automatisch in Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR, Auswertungen und den DATEV-Export. Du erfasst alles genau einmal — den Rest leitet die Software her, prüfsicher und ohne Doppelarbeit.

Wofür ist das?

Das Herzstück: Aus Kunde, Positionen und Steuerfall entsteht eine korrekte Rechnung — als PDF und als E-Rechnung nach EN 16931 (CII/ZUGFeRD und UBL). Beim Festschreiben wird der Beleg unveränderlich und bekommt eine lückenlose Nummer.

So gehst du vor

1. Kunde & Steuerfall wählen — Regelbesteuert, § 19, § 13b, innergemeinschaftlich oder steuerfrei. Saldy führt dich durch die Pflichtangaben.
2. Positionen erfassen — Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz. Produkte lassen sich per Auswahl einfügen.
3. Vorschau berechnen — Netto, USt je Satz und Bruttobetrag prüfen; fehlende Pflichtangaben werden angezeigt.
4. Festschreiben & E-Rechnung — vergibt die fortlaufende Nummer, erzeugt das EN-16931-XML und sperrt den Beleg gegen Änderungen.
5. Versenden — „Ansehen → Per E-Mail senden“: Empfänger (aus dem Kontakt vorgeschlagen), Betreff und Anschreiben stehen schon da und lassen sich ändern. Hinaus geht ein PDF mit eingebettetem E-Rechnungs-Datensatz plus das XML als eigene Datei. Jeder Versuch wird protokolliert — auch ein misslungener.
6. Zahlung erfassen — in der Liste über „Zahlung“: Betrag und Tag des Geldeingangs. Vorgeschlagen wird der offene Rest; kommt das Geld in mehreren Schritten, erfasst du mehrere Zahlungen.

Gut zu wissen

• Korrektur nur per Storno — das Original bleibt erhalten, ein Gegenbeleg gleicht es aus.
• Rabatte: Je Position in Prozent, auf den ganzen Beleg in Prozent oder als Betrag. Ein Nachlass mindert die Bemessungsgrundlage und damit die Umsatzsteuer; ein Belegnachlass verteilt sich dabei auf die Steuersätze im Verhältnis ihrer Grundlagen. In der E-Rechnung ist er ein eigener Abschlag mit eigener Steuerkategorie (EN 16931 BG-20 / BG-27) — eine Position mit negativem Betrag wäre normwidrig und fiele bei der Prüfung durch.
• Teilzahlungen: Eine Rechnung ist nicht nur offen oder bezahlt. Jede Zahlung zählt mit ihrem eigenen Tag: Bei Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer anteilig mit der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 b UStG), in der EÜR zählt jeder Zufluss für sich (§ 11 EStG). Gemahnt und verzinst wird immer nur der Rest. [rechtlich prüfen]
• Skonto: Satz und Frist trägst du im Steuerprofil ein und je Rechnung ein; die Vereinbarung wird auf dem Beleg angekündigt — das ist Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG). Zieht der Kunde ihn innerhalb der Frist, mindern sich Entgelt und Umsatzsteuer im Zeitraum der Zahlung, nicht rückwirkend im Rechnungsmonat (§ 17 Abs. 1 UStG). Danach gezogen ist es kein Skonto, sondern eine Unterzahlung — sie bleibt offen. [rechtlich prüfen]
• Die Nummer kommt aus dem Nummernkreis. Welches Format eine festgeschriebene Rechnung bekommt, legst du unter Einstellungen → Nummernkreise fest: Muster, nächste Nummer und Jahreswechsel-Rücksetzung, je Belegart getrennt. Eine Nummer, die es schon gibt, wird nie ein zweites Mal ausgegeben — Saldy zählt weiter und sagt, was übersprungen wurde. Einmalig muss die Nummer sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG), lückenlos nicht; bereits festgeschriebene Belege behalten ihre Nummer für immer. [rechtlich prüfen]
• Für echte XRechnung an Behörden: Käufer-Referenz (Leitweg-ID), elektronische Adressen und Kontakt hinterlegen.
• Das steuerliche Original ist das XML — das PDF ist nur die lesbare Darstellung derselben Zahlen.
• ZUGFeRD ist eine Datei, nicht zwei. Ein PDF, in dem derselbe Datensatz eingebettet liegt: Menschen lesen das PDF, Programme lesen das XML darin. Saldy erzeugt diese hybride Datei serverseitig beim Herunterladen und beim Versand. In der Browser-Demo hier gibt es beides getrennt — „Drucken/PDF“ und „XML speichern“ —, weil ein Browser die PDF-Bytes nicht herausgibt.
• Fremdwährung: Wähle die Währung und trage den Umrechnungskurs ein. Die Umsatzsteuer schuldest du in Euro — sie steht deshalb zusätzlich in Euro auf der Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG; im XML BT-111). Maßgeblich ist der vom BMF monatlich veröffentlichte Durchschnittskurs (§ 16 Abs. 6 UStG) — Saldy ruft keine Kurse ab. Der Kurs wird mit dem Beleg festgeschrieben; Gewinn, UStVA, EÜR, BWA und DATEV rechnen damit in Euro. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Der Weg vom Vorschlag zur Forderung: Angebot schreiben, Zusage festhalten, Auftrag bestätigen, Rechnung stellen. Gerechnet wird durchgehend mit derselben Engine — was im Angebot steht, steht später auf der Rechnung.

So gehst du vor

1. Kunde, Gültigkeit und Steuerfall wählen — das Angebot bekommt seine eigene Nummer (AN-…).
2. Positionen erfassen — so viele wie nötig, mit Menge, Einzelpreis, Nachlass und Steuersatz. Produkte lassen sich einfügen.
3. Annehmen, wenn der Kunde zusagt: Daraus entsteht eine Auftragsbestätigung (AB-…) mit denselben Positionen und Summen.
4. Lieferschein erzeugen, wenn Ware hinausgeht (LS-…): Er begleitet die Lieferung, trägt keine Preise — und bucht die Lagerartikel zu seinem Datum aus.
5. In Rechnung umwandeln — aus dem Angebot, dem Auftrag oder dem Lieferschein. Die Positionen landen im Entwurf, den du nur noch festschreibst.

Gut zu wissen

• Angebot und Auftrag sind keine Belege im steuerlichen Sinn. Sie bekommen keine fortlaufende Rechnungsnummer, keine Fälligkeit, keine Zahlungsbedingung und keinen Eintrag im Journal — und lassen sich deshalb auch ändern. Erst die festgeschriebene Rechnung zählt und ist unveränderlich.
• Der Steuerfall gehört schon ins Angebot: Bei Reverse-Charge oder innergemeinschaftlicher Lieferung ist die Summe eine andere als bei Regelbesteuerung. Wer das erst auf der Rechnung merkt, hat dem Kunden einen falschen Preis genannt.
• Nach Ablauf der Gültigkeit bindet das Angebot nicht mehr. Übernehmen lässt es sich trotzdem — der Kunde kann ja zugestimmt haben —, aber Saldy weist darauf hin, dass der Preis von damals nicht automatisch weitergilt.
• Die Auftragsbestätigung erbt die Summen des Angebots unverändert. Neu zu rechnen wäre falsch: Ein zwischenzeitlich geänderter Steuersatz ergäbe eine andere Summe als zugesagt.
• Mit dem Lieferschein verlässt die Ware das Lager, nicht erst mit der Rechnung. Wer im März liefert und im April abrechnet, hätte sonst einen Monat lang einen Bestand, den es nicht mehr gibt. Die Rechnung aus einem Lieferschein bucht den Abgang deshalb nicht ein zweites Mal — und ein Storno bucht gegen den Beleg zurück, der ausgebucht hat.
• Ein Lieferschein trägt keine Preise: Er wird beim Empfänger im Wareneingang gelesen und vom Spediteur weitergereicht. Auf der Rechnung steht er als Nachweis des Leistungszeitpunkts (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Für Kunden mit regelmäßiger Leistung — Wartung, Abo, Retainer. Du legst Kunde, Leistung, Betrag und Rhythmus einmal fest; zum Termin entsteht daraus eine ganz normale Rechnung mit eigener fortlaufender Nummer und eigener E-Rechnung. Eine Serie ist eine Vorlage, kein Sammelbeleg.

So gehst du vor

1. Serie anlegen — Kunde, Leistungsbezeichnung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerfall.
2. Rhythmus und Start wählen. Das Startdatum bestimmt auch den Tag im Monat; ein Enddatum ist freiwillig.
3. Fällige abrechnen — der Knopf erzeugt für jeden offenen Termin eine eigene, festgeschriebene Rechnung.
4. Beenden, wenn der Vertrag ausläuft. Die Serie bleibt zum Nachschlagen stehen, die erzeugten Belege sowieso.

Gut zu wissen

• Nichts läuft heimlich. Abgerechnet wird auf Knopfdruck. Ein Zeitplan, der nachts von selbst Rechnungen verschickt, gehört auf einen Server — nicht in den Browser. Eine Rechnung, die ohne Zutun hinausgeht, hat niemand geprüft.
• Liegen mehrere Termine zurück, entsteht für jeden eine eigene Rechnung — und keiner wird zweimal abgerechnet.
• Der 31. Januar plus ein Monat ist der 28. Februar, nicht der 3. März. Danach geht es wieder auf den 31.
• Preis- oder Steueränderungen gelten ab der nächsten Ausführung; festgeschriebene Belege bleiben unverändert.

Wofür ist das?

Betriebsausgaben erfassen — mit Kategorie und Vorsteuer. Das Original legst du unter Belege & Archiv ab, wo es an seiner Prüfsumme wiederfindbar bleibt. Die Ausgaben fließen in UStVA und EÜR ein.

So gehst du vor

1. E-Rechnung einlesen — XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF hierher ziehen. Aussteller, Rechnungsnummer, Datum, Netto und Vorsteuer werden ausgelesen und vorgelegt, übernommen wird erst auf Knopfdruck.
2. Oder Beleg hochladen (PDF/JPG/PNG) beziehungsweise die Ausgabe manuell anlegen. Ein Beleg ohne E-Rechnungs-Datensatz öffnet das Prüf-Fenster (siehe unten) statt still einen Entwurf anzulegen.
3. Lieferant, Datum, Netto und Vorsteuersatz prüfen.
4. Speichern — die Vorsteuer wird verbucht, das Original bleibt revisionssicher erhalten.

Das Prüf-Fenster: erst sehen, dann buchen

Ein abfotografierter Tankbeleg oder ein gewöhnliches Rechnungs-PDF trägt keinen strukturierten Datensatz. Saldy legt daraus deshalb nicht blind eine Ausgabe an, sondern legt dir den Beleg vor: links das Dokument in voller Größe, rechts die Felder — Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Kategorie, Kostenstelle, Steuerfall und Steuersatz. Niemand soll eine Zahl eintragen, die er gerade nicht sehen kann.

1. Text lesen lassen. In der angemeldeten Anwendung liest der Server den Belegtext — ein PDF mit Textebene direkt aus der Datei, einen Scan oder ein Foto über Texterkennung. In der reinen Browser-Demo gibt es keinen Server; das Fenster schreibt das oben hin, und die Felder trägst du selbst ein.
2. Betrag eintragen — netto oder brutto. Ein Schalter sagt, welche der beiden Zahlen du getippt hast. Darunter läuft die Aufteilung „Netto · USt · Brutto“ bei jedem Tastendruck mit. Bei eigener Steuerschuld gibt es kein Brutto: Der Lieferant berechnet keine Steuer, der Schalter ist gesperrt, und die Zeile sagt, dass du dem Lieferanten nur das Netto zahlst.
3. Steuerfall bestätigen. Vorgeschlagen wird er aus der USt-IdNr. des Lieferanten und der Frage, ob überhaupt Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Ist der Vorschlag unsicher, erscheint er als Warnung statt als Hinweis.
4. Übernehmen. Das Original wandert ins Archiv, die Ausgabe in die Liste — und Saldy fragt anschließend, ob ein passender Abgang auf einem deiner Konten dazugehört.

Eine bestehende Ausgabe öffnest du im selben Fenster: Ein Klick auf ihre Zeile in der Liste zeigt links das Original aus dem Archiv und rechts die gespeicherten Werte. Die Änderung ersetzt den Eintrag; ein zweiter entsteht nicht.

Häufige Fehler

• Denselben Beleg zweimal buchen. Das zieht die Vorsteuer zweimal, und auffallen würde es frühestens bei der Prüfung. Saldy erkennt die Dublette an der Rechnungsnummer, sonst an Lieferant, Datum und Betrag zusammen: Der Übernehmen-Knopf wird rot und nennt den bereits erfassten Beleg. Eine stornierte Erfassung gilt dabei nicht als Dublette — ihre Gegenbuchung hat die Vorsteuer ja wieder ausgebucht.
• Den unsicheren Steuerfall stehen lassen. Bleiben Steuerfall und Satz unberührt, obwohl der Vorschlag als unsicher markiert war, geht die Ausgabe bewusst mit dem Vermerk „zu prüfen“ ein statt als erledigt. Was hier falsch steht, steht später in der Voranmeldung. [rechtlich prüfen]
• Den Stapel abbrechen und die Belege verlieren. Lädst du zehn Dateien auf einmal hoch, führt dich das Fenster mit „Beleg 3 von 10“ hindurch. Wer nicht alle einzeln prüfen will, legt den Rest mit einem Knopf als Entwurf „zu prüfen“ an — Betrag und Steuerfall fehlen dann noch, die Originale liegen aber vollständig im Archiv.

Gut zu wissen

• E-Rechnungen empfangen ist Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist und unabhängig davon, ob es selbst schon elektronisch fakturiert. Saldy liest beide Formate: CII (ZUGFeRD/Factur-X, auch aus dem PDF heraus) und UBL (XRechnung). [rechtlich prüfen]
• Gelesen heißt nicht geglaubt. Saldy rechnet die Summenregeln der Norm nach — Steuersätze gegen Bemessungsgrundlagen, Netto plus Steuer gegen den Rechnungsbetrag, Rechnungsbetrag abzüglich Anzahlungen gegen den Zahlbetrag — und sagt in Klartext, was nicht aufgeht. Eine Rechnung mit unstimmigen Summen wird als „zu prüfen“ übernommen, nicht als erledigt: Sie ist keine Grundlage für den Vorsteuerabzug. [rechtlich prüfen]
• Gleiche Belege werden erkannt und nicht doppelt abgelegt (inhaltsadressiert).
• Zahlungen aus der Bank lassen sich direkt als Ausgabe erfassen — die Vorsteuer wird herausgerechnet.
• Für die EÜR zählt der Abfluss: Ohne eigenes Zahlungsdatum gilt das Belegdatum als Zahltag. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Für alle, die nach Aufwand abrechnen. Du hältst Arbeitszeit je Kunde, Projekt und Tätigkeit fest und übernimmst sie später als Positionen in einen Rechnungsentwurf — ohne die Stunden am Monatsende noch einmal zusammenzusuchen.

So gehst du vor

1. Zeit eintragen — Datum, Kunde, Projekt, Tätigkeit, Dauer. Die Dauer kannst du als 1:30, als 1,5 oder als 90m angeben.
2. Abrechenbar oder intern entscheiden. Interne Zeiten zählen in der Auswertung mit, gehen aber nie auf einen Beleg.
3. Kunden auswählen und auf In Rechnung übernehmen klicken — die offenen Zeiten werden nach Projekt und Tätigkeit zusammengefasst.
4. Rechnung festschreiben — erst damit bekommen die Zeiten ihre Rechnungsnummer und gelten als abgerechnet.

Gut zu wissen

• Abgerechnet wird auf Hundertstelstunden gerundet (0,01 h = 36 Sekunden). Dieselbe Rundung gilt in der Tabelle, im CSV und auf der Rechnung — so stimmen die Summen überein.
• Solange die Rechnung nur ein Entwurf ist, lässt sich die Übernahme zurücknehmen. Nach dem Festschreiben nicht mehr — dann steht die Leistung auf einem unveränderlichen Beleg.
• Den üblichen Stundensatz hinterlegst du im Steuerprofil; je Eintrag lässt sich ein anderer angeben.
• Das ist eine Vorstufe der Rechnung, keine Arbeitszeiterfassung nach § 16 ArbZG für Angestellte. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Kontoumsätze automatisch per PSD2 abrufen oder als CSV einlesen, eingehende Zahlungen offenen Rechnungen zuordnen und Abbuchungen als Ausgabe erfassen. Beim Zuordnen wird das Datum des Umsatzes als Zahlungseingang festgehalten — daran hängen Ist-Versteuerung und EÜR.

So gehst du vor

1. Konto verbinden (Demo: „Demo-Konto verbinden") oder den CSV-Export aus dem Online-Banking einlesen — auch mit Vorspann, fremden Spaltennamen und getrennter Soll/Haben-Spalte.
2. Eingang zuordnen — Saldy schlägt die passende offene Rechnung vor: über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, sonst über den offenen Betrag. Gebucht wird, was wirklich eingegangen ist.
3. Ausgang erfassen — Abbuchungen als Betriebsausgabe übernehmen, Vorsteuer wird herausgerechnet.

Mehrere Konten — Bank, PayPal, Stripe

Geld kommt selten nur über die Bank. Deshalb stehen die Konten hier gleichberechtigt nebeneinander: Bankkonto, PayPal, Stripe und ein selbst geführtes Konto für alles, was sonst nirgends hingehört. Jedes hat seinen eigenen Umsatzbestand, seinen eigenen Saldo und seinen eigenen CSV-Import; darüber steht die Summe über alle Konten. Der Schutz gegen doppelt eingelesene Umsätze gilt bewusst je Konto: Derselbe Betrag am selben Tag kann auf zwei Konten zwei ganz verschiedene Vorgänge sein.

Viele Zeilen auf einmal: Kästchen in der ersten Spalte anklicken, mit gedrückter Umschalttaste einen ganzen Bereich wählen oder mit Maus beziehungsweise Finger über die Spalte ziehen. Die Auswahlleiste bietet dann an, alles mit einem gemeinsamen Steuersatz als Ausgabe zu buchen oder als Umbuchung zu markieren. Die Auswahl bleibt beim Wechsel des Kontos bestehen — genau das braucht eine Umbuchung, deren zwei Hälften auf zwei Konten liegen.

Umbuchungen zwischen eigenen Konten (Geldtransit)

Zahlt PayPal oder Stripe an dein Bankkonto aus, ist das kein Umsatz, sondern eine Umbuchung zwischen deinen eigenen Konten. Saldy erkennt solche Paare an entgegengesetzten Vorzeichen, nahezu gleichem Betrag, wenigen Tagen Abstand und zwei verschiedenen Konten — und schlägt sie zur Bestätigung vor. Nennt der Verwendungszweck eine offene Rechnungsnummer, wird die Zeile gar nicht erst vorgeschlagen. Gebucht wird nie von selbst: Eine automatisch als Umbuchung verbuchte echte Kundenzahlung wäre fehlender Umsatz, und fehlender Umsatz fällt niemandem auf. Bestätigte Zeilen zählen weiter in den Saldo — geflossen ist das Geld ja —, lassen sich aber nicht mehr als Zahlung oder Ausgabe buchen.

Häufige Fehler

• Die PayPal-Auszahlung noch einmal als Einnahme buchen. Der häufigste und teuerste Fehler beim Kontenabgleich. Die einzelnen Verkäufe bei PayPal waren bereits die Betriebseinnahme; die Auszahlung schiebt dasselbe Geld nur auf ein anderes eigenes Konto. Wer sie zusätzlich als Einnahme erfasst, hat denselben Umsatz zweimal in EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und BWA stehen — und meldet Umsatzsteuer auf einen Betrag an, dem gar kein zweiter Umsatz gegenübersteht. Markiere das Paar als Umbuchung, statt eine der beiden Zeilen zu löschen: Gelöscht fehlte sie im Auszug, markiert bleibt der Geldfluss nachvollziehbar. [rechtlich prüfen]
• Nur eine Hälfte markieren. Eine Umbuchung braucht mindestens zwei Zeilen auf zwei verschiedenen Konten, und die Beträge müssen aufgehen. Bleibt ein Rest, sagt Saldy, wie hoch er ist, statt eine halbe Umbuchung anzulegen — meist fehlt dann die Gegenbuchung auf dem anderen Konto.
• Eine echte Kundenzahlung wegdrücken. Ein Vorschlag ist nur ein Vorschlag. „Nein, das ist echter Umsatz“ löst die ganze Gruppe wieder und hält den Vorschlag künftig fern; über die Karte lassen sich alle Ablehnungen auch wieder zulassen, falls jemand zu schnell geklickt hat.

Gut zu wissen

• Erneuter Abruf dedupliziert — bereits bekannte Umsätze tauchen nicht doppelt auf.
• Beleg zuerst, Bankumsatz danach. Speicherst du unter Ausgaben einen Beleg, sucht Saldy auf allen Konten nach einem passenden Abgang und bietet die Verknüpfung an. Verknüpfen bucht nicht noch einmal — die Ausgabe steht bereits, der Umsatz bekommt nur den Vermerk. Ohne ihn bliebe er als „offen“ stehen und ließe sich später versehentlich ein zweites Mal als Ausgabe erfassen.
• Weniger als die Rechnung? Dann bleibt der Rest offen und wird weiter überwacht — die Rechnung wird nicht auf „bezahlt" gesetzt. Entspricht der Eingang aber genau dem um Skonto geminderten Betrag und liegt er in der Skontofrist, erkennt Saldy den Abzug und gleicht den Beleg damit aus, statt 2 % ewig anzumahnen.
• Ein Widerruf der Kontoverbindung zieht die Einwilligung auch beim Anbieter zurück.

Wofür ist das?

Offene, überfällige Rechnungen strukturiert nachverfolgen: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung — jeweils mit PDF an den Kunden und revisionssicherem Protokoll.

So gehst du vor

1. Überfällige öffnen — die Liste zeigt Betrag und Tage seit Fälligkeit.
2. Stufe auslösen — die nächste Eskalationsstufe wird vorgeschlagen.
3. Versenden — das Schreiben geht an den Kunden, der Vorgang wird protokolliert.

Gut zu wissen

• Der Beleg selbst bleibt unverändert — nur das Mahnprotokoll wächst.
• Verzugszinsen/Mahngebühren bewusst manuell (rechtlich sauber).

Wofür ist das?

Was länger als ein Jahr genutzt wird, ist keine Ausgabe des Anschaffungsjahres, sondern wird über die Nutzungsdauer verteilt. Saldy ordnet anhand der Kosten selbst ein und rechnet die Abschreibung monatsgenau — sie fließt in EÜR und BWA.

So gehst du vor

1. Wirtschaftsgut aufnehmen — Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Nettokosten und Nutzungsdauer nach den amtlichen AfA-Tabellen.
2. Nichts weiter tun: Die Abschreibung des laufenden Jahres steht im Verzeichnis und wirkt automatisch auf den Gewinn.
3. Abgang erfassen, wenn es ausscheidet — verkauft, ins Privatvermögen entnommen oder verschrottet.

Gut zu wissen

• Bis 250 € netto sofort Aufwand; über 250 bis 800 € geringwertiges Wirtschaftsgut mit Sofortabschreibung (§ 6 Abs. 2 EStG); darüber linear über die Nutzungsdauer, im Anschaffungsjahr erst ab dem Anschaffungsmonat (§ 7 Abs. 1 EStG). [rechtlich prüfen]
• Ein ausgeschiedenes Gut wird nicht gelöscht. Seine Abschreibung der Vorjahre steht in Erklärungen, die längst abgegeben sind — es verschwinden zu lassen, änderte die Vergangenheit. Stattdessen bekommt es ein Abgangsdatum: Bis dahin wird abgeschrieben, danach nicht mehr, und der Restbuchwert geht im Abgangsjahr auf einmal ab (§ 4 Abs. 3 Satz 4 EStG). [rechtlich prüfen]
• Der Verkauf ist ein steuerpflichtiger Umsatz — auch der des alten Firmenwagens. Saldy legt dir dafür einen Rechnungsentwurf an, statt eine Einnahme zu erfinden: So laufen Erlös und Umsatzsteuer denselben Weg wie alles andere. [rechtlich prüfen]
• Die Sammelposten-Variante (Pool-Abschreibung über fünf Jahre) ist bewusst nicht eingebaut: Sie ist ein Wahlrecht, das einheitlich für alle Güter eines Jahres gelten muss.

Wofür ist das?

Die UStVA fasst deine Umsatzsteuer (aus Rechnungen) und Vorsteuer (aus Ausgaben) für einen Zeitraum zusammen und bildet sie auf die amtlichen ELSTER-Kennzahlen ab.

So gehst du vor

1. Zeitraum wählen — die Leiste zeigt Monate oder Quartale, je nachdem, was unter Einstellungen als Voranmeldungszeitraum eingestellt ist. Über „Ansicht“ lässt sich die Einteilung zum Nachsehen frei auf Monate, Quartale oder das ganze Jahr umstellen (siehe unten).
2. Kennzahlen prüfen — steuerpflichtige Umsätze, USt, abziehbare Vorsteuer, Zahllast.
3. Frist ablesen. Über der Tabelle steht, bis wann Abgabe und Zahlung laufen — mit Wochenend- und Feiertagsverschiebung.
4. XML herunterladen und in Mein ELSTER hochladen — Anleitung unter UStVA für Mein ELSTER. Saldy übermittelt nicht selbst.
5. Abgabe festhalten. Nach dem Absenden beim Finanzamt einmal auf Als abgegeben festhalten — danach fällt jede spätere Änderung auf.

Ansicht umschalten: Monat, Quartal, Jahr

Oben rechts lässt sich die Einteilung der Anzeige frei wählen — unabhängig von dem Voranmeldungszeitraum, der in den Einstellungen steht. Wer vierteljährlich abgibt, darf sich trotzdem den einzelnen Monat ansehen, um zu verstehen, welcher der drei die Zahllast getrieben hat. Die gewählte Periode wandert mit: Aus dem dritten Quartal wird der Juli, aus dem August wieder das dritte Quartal.

Weicht die Ansicht vom eingestellten Rhythmus ab, steht das über der Tabelle und Als abgegeben festhalten ist mit Absicht gesperrt. Eine Abgabe wird immer gegen einen bestimmten Zeitraum festgehalten; bei Monatsansicht und vierteljährlicher Abgabe entstünde sonst ein Eintrag für ein Quartal, das du nie angesehen hast. Aus demselben Grund wird in einer abweichenden Einteilung die Sondervorauszahlung nicht angerechnet — den letzten Voranmeldungszeitraum, auf den sie gehört, gibt es dort nicht. [rechtlich prüfen]

„Warum steht da diese Zahl?“ — die Aufschlüsselung

Jede gerechnete Zahl in der Tabelle ist ein Knopf. Ein Klick öffnet die Liste der Belege, die im gewählten Zeitraum in genau diese Kennzahl gelaufen sind: Datum, Beleg, Bemessungsgrundlage und Steuer, nach Datum sortiert — so fällt der Beleg im falschen Zeitraum als erster auf. Die Summe im Fuß der Liste ist auf den Cent dieselbe Zahl wie die in der Tabellenzeile, denn beide kommen aus derselben Rechnung. Ein Klick auf eine Zeile führt direkt zum Beleg, in die Rechnungen, die Ausgaben, das Kassenbuch oder das Anlagevermögen.

Dasselbe gilt für die drei Zahlen der EÜR-Karte weiter unten und für die Anlage EÜR. Eine Ausnahme gibt es: Hinter der Anrechnung der Sondervorauszahlung steht kein Beleg — sie ist gerechnet, nicht gebucht. Der Dialog sagt das ausdrücklich, statt eine leere Tabelle zu zeigen.

Gut zu wissen

• Storni und Vorsteuer wirken automatisch auf die richtigen Kennzahlen.
• Reverse-Charge steht mit beiden Seiten da. Die selbst geschuldete Steuer erscheint in den Kennzahlen 46, 84, 89 und 93; die Zeile sagt dazu, dass du sie selbst schuldest. Ihr Abzug in den Kennzahlen 61 und 67 wird als eigene „davon“-Zeile unter der abziehbaren Vorsteuer ausgewiesen. Vorher war die Belastung sichtbar und ihr Abzug nicht — Reverse-Charge sah dadurch nach einer zusätzlichen Zahlung aus, obwohl bei Vorsteuerabzugsberechtigung unterm Strich null herauskommt. [rechtlich prüfen]
• Vorsteuer aus dem Kassenbuch zählt in Kennzahl 66 mit. Früher lief sie nur in die Gesamtsumme der abziehbaren Vorsteuer; in der amtlichen Anmeldung stand in Kennzahl 66 dann ein zu niedriger Betrag. Eine Probe unter der Tabelle schlägt an, falls 66, 61 und 67 zusammen einmal nicht die abziehbare Vorsteuer ergeben. [rechtlich prüfen]
• Kennzahlen ohne Wert werden nicht gezeigt — wie in der amtlichen Anmeldung auch. Liegt Reverse-Charge im Jahr vor, nur nicht im angesehenen Zeitraum, nennt Saldy den Monat oder das Quartal, in dem die Zeilen zu finden sind, statt sie kommentarlos wegzulassen.
• Auch das, was du selbst schuldest, gehört hinein. Eine Rechnung von Google, Meta oder AWS weist keine Umsatzsteuer aus — bei Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers schuldet sie der Empfänger (§ 13b UStG), bei Waren aus der EU der Erwerber (§ 1a UStG). Erfasst du sie unter Ausgaben mit dem passenden Steuerfall, stehen Bemessungsgrundlage und Steuer in den Kennzahlen 46/47, 84/85 oder 89/93 — und werden, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist, im selben Zeitraum wieder abgezogen. Unterm Strich null, anzumelden trotzdem. Kleinunternehmer schulden sie ohne Abzug und geben allein deswegen eine Voranmeldung ab — § 19 befreit nicht von § 13b. [rechtlich prüfen]
• Monatlich oder vierteljährlich? Das richtet sich nach der Zahllast des Vorjahres (§ 18 Abs. 2 UStG): über 9.000 € monatlich, darunter vierteljährlich, unter 2.000 € kann das Finanzamt von der Voranmeldung befreien. Saldy rechnet die Vorjahreszahllast aus deinen Belegen aus und sagt unter der Leiste, was daraus folgt — eingestellt wird nichts von selbst, denn maßgeblich ist die Mitteilung des Finanzamts. Im Gründungsjahr gelten eigene Regeln. [rechtlich prüfen]
• Kleinunternehmer nach § 19 geben keine UStVA ab — die Ansicht zeigt dann 0-Werte.
• Soll oder Ist: Bei Soll-Versteuerung entsteht die Steuer mit der Leistung, bei genehmigter Ist-Versteuerung erst mit der Zahlung (§ 20 UStG). Die Voranmeldung rechnet danach; offene Rechnungen bleiben bei „Ist“ außen vor.
• Eine abgegebene Anmeldung ändert sich nicht mehr — die Belege schon. Trifft im Mai eine Eingangsrechnung vom März ein, ändert sich die errechnete Zahl für das erste Quartal, die abgegebene aber nicht. Deshalb hält Saldy beim Festhalten einen Abzug aller Kennzahlen fest und vergleicht ihn fortan: Weicht etwas ab, steht es über der Tabelle — mit Betrag, Richtung und der betroffenen Kennzahl. Verglichen wird jede Kennzahl, nicht nur die Zahllast, denn eine Umbuchung von 19 auf 7 Prozent kann die Zahllast unberührt lassen und die Anmeldung trotzdem falsch machen. Wer eine Unrichtigkeit erkennt, muss sie unverzüglich anzeigen und berichtigen (§ 153 Abs. 1 AO). Eine Berichtigung löst die vorige Fassung ab und löscht sie nicht — beide bleiben in der Liste. [rechtlich prüfen]
• Die Frist ist der zweite Teil der Zahl. Abzugeben und zu zahlen ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG). Fällt er auf Samstag, Sonntag oder einen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO) — Saldy rechnet Ostern und die daran hängenden Feiertage aus und nennt das Datum, das wirklich gilt. [rechtlich prüfen]
• Dauerfristverlängerung: Auf Antrag gibt das Finanzamt einen Monat mehr — für Abgabe und Zahlung (§ 46 UStDV). Wer monatlich anmeldet, leistet dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV), fällig bis zum 10. Februar. Sie ist keine zusätzliche Steuer: In der Voranmeldung für Dezember wird sie wieder angerechnet (§ 48 Abs. 4 UStDV), und über das Jahr hebt sie sich auf. Bei vierteljährlicher Abgabe entfällt sie. Den Antrag selbst stellst du über ELSTER (Vordruck USt 1 H); Saldy rechnet den Betrag aus, stellt ihn aber nicht. [rechtlich prüfen]
• Kleinunternehmer-Grenzen: 25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr. Wird die zweite Grenze unterjährig gerissen, endet die Regelung sofort — bereits der Umsatz, mit dem sie überschritten wurde, ist regelbesteuert. Die Ansicht warnt ab achtzig Prozent. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Wer in die EU liefert oder dort steuerpflichtige Leistungen erbringt, gibt neben der Voranmeldung eine Zusammenfassende Meldung ab — an das Bundeszentralamt für Steuern, nicht ans Finanzamt (§ 18a UStG). Darin stehen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern deiner Abnehmer und das Entgelt in vollen Euro. Der Fiskus gleicht sie europaweit mit den Erwerbsmeldungen der Gegenseite ab; nur die Voranmeldung abzugeben, erfüllt die Pflicht nicht.

So gehst du vor

1. Zeitraum prüfen. Saldy ermittelt ihn aus deinen Lieferungen: monatlich, sobald sie in einem der betrachteten Quartale über 50.000 € lagen, sonst vierteljährlich. Freiwillig monatlich ist zulässig.
2. Zeilen durchsehen. Je USt-IdNr. und Art eine Zeile, mit den Belegnummern dahinter.
3. Abgleich lesen. Was hier von der Voranmeldung abweicht, fragt sonst das Finanzamt nach.
4. Übermitteln. Über das BZSt-Onlineportal oder ELSTER — Saldy bereitet auf, sendet aber nicht. Die CSV-Datei nimmt dir das Zusammenzählen ab.

Gut zu wissen

• Der Termin ist ein anderer als bei der Voranmeldung: der 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums. Und — das übersieht fast jeder — eine Dauerfristverlängerung gilt dafür nicht (§ 18a Abs. 11 Satz 1 UStG). Wer beide Meldungen für dasselbe hält, gibt die ZM einen Monat zu spät ab. [rechtlich prüfen]
• Ohne gültige USt-IdNr. des Abnehmers gibt es nichts zu melden — und keine Steuerbefreiung: Sie ist seit 2020 materielle Voraussetzung für die innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Saldy prüft Muster und, bei deutschen Nummern, die Prüfziffer und markiert die Zeile. Verlassen kann man sich nur auf die qualifizierte Bestätigung des BZSt (§ 18e UStG). [rechtlich prüfen]
• Gemeldet wird das Entgelt, nicht die Zahlung. Die ZM folgt der Rechnung, auch bei Ist-Versteuerung — sie ist keine Steueranmeldung. Deshalb kann sie von der Voranmeldung abweichen, ohne dass ein Fehler vorliegt; der Abgleich sagt, welcher Grund infrage kommt.
• Ist nichts zu melden, ist auch keine Meldung abzugeben. Saldy sagt das ausdrücklich, statt eine leere Zeile anzubieten.
• Beträge werden auf volle Euro abgerundet. Die Differenz zur Voranmeldung entsteht genau dadurch und wird ausgewiesen, statt sie zu verstecken. Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte kennt Saldy nicht — sie brauchen ein eigenes Kennzeichen und eine eigene Prüfung, und ein halb gebautes wäre schlimmer als keines. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Die Voranmeldung ist eine Abschlagszahlung, die Jahreserklärung die Abrechnung darüber. Vorangemeldet wird monatlich oder vierteljährlich, festgesetzt wird für das Jahr — wer im Dezember eine Rechnung storniert, deren Steuer er im März abgeführt hat, bekommt genau hier sein Geld zurück.

So gehst du vor

1. Jahr wählen. Die Kennzahlen entstehen aus denselben Belegen wie die Voranmeldung — festgeschriebene Rechnungen, Bargeschäfte, Ausgaben.
2. Vorauszahlungen eintragen. Was du tatsächlich vorangemeldet und gezahlt hast, steht auf deinem Kontoauszug. Errechnete Werte übernehmen füllt die Felder als Ausgangspunkt — prüfen musst du sie.
3. Ergebnis ablesen. Jahresschuld minus Vorauszahlungen ergibt die Abschlusszahlung oder deine Erstattung.
4. Übertragen oder weitergeben. Übersicht anzeigen erzeugt eine druckbare Aufstellung, CSV eine Datei für die Kanzlei.

Gut zu wissen

• Beträge aus Abschlagsrechnungen sind in der Schlussrechnung wieder abgezogen — sonst stünde derselbe Umsatz zweimal in der Erklärung.
• Rechnungen in fremder Währung gehen mit dem Kurs des Belegs in Euro ein.
• Das ist eine Vorbereitung, kein amtliches Formular. Die Jahreserklärung kennt weitere Zeilen — unentgeltliche Wertabgaben, innergemeinschaftliche Erwerbe, Vorsteuerberichtigungen nach § 15a UStG. [rechtlich prüfen]
• Übermittelt wird nichts. Für die Jahreserklärung gibt es auch keinen XML-Upload — sie wird in Mein ELSTER erfasst oder von deiner Kanzlei abgegeben. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Die Einnahmenüberschussrechnung ermittelt deinen steuerlichen Gewinn aus Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben — den amtlichen Zeilen zugeordnet, bereit für ELSTER.

So gehst du vor

1. Rechnungen festschreiben und Ausgaben erfassen — mehr ist für die Datengrundlage nicht nötig.
2. Unter Anlage EÜR das Ergebnis prüfen (Einnahmen, Ausgaben, Überschuss). Der Bereich steht in der Seitenleiste unter „Auswertungen“ — nicht mehr unter „Steuer“, denn die EÜR ist eine Gewinnermittlung und keine Umsatzsteuersache.
3. Die Zahlen in Mein ELSTER übertragen — für die Anlage EÜR gibt es keinen Importweg. Für die Voranmeldung schon: UStVA für Mein ELSTER.

Hinter jeder Zahl steht eine Belegliste

Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben und der Gewinn sind anklickbar. Ein Klick öffnet alle Belege, die im gewählten Jahr zugeflossen beziehungsweise abgeflossen sind (§ 11 EStG) — mit Datum, Bezeichnung und Betrag; die Summe im Fuß ist genau der Betrag aus der Zeile darüber. Beim Gewinn stehen Einnahmen und Ausgaben in einer Liste, die Ausgaben mit umgekehrtem Vorzeichen: Nur so ergibt die Summe wirklich den Gewinn. Ein Klick auf eine Zeile führt zum Beleg selbst.

Dieselben Zahlen stehen als Karte auch im Bereich Umsatzsteuer, direkt neben der Voranmeldung — beide entstehen aus denselben Belegen. Es ist eine Rechnung an zwei Orten, nicht zwei Rechnungen nebeneinander. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Saldy erstellt die Voranmeldung und legt sie als XML-Datei ab, die Mein ELSTER direkt einliest. Übermittelt wird sie von dir, im Portal, mit deinem Zugang. Der Grund ist keine Bequemlichkeit: Den Zugang zur Finanzverwaltung hat der Staat nur über die amtliche Bibliothek ERiC eröffnet (§ 87a Abs. 1 AO), und die bekommt nur, wer als Hersteller registriert ist und eine Hersteller-ID besitzt. Saldy ist das noch nicht. [rechtlich prüfen]

So gehst du vor

1. Steuernummer und Bundesland im Steuerprofil hinterlegen — daraus entsteht die 13-stellige Steuernummer, die ELSTER verlangt.
2. Zeitraum wählen unter Umsatzsteuer und die Kennzahlen prüfen.
3. XML herunterladen — unter UStVA für Mein ELSTER oder direkt im Steuerbereich.
4. In Mein ELSTER hochladen, das Formular prüfen und dort authentifiziert absenden.
5. Transferticket aufbewahren und die Abgabe unter „Umsatzsteuer“ festhalten.

Gut zu wissen

• Die Datei enthält nur den Nutzdaten-Teil (<Anmeldungssteuern>) im Zeichensatz ISO-8859-15 — genau das, was der Upload erwartet. Ein TransferHeader mit Hersteller-ID gehört nicht hinein.
• Mein ELSTER prüft die Datei beim Hochladen und zeigt Fehler an. Die verbindliche Schema-Fassung liegt hinter dem ELSTER-Entwicklerzugang — sieh dir die erste Datei im Portal deshalb genau an. [rechtlich prüfen]
• Für die Zusammenfassende Meldung und die USt-Jahreserklärung gibt es diesen Upload nicht — die werden im Portal erfasst.

Wofür ist das?

Für alle, die Ware verkaufen statt Stunden. Du siehst, was da ist, was unter den Mindestbestand gefallen ist und was das Lager wert ist. Der Bestand wird dabei nicht gespeichert, sondern aus allen Bewegungen gerechnet — wie der Kassenbestand aus den Kassenbuchungen.

So gehst du vor

1. Produkt als Lagerartikel anlegen — unter Produkte „Lagerartikel“ auf ja setzen, dazu Einstandspreis und Mindestbestand.
2. Wareneingang buchen, sobald geliefert wird. Der eingetragene Einstandspreis gilt ab dann für den Lagerwert.
3. Verkaufen wie immer. Fügst du das Produkt über „Produkt einfügen“ in eine Rechnung ein, geht die Ware beim Festschreiben automatisch ab — und beim Storno wieder zu.
4. Nach dem Zählen: Inventur buchen. Du trägst den gezählten Bestand ein, die Differenz wird als eigene Zeile fortgeschrieben.

Gut zu wissen

• Gelöscht wird nichts. Stimmt der Bestand nicht, korrigiert die Inventur ihn nach vorn, statt die Vergangenheit zu ändern.
• Ein rechnerisch negativer Bestand wird gemeldet: Dann wurde mehr verkauft als je zugegangen ist — meist fehlt ein Wareneingang.
• Der Lagerwert ist Bestand mal Einstandspreis. Für die EÜR ändert er nichts: Dort ist eingekaufte Ware im Zeitpunkt der Zahlung Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 3 EStG), egal ob sie noch im Regal liegt. Wer bilanziert, braucht eine Bewertung nach § 6 EStG mit Niederstwertprinzip — die leistet diese Ansicht nicht. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Der übliche Weg zum Steuerberater ist eine E-Mail mit sieben Anhängen, von denen zwei fehlen. Hier entsteht stattdessen eine einzige ZIP-Datei mit dem DATEV-Buchungsstapel, allen Listen als CSV, der Summen- und Saldenliste, dem Belegverzeichnis und einem Beipackzettel.

So gehst du vor

1. Zeitraum wählen — Quartal, laufendes Jahr, Vorjahr oder von Hand.
2. Inhalt prüfen. Die Tabelle zeigt jede Datei mit ihrer Zeilenzahl, bevor du packst.
3. Paket herunterladen. Es wird in deinem Browser gepackt und landet in deinen Downloads.
4. Verschicken oder hochladen — wohin, entscheidest du. Saldy überträgt nichts.

Gut zu wissen

• Die Belegdateien selbst sind nicht enthalten, nur ihr Verzeichnis mit Prüfsumme — ein Paket mit allen PDFs wäre schnell mehrere hundert Megabyte groß.
• Der Beipackzettel hält Mandant, Zeitraum, Inhalt und die Vorbehalte zur Kontenzuordnung fest. Die Kanzlei weiß damit sofort, was sie prüfen muss.
• Soll die Kanzlei dauerhaft mitlesen, gib ihr unter Team & Rollen die Rolle „Buchhaltung“ — nur Lesen, ohne Änderungsrecht.
• Das Paket ersetzt keine Verfahrensdokumentation. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Mehrere Personen in einem Unternehmen mit passenden Rechten: Inhaber (alles), Mitglied (fachliche Arbeit), Buchhaltung (nur Lesen).

Was heute geht — und was noch nicht

Rollen, Einladungen und Mandantentrennung sind serverseitig gebaut und erzwungen — in der selbst betriebenen Fassung mit PostgreSQL. Was noch fehlt, ist die Oberfläche zum Einladen und Verwalten; in der Online-Fassung arbeitet deshalb bislang jedes Konto für sich. Diese Anleitung beschreibt bewusst keinen Klickweg, den es nicht gibt.

Gut zu wissen

• Rechte werden zentral erzwungen — Nur-Lesen bleibt Nur-Lesen, auch technisch. Der letzte Inhaber ist geschützt.
• Mandantentrennung: fremde Organisationen sind nie sichtbar — jede Server-Route prüft die Zugehörigkeit.
• Sobald die Einladen-Oberfläche da ist, steht der Weg hier — vorher wird nichts versprochen.

Wofür ist das?

Jedes Konto hat einen achtstelligen Empfehlungscode und daraus einen fertigen Link. Wer über diesen Link ein Konto anlegt, startet mit 5,00 € Guthaben — und du bekommst denselben Betrag, sobald das Konto steht. Solo kostet 9,00 € im Monat: Zwei geworbene Freunde decken damit rechnerisch einen ganzen Monat.

So gehst du vor

1. Link kopieren oder teilen — der Knopf bestätigt, dass es geklappt hat. WhatsApp und E-Mail öffnen deine eigenen Programme mit fertigem Text; Saldy verschickt nichts und erfährt nicht, wem du den Link gibst.
2. Stand ablesen — wie viele Freunde dabei sind, was insgesamt verdient wurde, was noch offen ist und was bereits verrechnet wurde. Der Balken zeigt, wie weit das Guthaben von einem Monat Solo entfernt ist.
3. Fremden Code nachtragen — wer den Code erst nach der Anmeldung bekommen hat, trägt ihn unten ein. Das geht genau einmal je Unternehmen, und der eigene Code zählt nicht.

Gut zu wissen

• Guthaben ist kein ausgezahltes Geld: Es mindert künftige Rechnungen. Solange kein kostenpflichtiger Tarif läuft, bleibt es vorgemerkt — die Ansicht sagt das ausdrücklich, statt eine Zahlung zu behaupten.
• Jede Gutschrift ist eine eigene Zeile in einem Buch, das nur wächst. Der Stand ist deren Summe und damit nachprüfbar, nicht bloß behauptet.
• Ein zweites Konto derselben Person ist keine Empfehlung und wird abgelehnt — ebenso der eigene Code und ein bereits geworbenes Unternehmen.
• In der Werbeliste steht der Firmenname des geworbenen Kontos, sonst eine unkenntlich gemachte Adresse. Die vollständige E-Mail-Adresse bekommt niemand zu sehen.
• Ob eine Gutschrift steuerlich als Entgeltminderung gilt, hängt vom Einzelfall ab. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Hier legst du fest, wer du steuerlich bist: Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN, Besteuerungsart (Soll/Ist), Zahlungsziel und ob Kleinunternehmer nach § 19.

So gehst du vor

1. Stammdaten vollständig ausfüllen — sie erscheinen auf jeder Rechnung und in ELSTER.
2. Besteuerung & Zahlungsziel wählen — beeinflusst UStVA und Fälligkeiten.
3. Speichern — ab jetzt sind Rechnungen und Steuerauswertungen korrekt vorbelegt.
4. Nummernkreise einrichten — dein Belegnummern-Format eintragen, bevor der erste Beleg entsteht (siehe unten).
5. Tarif (nur mit Konto) — welcher Tarif gilt, was diesen Monat verbraucht ist und was die anderen kosten. Ist beim Betreiber kein Bezahlweg eingerichtet, steht das dort, und die Tarifgrenzen werden dann auch nicht durchgesetzt.

Nummernkreise — dein Belegnummern-Format

Fast jeder Betrieb bringt ein Nummernformat aus der alten Software mit. Statt bei 1 anzufangen, trägst du hier je Belegart ein Muster und die nächste Nummer ein — etwa 2015-RG-{NNN} ab 32. Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein zählen getrennt; Gutschrift und Storno teilen sich einen Kreis, weil sie kaufmännisch derselbe Vorgang sind.

• Platzhalter: {JJJJ} Jahr vierstellig, {JJ} Jahr zweistellig, {MM} Monat — alle drei aus dem Belegdatum. {NNNN} ist der Zähler; die Zahl der N bestimmt die Stellen ({NNN} → 032). Alles andere im Muster steht wörtlich auf dem Beleg. Ein Muster ohne Zähler wird abgelehnt — es gäbe jedem Beleg dieselbe Nummer.
• Die Vorschau ist keine Beispielrechnung. In der letzten Spalte steht die Nummer, die der nächste Beleg wirklich bekäme — errechnet mit derselben Funktion, die beim Festschreiben zählt. Sie zeigt auch an, wenn eine Nummer übersprungen wird oder der Jahreswechsel den Zähler auf 1 stellt.
• Eine Nummer wird nur einmal vergeben. Vor jeder Ausgabe prüft Saldy die fertige Nummer gegen alle vorhandenen Belege und zählt bei Bedarf bis zur nächsten freien weiter — mit Meldung, welche übersprungen wurde. Die Rechnungsnummer muss einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG); Lücken sind erlaubt, Doppelungen nicht. [rechtlich prüfen]
• Vorhandene Belege werden nie umnummeriert. Ein neues Muster wirkt ausschließlich nach vorn. Festgeschriebene Belege sind unveränderlich, und ihre Nummer gehört dazu — sie steht längst in abgegebenen Anmeldungen und beim Kunden. [rechtlich prüfen]
• „Wieder bei 1“ setzt den Zähler mit dem Jahreswechsel zurück. Ein nachgetragener Beleg aus einem früheren Jahr spult ihn dagegen nicht zurück: Eine Lücke im alten Jahr ist harmlos, eine doppelte Nummer nicht.

Gut zu wissen

• Für EU-Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen ist deine eigene USt-IdNr. Pflicht.
• Der Steuerfall gilt auch im Eingang. Bekommst du eine Rechnung ohne Steuerausweis aus dem Ausland, schuldest du die deutsche Steuer selbst. Bei der Ausgabe steht dafür ein eigenes Feld — der Nettobetrag ist dann alles, was du dem Lieferanten zahlst.
• Steuernummer und Bundesland werden für die UStVA-Datei gebraucht: ELSTER verlangt die Steuernummer im 13-stelligen Bundesschema, und das hängt am Bundesland.
• Datensicherung: Der ganze Arbeitsbereich lässt sich als eine Datei sichern und wieder einspielen — Belege, Kontakte, Kassenbuch, Anlagen, festgehaltene Abgaben, Einstellungen. Beim Einspielen wird der aktuelle Stand vollständig ersetzt, nicht zusammengeführt; Saldy zeigt vorher an, was in der Datei steckt, und fragt eigens nach. Die Sicherungsdatei bleibt auf deinem Rechner; der eingespielte Stand wandert wie jede Änderung in dein Konto.

Wofür ist das?

Nicht jede Betriebseinnahme entsteht aus einer Rechnung, die du selbst geschrieben hast. Auszahlungen von Stripe oder PayPal, Zinsen, Erstattungen, der Verkauf eines ausgemusterten Geräts, Plattform-Provisionen — steuerlich sind das Betriebseinnahmen, nur ohne eigenen Ausgangsbeleg. Was du hier erfasst, fließt in dieselben Auswertungen wie eine Rechnung: EÜR, BWA und Umsatzsteuer-Voranmeldung.

So gehst du vor

1. Quelle benennen — nicht „Einnahme“, sondern „Stripe Auszahlung Juli“. Das ist deine Orientierung in zwei Jahren, und die des Prüfers.
2. Netto und Steuersatz eintragen, nicht den Bruttobetrag — Bemessungsgrundlage und Steuer stehen in getrennten Kennzahlen der Voranmeldung.
3. Berichte einlesen: Den PayPal-Aktivitätsbericht oder den Stripe-Zahlungsexport als CSV übernehmen, statt hunderte Zeilen abzutippen — mit Vorschau vor dem Speichern.
4. Gegenprüfen: Die Liste unten muss zu den Summen in der Steueransicht passen.

Häufige Fehler

• Die Auszahlung zusätzlich als Bankeinnahme buchen. Dann zählt derselbe Umsatz zweimal. Was von Stripe oder PayPal auf dein Bankkonto fließt, ist eine Umbuchung eigenen Geldes — den Umsatz hast du hier bereits erfasst. Saldy erkennt solche Übertragungen zwischen deinen eigenen Konten und weist dich darauf hin.
• Nur den Auszahlungsbetrag erfassen. Zahlungsdienstleister behalten ihre Gebühr sofort ein. Buchst du nur den Rest, erklärst du zu wenig Umsatz und verschenkst die Betriebsausgabe. Der Haken „Gebühren als Ausgabe erfassen“ bucht beides sauber.
• Pauschal 19 % ansetzen. Bei Auszahlungen ausländischer Plattformen ist der Umsatz oft gar nicht in Deutschland steuerbar, und als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleibt die Steuer ohnehin außen vor. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Wer bar einnimmt, muss das aufzeichnen — täglich, vollständig und in zeitlicher Reihenfolge. Das Kassenbuch führt jede Bewegung mit Datum, Grund und Betrag und schreibt den Bestand fort. Tageslosungen erhöhen die Umsatzsteuer, Barausgaben tragen Vorsteuer; beides landet in Voranmeldung und EÜR.

So gehst du vor

1. Bewegung erfassen — Datum, Einnahme oder Ausgabe, Kategorie, Bruttobetrag und Steuersatz.
2. Bestand im Blick behalten: Er läuft mit und steht in jeder Zeile.
3. Berichtigen durch Gegenbuchung, nie durch Löschen — eine gelöschte Kassenzeile ist eine Lücke.

Gut zu wissen

• Ein negativer Bestand ist ein Mangel, kein Rundungsfehler: Man kann nicht mehr Bargeld ausgeben, als in der Kasse liegt. Saldy meldet das deutlich, statt es hinzunehmen.
• Privateinlagen und Privatentnahmen ändern den Bestand, sind aber kein Umsatz — sie zählen weder in der Umsatzsteuer noch beim Gesamtumsatz für § 19.
• Ein Kassenbuch ist keine Registrierkasse. Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a AO). Saldy führt das Buch, ersetzt aber keine Kasse mit TSE. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Eingangsbelege im Original aufbewahren — unverändert und wiederauffindbar. Der Schlüssel ist die Prüfsumme des Inhalts (SHA-256): Daraus folgt von selbst, dass derselbe Beleg nur einmal liegt und dass jede spätere Änderung auffiele.

So gehst du vor

1. Beleg hineinziehen — PDF, JPG, PNG oder XML.
2. Nichts weiter: Er bekommt seine Prüfsumme und bleibt darunter abrufbar.
3. Wiederfinden über die Liste — oder über die Ausgabe, die auf ihn verweist.

Gut zu wissen

• Derselbe Inhalt ergibt denselben Schlüssel: Ein zweites Mal hochgeladen entsteht kein zweiter Eintrag, sondern der vorhandene wird erkannt.
• Eine eingelesene E-Rechnung legt ihr Original automatisch hier ab und verknüpft es mit der Ausgabe — die ausgelesenen Zahlen ersetzen den Beleg nicht.
• Auch geprüfte Belege landen automatisch hier. Jedes PDF und jedes Foto, das du unter Ausgaben hochlädst und im Prüf-Fenster übernimmst, wird abgelegt und mit der Ausgabe verknüpft. Selbst der Ausweg aus dem Stapel — „alle übrigen ohne Prüfung anlegen“ — archiviert die Originale, obwohl die Ausgaben zunächst nur Entwürfe „zu prüfen“ sind.
• Verwiesen wird über die Prüfsumme, nicht über den Dateinamen. Deshalb zeigt das Prüf-Fenster beim späteren Ändern einer Ausgabe das Original aus dem Archiv — ein umbenannter Beleg bleibt derselbe Beleg. Liegt zu einer Ausgabe kein Original vor, sagt das Fenster das ausdrücklich; aufbewahrungspflichtig ist der Beleg trotzdem. [rechtlich prüfen]
• Aufbewahrungsfristen laufen weiter, auch wenn ein Beleg hier liegt: Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Jahresabschlüsse zehn. [rechtlich prüfen]
• Das Archiv gehört zum Konto. In der reinen Browser-Demo ohne Konto wird nichts hochgeladen — sonst wäre der Beleg beim Schließen des Tabs wieder weg.

Wofür ist das?

Zwei Auswertungen, die die Kanzlei erwartet: die Summen- und Saldenliste über alle bebuchten Sachkonten und das Ergebnis je Kostenstelle. Beide entstehen aus denselben Buchungen wie der DATEV-Export — nicht aus einer zweiten Rechnung daneben.

So gehst du vor

1. Kontenrahmen wählen (Einstellungen): SKR03 oder SKR04 — er bestimmt die Kontonummern.
2. Liste ansehen: Soll, Haben und Saldo je Konto, darunter die Grundprobe.
3. Kostenstellen zuordnen, wenn du wissen willst, welcher Bereich sich trägt.

Gut zu wissen

• Soll muss gleich Haben sein. Stimmt die Grundprobe nicht, ist die Liste wertlos — und der Buchungsstapel auch. Saldy rechnet sie deshalb sichtbar vor.
• Was keiner Kostenstelle zugeordnet ist, erscheint als „ohne Zuordnung“ — nicht verteilt und nicht verschwiegen.
• Die Kontenzuordnung ist ein Vorschlag nach gängiger Praxis, keine verbindliche Buchungsanweisung. Welches Konto im Einzelfall richtig ist, entscheidet die Kanzlei. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt, wie das Geschäft läuft — in zwei Spalten, wie eine BWA es verlangt: der gewählte Monat und das aufgelaufene Jahr bis dahin. Jede Zeile in Prozent der Gesamtleistung, damit sich Monate vergleichen lassen.

So gehst du vor

1. Monat wählen — die Auswertung rechnet sofort neu.
2. Von oben nach unten lesen: Gesamtleistung, Kostenblöcke, vorläufiges Ergebnis.
3. Mit der EÜR abgleichen: Über das volle Jahr müssen beide dasselbe sagen.

Gut zu wissen

• Die BWA grenzt monatlich ab, die EÜR rechnet nach Zufluss und Abfluss. Deshalb weichen sie unterjährig voneinander ab — erst im Dezember müssen sie übereinstimmen.
• Die Abschreibung wird über die Monate verteilt, nicht in einem Monat abgeworfen: Sonst sähe ein Monat ohne Grund schlecht aus.
• Sie heißt vorläufiges Ergebnis, weil sie eine ist: Abgrenzungen, Rückstellungen und der Jahresabschluss gehören in die Kanzlei. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Die Stammdaten deiner Kunden — Name, vollständige Anschrift, Land und USt-IdNr. Sie stehen auf jeder Rechnung und im E-Rechnungs-XML; ein Klick auf einen Kunden zeigt seine Belege, seinen Umsatz und was noch offen ist.

So gehst du vor

1. Kontakt anlegen — vollständige Anschrift, denn sie ist Pflichtangabe auf der Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG).
2. USt-IdNr. eintragen, wenn der Kunde eine hat: Saldy beurteilt sie schon beim Tippen.
3. Historie öffnen: alle Belege dieses Kunden, Umsatz und offene Posten auf einen Blick.

Gut zu wissen

• Format und Prüfziffer sagen nichts über die Gültigkeit. Saldy prüft das Muster des jeweiligen Landes und bei deutschen Nummern die Prüfziffer — ob die Nummer gültig und dem Abnehmer zugeteilt ist, sagt nur die qualifizierte Bestätigung des BZSt (§ 18e UStG). Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist sie der Nachweis. [rechtlich prüfen]
• Gespeichert wird die bereinigte Schreibweise: „AT U123 456 78“ und „ATU12345678“ sind dieselbe Nummer, und im XML darf nur eine Gestalt stehen.
• Ein Kontakt in einem anderen EU-Land ist Voraussetzung für die innergemeinschaftliche Lieferung — Saldy prüft beim Festschreiben, dass Land und USt-IdNr. zusammenpassen.
• Umzug ohne Abtippen: Eine CSV-Exportdatei aus Lexware, sevDesk oder einer Tabelle genügt. Saldy erkennt die Spalten an ihren Überschriften (Name/Firma, Straße, PLZ, Ort, Land, USt-IdNr.), zeigt die ersten Zeilen als Vorschau und legt erst auf Knopfdruck an — wer schon da ist, wird am Namen erkannt und übersprungen. Für Produkte gibt es denselben Weg in der Produkte-Ansicht.

Wofür ist das?

Wiederkehrende Leistungen und Artikel einmal anlegen, statt sie in jede Rechnung neu zu tippen: Bezeichnung, Einheit, Nettopreis und Steuersatz. In Angebot und Rechnung fügst du sie mit einer Auswahl ein.

So gehst du vor

1. Anlegen — Name, Einheit (Std., Stück, Pauschale), Nettopreis, Steuersatz.
2. Als Lagerartikel kennzeichnen, wenn es Ware ist: dazu Einstandspreis und Mindestbestand.
3. Einfügen über „Produkt einfügen…“ im Angebot oder in der Rechnung.

Gut zu wissen

• Der Preis ist eine Vorlage, keine Fessel: In der Position lässt er sich ändern, ohne das Produkt anzufassen. Und eine Änderung am Produkt wirkt nur auf neue Belege — festgeschriebene bleiben, wie sie sind.
• Nur Lagerartikel führen einen Bestand. Eine Dienstleistung verlässt kein Lager — sie taucht deshalb weder im Lagerbuch noch auf dem Warenausgang auf.
• Der Einstandspreis dient der Lagerbewertung, nicht der Rechnung: Er sagt, was der Bestand wert ist, nicht was der Kunde zahlt.

Wofür ist das?

Die Startseite beantwortet vier Fragen: Was habe ich verdient, was steht noch aus, was schulde ich dem Finanzamt, und was ist zuletzt passiert. Alles darauf ist gerechnet, nicht geschätzt — und stammt aus denselben Belegen wie jede andere Auswertung.

So gehst du vor

1. Von oben lesen: Gewinn des Jahres, Einnahmen, Ausgaben.
2. Offene Posten prüfen — die Kachel zeigt den Rest, nicht den Rechnungsbetrag.
3. Über die vier Knöpfe in die tägliche Arbeit springen.

Gut zu wissen

• Gewinn und EÜR folgen dem Zufluss (§ 11 EStG): Eine geschriebene, aber unbezahlte Rechnung ist noch keine Betriebseinnahme — sie steht in „offen“.
• Die Kacheln „offen“ und „bezahlt“ sind bewusst nicht auf das Jahr begrenzt: Eine Forderung aus dem Vorjahr ist weiterhin offen.
• Die Zahllast bezieht sich auf den gewählten Voranmeldungszeitraum — umschalten kannst du unter Umsatzsteuer.

Wofür ist das?

Alle Buchungen eines Zeitraums als EXTF-Buchungsstapel (Formatversion 700) — die Datei, die eine Kanzlei ohne Rückfrage einliest. Erzeugt aus denselben Buchungen wie Summen- und Saldenliste; eine zweite Rechnung daneben gibt es nicht.

So gehst du vor

1. Zeitraum wählen — üblicherweise Monat oder Quartal.
2. Kontenrahmen prüfen (Einstellungen): SKR03 oder SKR04.
3. Herunterladen und der Kanzlei geben — oder gleich das Kanzlei-Paket nehmen, das den Stapel mitbringt.

Gut zu wissen

• Der Kopfsatz trägt die 31 Felder des Formats, Beträge stehen mit Komma, Belegdaten als TTMM — daran scheitert ein Import sonst wortlos.
• Kostenstellen werden als KOST1 mitgegeben, wenn du welche zugeordnet hast.
• Die Kontenzuordnung ist ein Vorschlag nach gängiger Praxis. Welches Konto im Einzelfall gilt, entscheidet die Kanzlei — der Stapel ist ihr Ausgangspunkt, nicht ihr Ergebnis. [rechtlich prüfen]

Wofür ist das?

Etwas rechnet falsch, ein Knopf fehlt, ein Weg ist umständlich: Das Fenster nimmt beides auf — Fehler und Idee. Jede Meldung bekommt eine Kennung und einen Status (neu, gesehen, geplant, umgesetzt, abgelehnt), damit du nachsehen kannst, was daraus geworden ist. Es ist bewusst kein eigener Bereich, sondern ein Fenster über allem: Eine Rückmeldung entsteht mitten in der Arbeit, und wer dafür die Ansicht wechseln müsste, verlöre genau den Stand, über den er berichten will.

So gehst du vor

1. Fenster öffnen — über das Megafon oben rechts in der Kopfzeile, über die Suche (Strg+K, dann „Fehler“) oder über den Knopf hier auf dieser Seite.
2. Art wählen: „Fehler“, wenn etwas falsch rechnet, speichert oder anzeigt; „Idee“, wenn etwas fehlt oder einfacher ginge.
3. Titel und Beschreibung ausfüllen. Was du getan hast, was passiert ist, was du erwartet hattest — Belegnummern und Beträge helfen am meisten.
4. Bei einem Fehler: unten steht Zeile für Zeile, welche Umgebungsangaben mitgehen. Der Haken lässt sich abwählen; die Meldung kommt trotzdem an.
5. Bei einer Idee: optional „mit anderen teilen“ — dann können andere dafür stimmen.

Gut zu wissen

• Geteilt werden nur Titel, Text, Status und Stimmenzahl — nie dein Name, nie dein Unternehmen, nie deine Umgebungsangaben. Fehlerberichte werden grundsätzlich nicht geteilt.
• Die Umgebungsangaben stehen vor dem Senden im Fenster. Browserkennung und Fenstergröße still mitzuschicken wäre bequem und genau die Art von Beiläufigkeit, die Vertrauen kostet.
• Titel und Beschreibung haben Grenzen (120 bzw. 4.000 Zeichen); die Zähler unter den Feldern zeigen sie an, bevor der Server kürzt.
• Senden und Abstimmen brauchen ein Konto — nur so bekommt eine Meldung Kennung und Status. In der Demo öffnet das Fenster trotzdem: Ansehen ja, abgeschickt wird nichts.