Zufluss und Abfluss (brutto) wie in der Anlage EÜR — die Balken summieren sich auf die Kennzahlen darüber · der laufende Monat ist noch nicht vollständig · Abschreibung und Umsatzsteuer-Zahlungen zählen zum 31.12.
| Monat | Einnahmen | Ausgaben | Saldo |
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Der Zeitraum gilt für Gewinn, Einnahmen, Ausgaben und die größten Ausgaben. Fristen, offene Rechnungen und Kontobestände zeigen immer den heutigen Stand.
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Ziehen Sie eine Karte am Griff an ihren Platz, oder verschieben Sie sie mit den Pfeilen. Der Schalter rechts blendet sie aus. Jede Änderung wirkt sofort und bleibt erhalten.
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Ausstehende Rechnungen
Umsatzsteuer-VoranmeldungFolgt Ihrem Voranmeldungszeitraum aus den Einstellungen, nicht dem Zeitraum oben — eine Zahllast wird immer gegen einen bestimmten Zeitraum gemeldet.
Bank
Größte Ausgaben
Nächste TermineAlles mit einer Frist, an einem Ort — jede Zeile führt hin.
Was ist zu tunWas Aufmerksamkeit braucht — nur Hinweise, geändert wird nichts.
Neu bei SaldyWas sich an Saldy geändert hat — neue Funktionen, behobene Fehler, geänderte Rechenwege, jeweils mit dem Tag, an dem die Änderung wirksam wurde.
Recht & FristenRegeln und Fristen, die über den Tag hinaus gelten. Wann ein Beitrag zuletzt geprüft wurde, steht beim Link ins Magazin. Das ist eine Erklärung, keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Zuletzt von Ihnen geändert
Noch nichts geändert — was Sie anlegen, hochladen oder zuordnen, steht hier.
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Empfänger & EckdatenGilt nur für dieses Angebot — die Anschrift beim Kontakt bleibt, wie sie ist. Leere Felder übernehmen die Angabe aus der Kundenakte.
Betreff & Kopftext
Positionen
| Bezeichnung | Menge | Einzelpreis € (netto) | Rabatt % | USt. |
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Fußtext & weitere Optionen
Weitere Optionen einblenden
AngeboteEin Angebot ist keine Rechnung: Es bekommt keine fortlaufende Rechnungsnummer, keine Fälligkeit und keine Zahlungsbedingung — und es lässt sich ändern, solange es niemand angenommen hat. Drucken, als PDF speichern oder per E-Mail senden: Öffnen Sie den Beleg über „Ansehen“. Mit Konto steht oben „Per E-Mail senden“; unter „Weitere Optionen“ finden Sie „Drucken / PDF“ (Druckdialog, dort auch „Als PDF speichern“), „Herunterladen“ (Beleg als Datei) und ohne Konto „Im E-Mail-Programm öffnen“.
| Nummer | Kunde | Leistung | Brutto | Status | Aktionen |
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AuftragsbestätigungenNimmt der Kunde an, wird aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung — der Beleg, der festhält, was vereinbart wurde. Sie fordert kein Geld; Lieferschein und Rechnung entstehen daraus mit einem Klick. Drucken, als PDF speichern oder per E-Mail senden: Öffnen Sie den Beleg über „Ansehen“. Mit Konto steht oben „Per E-Mail senden“; unter „Weitere Optionen“ finden Sie „Drucken / PDF“ (Druckdialog, dort auch „Als PDF speichern“), „Herunterladen“ (Beleg als Datei) und ohne Konto „Im E-Mail-Programm öffnen“.
| Nummer | Kunde | Aus Angebot | Brutto | Status | Aktionen |
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LieferscheineDer Lieferschein begleitet die Ware und trägt keine Preise — abgerechnet wird gesondert. Entstehen tut er aus einer Auftragsbestätigung. Drucken, als PDF speichern oder per E-Mail senden: Öffnen Sie den Beleg über „Ansehen“. Mit Konto steht oben „Per E-Mail senden“; unter „Weitere Optionen“ finden Sie „Drucken / PDF“ (Druckdialog, dort auch „Als PDF speichern“), „Herunterladen“ (Beleg als Datei) und ohne Konto „Im E-Mail-Programm öffnen“. — Mit dem Lieferschein verlässt die Ware das Lager: Der Abgang wird zu seinem Datum gebucht, nicht erst beim Festschreiben der Rechnung. Die Rechnung dazu bucht ihn dann nicht noch einmal.
| Nummer | Kunde | Zum Auftrag | Positionen | Status | Aktionen |
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Rechnung erstellen
Empfänger & Eckdaten
PositionenHandwerkerleistung für Privatkunden? Kennzeichnen Sie Positionen unter der Bezeichnung als Arbeit/Lohn — Saldy weist die Arbeitskosten dann getrennt vom Material aus (§ 35a EStG), damit Ihr Kunde sie steuerlich geltend machen kann. Begünstigt sind nur Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer, nicht das Material. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
| Bezeichnung | Menge | Einzelpreis € (netto) | Nachlass % | USt. |
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Zahlung, Währung & DarstellungFestschreiben vergibt die fortlaufende Nummer, erzeugt die E-Rechnung (EN 16931) und macht den Beleg unveränderlich — Korrektur nur per Storno.
RechnungenEine festgeschriebene Rechnung wird nach § 146 AO nicht mehr geändert und nicht gelöscht — weder Nummer noch Datum, Betrag oder Positionen. Falsch ist sie in der Welt und wird korrigiert, nicht überschrieben: ganz per Storno, teilweise per Gutschrift. „Duplizieren“ legt einen neuen Entwurf mit denselben Positionen an und lässt das Original unberührt. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei. Drucken, als PDF speichern oder per E-Mail senden: Öffnen Sie den Beleg über „Ansehen“. Mit Konto steht oben „Per E-Mail senden“; unter „Weitere Optionen“ finden Sie „Drucken / PDF“ (Druckdialog, dort auch „Als PDF speichern“), „Herunterladen“ (Beleg als Datei) und ohne Konto „Im E-Mail-Programm öffnen“.
| Status | Nummer | Kunde | Datum | Brutto | E-Rechnung | Aktionen |
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Belege hinzufügenFotos werden vor dem Ablegen verkleinert (höchstens 2400 Pixel an der langen Kante, JPEG) — damit ein Handyfoto ins Archiv passt und trotzdem lesbar bleibt. Das geschieht, bevor der Beleg zum archivierten Original wird. PDF-Dateien und E-Rechnungen bleiben unverändert; sie sind fremde Dokumente und werden Byte für Byte abgelegt.
Eingangsrechnung hierher ziehen — eine E-Rechnung (XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF) wird gelesen und mit Lieferant, Datum, Netto und Vorsteuer übernommen. Andere Belege — auch Fotos (.pdf, .jpg, .png, .webp) — werden zum Prüfen vorgelegt: Beleg links, Felder rechts. Mehrere Dateien auf einmal gehen nacheinander durch.
AusgabenFür die EÜR zählt der Abfluss (§ 11 EStG): Eine offene Eingangsrechnung mindert den Gewinn noch nicht. Aus „offen“ wird „bezahlt“ im Bankabgleich — dort ist Geld nachweislich geflossen. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
| Status | Fälligkeit | Belegnummer | Lieferant | Hinzugefügt | Belegdatum | Betrag (netto) | Offen (brutto) | Kategorie | Aktionen |
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Aus CSV importierenEine Exportdatei mit Kopfzeile genügt — Saldy erkennt die Spalten an ihren Namen (Lieferant/Kunde, Belegdatum, Kategorie, Netto, USt-Satz oder Vorsteuer-Betrag), zeigt eine Vorschau und übernimmt erst auf Knopfdruck. Doppelte werden an Lieferant + Datum + Betrag erkannt und übersprungen.
Umzug aus anderer SoftwarePersonalkostenGehälter, Lohnsteuer und Sozialversicherung rechnet Saldy nicht ab — das ist ein eigenes Fach mit eigenen Meldewegen, und ein halbes Lohnprogramm wäre schlimmer als keines. In die Bücher gehört der Lohn trotzdem. Dafür gibt es diese Wege.
Übergabedatei hierher ziehen oder klicken — CSV oder JSON im Format
saldy-lohnkosten, bis 1 MB
Die Datei wird im Browser gelesen und nirgendwohin gesendet. Sie enthält keine Namen und keine Personalnummern.
Übergeben werden nur Summen je Monat, Art und Kostenstelle. Das ist so festgelegt: Gehälter einzelner Mitarbeiter gehören nicht in eine Ausgabenliste, die jedes Team-Mitglied und Ihre Steuerkanzlei sehen.
Dritter Weg: Monatsabschlüsse direkt von Programm zu Programm, ohne Datei.
Die Schnittstelle ist gebaut und geprüft; einrichten lässt sie sich unter API — dort erzeugen Sie einen Schlüssel mit dem Geltungsbereich „Personalkosten entgegennehmen“ und tragen ihn in Ihrem Zeiterfassungsprogramm ein. Das heißt nicht, dass Ihr Programm sie schon bedient. Ob es das tut, sagt Ihnen nur der Hersteller — deshalb steht hier kein Knopf „jetzt verbinden“, der etwas verspricht, was auf der anderen Seite noch fehlen kann. Der Weg über die Datei oben tut dasselbe und funktioniert unabhängig davon.
BuchungsregelnEnthält der Lieferantenname das Muster, werden Kategorie, Steuersatz und Steuerfall beim Erfassen vorbelegt — ohne Groß-/Kleinschreibung, die erste passende Regel gewinnt. Beim Speichern einer neuen Ausgabe bietet Saldy das Anlegen von selbst an.
automatische Kategorisierung| Muster | Kategorie | Steuersatz | Steuerfall |
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Neue AusgabeHier tragen Sie einen Beleg ein: links das Dokument, rechts die Felder. Gerade ist keiner offen. — Sie kommen hierher ueber Ausgaben → Neue Ausgabe oder aus dem Posteingang, wenn Sie dort einen Beleg uebernehmen.
Neue Ausgabe
Beleg
Beleg hierher ziehen oder klicken — PDF, Foto oder E-Rechnung. Das Original gehört ins Archiv, nicht nur die abgetippten Zahlen (GoBD).
Details
Buchhaltung
Wiederkehrende AusgabenFür Miete, Hosting, Software-Abos — Ausgaben, die regelmäßig gleich wiederkommen. Lieferant, Betrag und Rhythmus legen Sie einmal fest; den Rest übernimmt die Vorlage. Nichts wird ohne Ihr Zutun gebucht: Eine Vorlage ist kein Beleg — zum Termin entsteht daraus erst auf Knopfdruck eine ganz normale Ausgabe.
0 Vorlagen| Lieferant | Kategorie | Rhythmus | Nächste | Netto | Status |
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Konto hinzufügenSo kommen Ihre Umsätze nach Saldy. Wählen Sie den Weg, der zu Ihnen passt — Sie können später jederzeit weitere Konten hinzufügen. Jedes Konto führt seinen eigenen Saldo und seinen eigenen Import.
Eine automatische Bankverbindung dauerhaft verwalten — mit Status, letztem Abruf und Trennen — unter Integrationen.
KontenJeder Weg, auf dem Geld ankommt oder abfließt — Bankkonto, PayPal, Stripe oder ein selbst geführtes Konto. Der Gesamtsaldo oben ist die Summe aller Konten.
0,00 €| Konto | Art | Umsätze | noch offen | Saldo | Aktionen |
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Umsätze aus CSV einlesenJede Bank exportiert anders: andere Spaltennamen, andere Reihenfolge, mal Semikolon, mal Komma, oft ein paar Zeilen Vorspann. Saldy sucht sich die Kopfzeile selbst und erkennt die Spalten am Namen — Buchungstag, Verwendungszweck, Betrag und Beteiligter, in den gängigen Schreibweisen. Doppelt eingelesene Umsätze werden erkannt und übersprungen — je Konto, denn derselbe Betrag am selben Tag kann auf zwei Konten ganz verschiedene Vorgänge sein.
bereitCSV hierher ziehen oder klicken — Export aus dem Online-Banking, bis 2 MB
Die Datei wird im Browser gelesen und nirgendwohin gesendet.
Zusammenfassende MeldungWer in die EU liefert oder dort steuerpflichtige Leistungen erbringt, meldet das zusätzlich zur Voranmeldung an das Bundeszentralamt für Steuern — mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers und dem Entgelt in vollen Euro (§ 18a UStG). Saldy bereitet die Meldung aus Ihren Belegen auf; übermittelt wird sie über das BZSt-Onlineportal oder ELSTER.
| Art | USt-IdNr. | Entgelt | Meldebetrag | Belege |
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Abgleich mit der VoranmeldungDas Finanzamt vergleicht beides. Was hier auseinanderläuft, führt zu einer Rückfrage — deshalb steht es hier, bevor jemand anders es merkt.
—| Kennzahl | Voranmeldung | Zusammenfassende Meldung | Differenz |
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Umsatzsteuer-VoranmeldungJede gerechnete Zahl lässt sich anklicken — dahinter steht die Liste der Belege, aus denen sie besteht.
| Beschreibung | Bemessungsgrundlage | Steuerbetrag |
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Saldy übermittelt nicht. Die XML-Datei laden Sie selbst in Mein ELSTER hoch und senden sie dort authentifiziert ab; die Anleitung dazu steht unter UStVA für Mein ELSTER. Festgehalten wird, was Sie beim Finanzamt abgegeben haben — damit auffällt, wenn sich die Zahlen danach noch ändern.
Kleinunternehmer-Grenzen
—Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)Aus festgeschriebenen Belegen des gewählten Jahres — Storni bereits verrechnet. Gerechnet wird wie im amtlichen Vordruck brutto. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
SuSa — Summen- und Saldenliste
Kontenrahmen SKR03Ein Kontenrahmen ist die durchnummerierte Liste der Konten, auf die gebucht wird — SKR03 und SKR04 sind die zwei in Deutschland üblichen. Welchen Ihre Steuerkanzlei erwartet, stellen Sie unter Einstellungen ein.| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben | Saldo |
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Umsatz nach KundenBrutto, festgeschriebene Rechnungen abzüglich Storni
Ausgaben nach KategorieNetto, erfasste Ausgaben
Ergebnis je Kostenstelle
Erlöse und Kosten netto, dem jeweiligen Bereich zugeordnet. Was keiner Kostenstelle zugeordnet ist, steht unter „ohne Zuordnung“ — das ist keine Lücke, sondern eine Entscheidung, die noch aussteht.| Kostenstelle | Erlöse | Kosten | Ergebnis |
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Betriebswirtschaftliche AuswertungZwei Spalten, wie es eine BWA verlangt: der gewählte Monat und das aufgelaufene Jahr bis einschließlich dieses Monats. Der Prozentwert bezieht sich jeweils auf die Gesamtleistung derselben Spalte — so sieht man, ob eine Kostenart wächst, oder nur der Umsatz.
| Position | Monat | % | Vormonat | Δ | Kumuliert | % |
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Die Abschreibung wird zeitanteilig abgegrenzt — ein Zwölftel des Jahresbetrags je Monat. Über das volle Jahr ergibt das denselben Abschreibungsbetrag wie in der EÜR. Das Ergebnis ist trotzdem ein anderes: Die BWA rechnet netto, weil die durchlaufende Umsatzsteuer die betriebliche Leistung nur verrauschen würde; die Anlage EÜR rechnet brutto, weil der amtliche Vordruck das so vorsieht (§ 11 EStG). Die Differenz ist genau die Umsatzsteuer, die im Zeitraum zu- und wieder abgeflossen ist. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Kontakt anlegen
Weitere AngabenE-Mail, USt-IdNr., Kundennummer, Ansprechpartner, Telefon, Zahlungsziel, Notiz, Rolle
Aus CSV einlesenEine Exportdatei mit Kopfzeile genügt — Saldy erkennt die Spalten an ihren Namen (Name/Firma, Straße, PLZ, Ort, Land, USt-IdNr.), zeigt eine Vorschau und legt erst auf Knopfdruck an. Was es schon gibt, wird am Namen erkannt und übersprungen.
Umzug aus anderer SoftwareKontakteKlick auf einen Kontakt zeigt alle Belege, Umsatz und offene Posten.
| Firma / Name | Rolle | Ort | Land | USt-IdNr. | Umsatz |
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Produkt / Leistung anlegen
Produkte
| Bezeichnung | Einheit | Netto | USt. | Bestand |
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BeständeDer Bestand wird nicht gespeichert, sondern gerechnet: aus allen Zugängen, Abgängen und Korrekturen der Reihe nach. Das ist mehr Arbeit für die Anwendung und weniger für Sie — eine Zahl, die man nachrechnen kann, streitet niemand ab. Verkaufte Ware geht automatisch ab, sobald die Rechnung festgeschrieben ist; ein Storno bucht sie wieder zu.
Lagerwert 0,00 €| Artikel | Bestand | Mindest | Einstand | Wert | Status |
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Bewegung erfassen
LagerbuchEine eingetragene Bewegung wird nicht gelöscht. Stimmt der Bestand nicht, buchen Sie eine Inventur — sie schreibt die Differenz als eigene Zeile fort, statt die Vergangenheit zu ändern.
| Nr. | Datum | Artikel | Vorgang | Menge | Bestand | Beleg |
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SteuerprofilDiese Angaben stehen als Absender auf jeder Rechnung und im E-Rechnungs-XML. Sie steuern außerdem Steuerausweis, Pflichthinweise und UStVA. Änderungen werden in Ihrem Konto gespeichert und wirken ab der nächsten Festschreibung.
AnschriftDer Absender jedes Belegs — im PDF und in der E-Rechnung. Telefon und E-Mail erscheinen in der Fußzeile jedes Belegs, damit Kunden Sie erreichen.
SteuerMindestens eines von beiden muss auf jeder Rechnung stehen (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Wie und wann Umsatzsteuer entsteht, steht im Reiter „Steuer“.
BankWohin gezahlt werden soll. Die IBAN steht in der Fußzeile jedes Belegs — fehlt sie, weiß der Kunde nicht, wohin mit dem Geld.
ZahlungWomit jeder neue Beleg startet, bis Sie es im Einzelfall ändern.
Besteuerung und Voranmeldung
Regel- oder Kleinunternehmerbesteuerung, Soll oder Ist, Rhythmus und Frist der Voranmeldung — das entscheidet, was auf der Rechnung steht und was das Finanzamt wann erwartet.NummernkreiseDie Rechnungsnummer muss einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Lücken sind erlaubt, Doppelungen nicht — Saldy überspringt deshalb jede Nummer, die es schon gibt. Jede Belegart zählt für sich hoch. Tragen Sie Ihr Muster ein und die Nummer, bei der es weitergehen soll — etwa 2015-RG-{NNN} ab 32. Ab da zählt Saldy selbstständig weiter; von Hand vergeben wird nichts. Bereits festgeschriebene Belege behalten ihre Nummer für immer: Ein neues Muster wirkt nur auf das, was danach entsteht. — Platzhalter: {JJJJ} Jahr vierstellig · {JJ} Jahr zweistellig · {MM} Monat — alle drei aus dem Belegdatum. {NNNN} ist der Zähler; die Zahl der N bestimmt die Stellen ({NNN} → 032, {NNNNNN} → 000032). Alles andere im Muster steht so auf dem Beleg. Ein Zähler muss vorkommen — ohne ihn bekäme jeder Beleg dieselbe Nummer. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
gilt ab dem nächsten Beleg| Belegart | Muster | Nächste Nummer | Jahreswechsel | Nächster Beleg |
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KontenrahmenBestimmt die Sachkonten für die Summen- und Saldenliste, den Kontenvorschlag bei Ausgaben und den DATEV-Export.
KostenstellenEine Kostenstelle bündelt Erlöse und Kosten eines Bereichs — Filiale, Projekt, Fahrzeug, Maschine. Sie ändert nichts an Steuer oder Beleg, macht aber sichtbar, welcher Teil des Betriebs sich trägt. Beim DATEV-Export wird sie als KOST1 mitgegeben.
0| Nummer | Bezeichnung |
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Rechnungen für Saldy selbstIhre Abo-Rechnungen kommen von Stripe. Saldy kann sie von sich aus als Ausgabe anlegen, damit Sie sie nicht jeden Monat heraussuchen müssen. — Angelegt wird immer nur ein Entwurf unter „zu prüfen“ — festgeschrieben wird nichts von allein. Die Zahlung tragen Sie nach: Für die EÜR zählt der Tag, an dem das Geld abgeflossen ist (§ 11 EStG). Weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, wird das als offener Punkt vermerkt statt still mit 0 % gerechnet.
Farben der KategorienGeben Sie einer Kategorie eine Farbe, dann trägt sie diese in allen Balkendiagrammen — auf der Übersicht und in den Auswertungen. Ohne Wahl bleibt der Balken wie bisher. Die Farben stammen aus der Farbpalette von Saldy; frei wählbare Töne wären in einem der beiden Farbmodi schnell unlesbar.
0 gewähltBriefpapierLogo, Farbe, Schrift, Kopf- und Fußzeile — das Kleid Ihrer Belege. Die Vorschau rechts zeigt jede Änderung sofort. Das steuerliche Original (E-Rechnungs-XML) bleibt unverändert, und die Pflichtangaben nach § 14 UStG stehen immer auf dem Beleg, egal wie er aussieht.
wirkt ab der nächsten FestschreibungVorschau
Musterrechnung mit Ihrem Briefpapier — jede Änderung links erscheint hier sofort.
TextvorlagenWas auf jedem Beleg dieser Art stehen soll — im Rechnungseditor lässt sich der Text für den einzelnen Beleg überschreiben. Platzhalter: {{kunde}} · {{rechnungsnummer}} · {{datum}} · {{faelligkeit}} · {{betrag}} · {{skonto}} (der Skontosatz, leer wenn keiner) · {{zahlungsziel}} (Tage) · {{firma}}. — Änderungen hier ändern keine festgeschriebene Rechnung: Jede trägt ihr fertiges PDF im Archiv, so wie es hinausging. Neue Belege, Mahnschreiben und E-Mails nehmen die aktuellen Vorlagen. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Standard je BelegartBriefpapier-VorlagenSpeichern Sie Ihr aktuelles Briefpapier unter einem Namen — Logo, Farbe, Schrift (auch eine eigene), Vorlage, Kopf-/Fußzeile und Textbausteine. So legen Sie mehrere Auftritte an (etwa „Kanzlei“ und „Werkstatt“) und wählen sie später beim Angebot oder bei der Rechnung aus. Das aktuell in den Feldern eingestellte Briefpapier bleibt davon unberührt. — „Anwenden“ überschreibt die aktuellen Briefpapier-Einstellungen mit der Vorlage — die Vorschau oben zeigt das Ergebnis. Eine gewählte Vorlage wirkt auf festgeschriebene Rechnungen nicht rückwirkend: Jede trägt ihr fertiges PDF im Archiv. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
0Bankanbindung & IntegrationenVerbinden Sie Ihr Geschäftskonto über finAPI — einen Anbieter mit behördlicher Zulassung, der Ihre Umsätze abrufen darf. Grundlage ist die EU-Zahlungsdiensterichtlinie PSD2: Sie gibt Ihnen das Recht, einem solchen Anbieter Lesezugriff auf Ihr Konto zu erlauben — und sie verlangt, dass Sie diese Erlaubnis jederzeit widerrufen können. Saldy holt Ihre Umsätze dann auf einen Griff — kein Export, keine Datei, keine Eingabe von Hand. Ihre Bank-Zugangsdaten sieht Saldy dabei nie. Status, letzter Abruf und das Trennen der Verbindung stehen auf der Integrationsseite.
DatensicherungDer ganze Arbeitsbereich als eine Datei — Belege, Kontakte, Produkte, Kassenbuch, Anlagen, festgehaltene Abgaben, Einstellungen. Zum Aufheben, zum Umziehen, und als Rückversicherung gegen alles, was Browsern so zustößt. Die Sicherungsdatei bleibt bei Ihnen. Eine eingespielte Sicherung wird wie jede Änderung als neuer Stand in Ihrem Konto gespeichert.
—Was hier passiert — und was nichtDie Berechnungen laufen in Ihrem Browser, Ihr Arbeitsbereich wird verschlüsselt übertragen und in Ihrem Konto gespeichert — auf jedem Gerät derselbe Stand. Jeder festgeschriebene Beleg wird zusätzlich in ein Journal auf dem Server eingetragen, das nur wächst; fehlt später ein Beleg oder weicht er ab, wird das beim Laden gemeldet. Noch nicht enthalten sind: die technisch erzwungene Unveränderbarkeit auf Datenbankebene (die gehört zum eigenbetriebenen Server), unabhängige EN-16931-Validierung jeder Rechnung, ELSTER- und DATEV-Übermittlung sowie die Bankanbindung nach PSD2.
Ihr Stand
—Rechnungen
—Der Abo-Beleg ist eine BetriebsausgabeWas Sie für Saldy zahlen, sind Betriebsausgaben — die Rechnung gehört in Ihre Buchhaltung wie jede andere. Sobald eine Abrechnung oben in der Liste steht, trägt sie dafür den Knopf „Als Ausgabe erfassen“: Er öffnet das gewohnte Ausgaben-Formular mit Datum, Belegnummer, Aussteller und Betrag aus dem Beleg. Gebucht wird damit nichts — Sie sehen alles, bevor Sie fertigstellen, und laden das PDF von Stripe als Beleg dazu. Beträge werden nie geschätzt: Steht auf dem Beleg keine Umsatzsteuer, wird auch keine eingetragen — ohne offen ausgewiesene Steuer gibt es keinen Vorsteuerabzug (§ 15 UStG). Für die EÜR zählt der Tag der Zahlung (§ 11 EStG), nicht der Tag der Rechnung — die Zahlung tragen Sie wie bei jeder Ausgabe selbst ein. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Wozu Saldy sich meldet
—Diese Geräte bekommen Benachrichtigungen
—In einer Benachrichtigung steht nie ein BetragEine Vorschau erscheint auf einem gesperrten Bildschirm oder im Postfachfenster am Arbeitsplatz — wer danebensteht, liest sie mit, ohne Passwort und ohne dass Sie es merken. Deshalb enthält jede Nachricht, in Betreff und Text, ausschließlich die Sache und die Frist: keine Beträge, keine Kundennamen, keine Rechnungsnummern, keine Steuernummer, keine USt-IdNr., keine IBAN und keinen Firmennamen. Der Betrag hilft dort auch niemandem — wer erinnert wird, öffnet Saldy und sieht ihn hinter der Anmeldung. Jede E-Mail trägt außerdem einen Abmeldelink, der ohne Anmeldung genau eine Sache abschaltet und sonst nichts kann.
Was zuletzt geschah
—Was Sie geändert haben
—Noch nichts geändert — was Sie anlegen, hochladen oder zuordnen, steht hier. Festgeschriebene Rechnungen lassen sich nicht zurücknehmen, nur stornieren.
Was sich geändert hat
—Zu dieser Sorte gibt es noch keinen Eintrag.
Recht & Fristen
—Regeln und Fristen, die dauerhaft geltenOhne Datum — sie sind an keinem Tag „neu" geworden. Jede Regel verweist auf die ausführliche Fassung im Magazin.
Zu diesem Thema steht hier noch keine Regel.
Sonstige Einnahme erfassen
Betriebseinnahmen, die nicht aus einer Saldy-Rechnung stammen — etwa Auszahlungen von Stripe/PayPal, AdSense-Erlöse, Cashback oder Zinsen. Sie zählen nach Zufluss (§ 11 EStG) als Betriebseinnahmen in EÜR und Umsatzsteuer.Aus CSV importierenEine Exportdatei mit Kopfzeile genügt — Saldy erkennt die Spalten an ihren Namen (Quelle/Kunde, Belegdatum, Kategorie, Netto, USt-Satz oder Umsatzsteuer-Betrag), zeigt eine Vorschau und übernimmt erst auf Knopfdruck. Doppelte werden an Quelle + Datum + Betrag erkannt und übersprungen.
Umzug aus anderer SoftwareStripe / PayPal-Report importierenDer PayPal-Aktivitätsbericht oder der Stripe-Zahlungsexport (CSV) wird an der Kopfzeile erkannt. Abgeschlossene Zahlungen werden brutto als Umsatzerlöse übernommen; Auszahlungen ans eigene Bankkonto bleiben außen vor, sonst zählte derselbe Umsatz doppelt. Nur EUR-Zeilen werden gelesen. Doppelte werden an Quelle + Datum + Betrag erkannt und übersprungen.
ZahlungsdienstleisterSonstige Einnahmen
| Belegdatum | Quelle | Kategorie | Netto | USt. |
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Serie anlegenFür Kunden mit regelmäßiger Leistung — Wartung, Abo, Retainer. Sie legen Kunde, Leistung und Rhythmus einmal fest; zum Termin entsteht daraus eine ganz normale Rechnung mit eigener fortlaufender Nummer und eigener E-Rechnung. Eine Serie ist kein Sammelbeleg, sondern eine Vorlage.
0 SerienRhythmus und Beginn lassen sich nach der ersten Abrechnung nicht mehr ändern — sonst verschöbe sich das Raster und bereits abgerechnete Zeiträume kämen erneut. Beenden Sie die Serie und legen Sie eine neue an, wenn sich der Takt ändert.
Serien
| Kunde | Leistung | Rhythmus | Nächste | Betrag | Status |
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Erzeugte RechnungenJede Ausführung ist ein eigener Beleg — mit eigener Nummer, eigener E-Rechnung und eigenem Datum.
| Rechnung | Kunde | Datum | Betrag |
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Gut zu wissen
- Nichts läuft heimlich: Abgerechnet wird, wenn Sie auf „Fällige jetzt abrechnen“ drücken. Eine Rechnung, die ohne Zutun rausgeht, ist eine Rechnung, die niemand geprüft hat.
- Keine Lücken, keine Dubletten: Liegen mehrere Termine zurück, entsteht für jeden eine eigene Rechnung — und keiner wird zweimal abgerechnet.
- Änderungen wirken nach vorn: Preis oder Steuersatz gelten ab der nächsten Ausführung. Bereits festgeschriebene Belege bleiben, wie sie sind.
- Pausieren statt löschen: Eine beendete Serie bleibt stehen; ihre Rechnungen bleiben ohnehin unveränderlich.
Kassenbewegung erfassenEin Kassenbuch muss lückenlos und in zeitlicher Reihenfolge geführt werden; der Bestand darf rechnerisch nie negativ werden (Kassensturzfähigkeit, § 146 AO). Saldy vergibt die Nummern fortlaufend und rechnet den Bestand nach jeder Zeile mit.
Kassenbestand 0,00 €KassenbuchEine eingetragene Buchung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Gegenbuchung berichtigt — so bleibt die Reihenfolge lückenlos nachvollziehbar.
| Nr. | Datum | Vorgang | Kategorie | Einnahme | Ausgabe | USt. | Bestand |
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Zeit erfassenWer nach Aufwand abrechnet, verliert Geld an den Stellen, an denen er nicht mitschreibt. Hier halten Sie Arbeitszeit je Kunde und Projekt fest und übernehmen sie später als Rechnungspositionen — ohne die Stunden noch einmal zusammenzusuchen. Abgerechnet wird auf Hundertstelstunden gerundet (0,01 h = 36 Sekunden); dieselbe Rundung sehen Sie unten in der Spalte „Wert“.
0,00 h offenErfasste Zeiten
| Datum | Kunde | Projekt | Tätigkeit | Dauer | Satz | Wert | Status |
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Nach Projekt„Offen“ heißt: abrechenbar erfasst und noch auf keiner festgeschriebenen Rechnung.
| Kunde / Projekt | Stunden | davon offen | Offener Wert |
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Was mit übernommenen Zeiten geschieht
Übernommene Zeiten bleiben in der Liste stehen und werden mit der Rechnungsnummer versehen, sobald die Rechnung festgeschrieben ist. Vorher lässt sich die Übernahme zurücknehmen — danach nicht mehr, denn dann steht die Leistung auf einem unveränderlichen Beleg.
Diese Zeiterfassung ist eine Vorstufe der Rechnung. Pausen, Höchstarbeitszeiten und Anwesenheit für Angestellte nach § 16 ArbZG gehören in eine Arbeitszeiterfassung. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Beleg ablegenDer Schlüssel eines Belegs ist die Prüfsumme seines Inhalts (SHA-256). Daraus folgt zweierlei von selbst: Derselbe Beleg landet nie zweimal im Archiv, und ein abgelegter Beleg lässt sich nicht durch einen anderen ersetzen — ein anderer Inhalt hätte einen anderen Schlüssel. Die Prüfsumme wird auf dem Server nachgerechnet. — Fotos werden vor dem Ablegen verkleinert — auf höchstens 2400 Pixel an der langen Kante, als JPEG. Ein Handyfoto von 3 MB wird so zu rund 200 KB, und Belegnummer, Datum und Beträge bleiben lesbar. Das geschieht bevor der Beleg zum archivierten Original wird; abgelegt und mit einer Prüfsumme versehen wird dann diese Fassung, und die bleibt unverändert. PDF-Dateien und E-Rechnungen (XML, ZUGFeRD) werden nicht angefasst — sie gehen Byte für Byte so ins Archiv, wie Sie sie hergeben.
0 BelegeBeleg hierher ziehen oder klicken — PDF, Foto (JPG, PNG, WebP) oder XML, bis 10 MB
ArchivEin abgelegter Beleg wird nicht überschrieben und nicht gelöscht. Wird eine Datei ein zweites Mal hochgeladen, erkennt das Archiv sie an der Prüfsumme wieder und legt keine Dublette an.
| Beleg | Abgelegt | Größe | Prüfsumme (SHA-256) | Aktion |
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Was das leistet
- Inhaltsadressiert: gleicher Inhalt = gleicher Schlüssel, keine Dubletten.
- Nicht überschreibbar: ein anderer Inhalt bekommt einen anderen Schlüssel; die Anwendung ersetzt nie einen bestehenden Beleg.
- Nachprüfbar: die Prüfsumme steht im Verzeichnis. Wer den Beleg herunterlädt, kann sie selbst nachrechnen.
- Verzeichnis wächst nur: Einträge kommen hinzu, keiner verschwindet.
Was das nicht ist: eine auf Speicherebene erzwungene Schreibsperre (S3 Object-Lock oder WORM-Medium). Die Ablage wird von der Anwendung nicht überschrieben, und die Prüfsumme macht jede spätere Veränderung nachweisbar — verhindern kann sie einen Eingriff am Speicher selbst nicht. Wer die technisch erzwungene Unveränderbarkeit braucht, betreibt Saldy auf eigenem Server mit PostgreSQL und Object-Lock-Speicher; bestehende Belege behalten dabei ihre Prüfsumme. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Ihre EinwurfadresseBehandeln Sie diese Adresse wie einen Schlüssel: Wer sie kennt, kann versuchen, Belege in Ihre Buchhaltung zu legen. Weit kommt er damit nicht — angenommen wird nur Post von freigegebenen Absendern —, aber jeder Versuch steht unten im Protokoll.
wird geladen …Der Posteingang wird geladen — Einwurfadresse, Absender und Protokoll kommen vom Server.
Eine Adresse steht deshalb nicht da: Sie soll keine erfinden und keine abtippen, die niemand entgegennimmt. Alles Weitere auf dieser Seite lässt sich schon jetzt vorbereiten: Absender freigeben können Sie, sobald der Server erreichbar ist.
Der Posteingang wird geladen. Gleich stehen hier Ihre Einwurfadresse, die Absender, die auf eine Freigabe warten, und das Protokoll der letzten Einwürfe.
Wartet auf Ihre FreigabeVon diesen Adressen kam Post, die Saldy nicht angenommen hat. Nichts davon wurde abgelegt und nichts gebucht. Geben Sie den Absender frei, und schicken Sie die Rechnung danach noch einmal — ältere Nachrichten holt Saldy nicht nach.
—| Absender | Letzter Versuch | Versuche | Betreff | Aktion |
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Freigegebene AbsenderNur von diesen Adressen nimmt Saldy Belege an. Tragen Sie hier die Adressen ein, von denen Ihre Rechnungen kommen — auch Ihre eigene, wenn Sie abfotografierte Belege an sich selbst weiterleiten.
—| Absender | Freigegeben von | Freigegeben am | Aktion |
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Protokoll der letzten EinwürfeJede E-Mail an Ihre Einwurfadresse steht hier — auch die, die abgewiesen wurde. Das ist Absicht: Ein Beleg, der still verschwindet, fällt erst bei der Betriebsprüfung auf.
—| Absender | Betreff | Ergebnis | Zeitpunkt |
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Was eine E-Mail mitbringen darf
Die Werte kommen vom Server und gelten für diese Installation.
Was darüber hinausgeht, wird abgewiesen und steht mit Begründung im Protokoll — es verschwindet nicht.
So gehen Sie vorSaldy bucht nichts allein. Was per E-Mail hereinkommt, ist ein Vorschlag — die Entscheidung, ob er stimmt, bleibt bei Ihnen.
- Absender freigeben: die Adresse eintragen, von der die Rechnungen kommen.
- Adresse kopieren und beim Lieferanten als Rechnungsadresse hinterlegen — oder eine Weiterleitungsregel in Ihrem Mailprogramm darauf einrichten.
- Entwurf bestätigen: Der Beleg liegt danach im Archiv und als Entwurf unter „Ausgaben". Betrag, Steuersatz und Kategorie prüfen Sie wie bei jeder anderen Ausgabe.
So funktioniert'sSo viele Stufen, wie Ihr Betrieb wirklich fährt — benannt und terminiert von Ihnen. Änderungen gelten für kommende Mahnungen; bereits erstellte Schreiben im Protokoll behalten ihre Bezeichnung, ihren Text und ihre Beträge (append-only).
Überfällige finden
Saldy listet alle offenen Rechnungen, deren Fälligkeit überschritten ist.
Stufe auslösen
Passende Mahnstufe wählen — die nächste Eskalation wird automatisch vorgeschlagen.
Versenden & protokollieren
Das Mahnschreiben (PDF) geht an den Kunden, der Vorgang wird im Mahnprotokoll festgehalten.
Mahnstufen & Einstellungen Stufenzahl, Bezeichnungen, Fristen, Karenztage, Bagatellgrenze und ausgenommene Kunden anpassen — aufklappen zum Ändern.
Wann Saldy eine Stufe vorschlägt0 = ab dem ersten Tag Verzug. Ändert nichts am Verzug selbst (§ 286 BGB) und nichts an den Zinsen — nur daran, ab wann hier ein Vorschlag steht. — 0,00 = keine Grenze. Die Forderung verschwindet nicht, sie wird nur nicht vorgeschlagen. — Vorgabe: ab Stufe 2. Übernommen werden Zinsen und Pauschale erst mit dem Schreiben, das Sie erstellen.
Kunden vom Mahnvorschlag ausnehmenFür diese Kunden schlägt Saldy keine Mahnstufe vor — etwa bei laufender Klärung. Die offenen Rechnungen bleiben in der Liste und in der Altersstruktur; nur der Vorschlag entfällt, und die Zeile sagt warum.
Offene ForderungenFällig wird eine Rechnung nach dem Zahlungsziel aus Ihrem Steuerprofil. Ab dem ersten Tag danach dürfen Sie mahnen; die Stufe schlägt Saldy vor, entscheiden tun Sie. Aufgeschlagen wird nichts von selbst — Zinsen und Pauschale rechnet Saldy aus, übernommen werden sie erst, wenn Sie sie in das Schreiben holen.
0 überfällig| Rechnung | Kunde | Fällig am | Offen | Verzugszinsen | Bisher | Nächster Schritt |
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Verzugszinsen und PauschaleWer zu spät zahlt, schuldet Zinsen — ohne dass man sie vereinbaren müsste (§ 288 BGB). Der Satz hängt am Basiszinssatz der Bundesbank, der sich zum 1. Januar und 1. Juli ändert; dazu kommen neun Prozentpunkte zwischen Unternehmen und fünf gegenüber Verbrauchern. Saldy ruft den Basiszinssatz nicht ab — ein veralteter Kurs wäre schlimmer als ein eingetragener, den Sie kennen. — Vorbelegt: Stand 1. Juli 2026 — vor dem Mahnen prüfen.
—MahnprotokollEinträge werden nur angehängt. Ein versendetes Mahnschreiben lässt sich nicht zurücknehmen — es lässt sich nur ein weiteres schreiben.
—| Datum | Rechnung | Kunde | Stufe | Gebühr | Verzug | Zahlbar bis | Versand |
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Sauber getrennt
- Mahnungen gehen an Kunden — niemals verwechselt mit Abo-Abrechnung von Saldy selbst.
- Das Mahnprotokoll ist append-only: Einträge lassen sich nicht nachträglich ändern.
- Verzugszinsen und Mahngebühren bewusst manuell — rechtlich sauber statt automatisch aufgeschlagen.
Wirtschaftsgut erfassenWas länger als ein Jahr genutzt wird, wird nicht sofort abgezogen, sondern über die Nutzungsdauer verteilt. Diese Verteilung heißt Abschreibung; abgekürzt steht dafür unten in den Tabellen AfA (Absetzung für Abnutzung). Saldy entscheidet anhand der Anschaffungskosten selbst, welcher Weg gilt, und rechnet die Abschreibung des laufenden Jahres monatsgenau.
AnlagenverzeichnisScheidet ein Wirtschaftsgut aus — verkauft, entnommen, verschrottet —, wird es nicht gelöscht, sondern bekommt ein Abgangsdatum: Bis dahin wird abgeschrieben, der Restbuchwert geht im Abgangsjahr auf einmal ab (§ 4 Abs. 3 Satz 4 EStG). Ein Verkauf ist ein steuerpflichtiger Umsatz und gehört auf eine Rechnung. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
AfA laufendes Jahr 0,00 €| Bezeichnung | Anschaffung | Kosten (netto) | Behandlung | AfA laufendes Jahr | Restbuchwert | Aktion |
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Umsatzsteuer-JahreserklärungDie Voranmeldung ist eine Abschlagszahlung, die Jahreserklärung die Abrechnung. Am Ende steht eine einzige Zahl: Was Sie im Jahr geschuldet haben, minus dem, was Sie bereits vorangemeldet und gezahlt haben. Saldy rechnet die Bemessungsgrundlagen aus denselben Belegen zusammen wie die Voranmeldung — festgeschriebene Rechnungen, Bargeschäfte, Ausgaben.
—| Kennzahl | Sachverhalt | Bemessungsgrundlage | Steuer |
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Geleistete VorauszahlungenWas Saldy aus den Belegen errechnet, ist die Soll-Zahllast je Voranmeldungszeitraum. Was Sie tatsächlich überwiesen haben, weiß nur Ihr Kontoauszug — eine Dauerfristverlängerung, eine korrigierte Voranmeldung oder eine Verrechnung verschieben den Betrag. Deshalb steht beides nebeneinander, und die Abschlusszahlung rechnet mit dem, was Sie eintragen.
0,00 €| Zeitraum | Errechnete Zahllast | Tatsächlich vorangemeldet | Abweichung |
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Abschlusszahlung
Was das ist — und was nichtDies ist eine Vorbereitung der Jahreserklärung, kein amtliches Formular. Die Kennzahlen folgen der Umsatzsteuer-Voranmeldung; die Jahreserklärung selbst kennt weitere Zeilen, die Saldy nicht führt — unentgeltliche Wertabgaben, Vorsteuerberichtigungen nach § 15a UStG, Umsätze nach § 24 UStG. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei. — Übermittelt wird nichts: Die Abgabe läuft über ELSTER und braucht die freigeschaltete ERiC-Bibliothek. Was hier steht, übertragen Sie ins Formular oder geben es Ihrer Kanzlei.
Ergebnis (laufendes Wirtschaftsjahr)
| Position | Betrag |
|---|---|
| Betriebseinnahmen (Zeile 18, brutto) | — |
| Betriebsausgaben (Zeile 67) | — |
| Gewinn (Überschuss) (Zeile 91) | — |
—
Dieselben Zahlen wie unter „Umsatzsteuer & EÜR".
Sie stammen aus den festgeschriebenen Rechnungen, Ausgaben, Bargeschäften und der Abschreibung. Vorher standen hier erfundene Beispielwerte, die nie mit der eigenen Rechnung übereinstimmten.
So kommen Sie dahin
- Rechnungen ganz normal festschreiben — sie zählen als Betriebseinnahmen.
- Ausgaben mit Beleg und Kategorie erfassen — sie zählen als Betriebsausgaben.
- Saldy ordnet alles den amtlichen EÜR-Zeilen zu und bildet den Überschuss.
- Die Zeilen ins ELSTER-Formular übertragen — einen XML-Upload gibt es für die Anlage EÜR nicht. Was Saldy als Datei liefert, steht unter UStVA für Mein ELSTER.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG haben keine dieser Zeilen; für sie ändert sich nichts. Struktur und Zeilennummern repräsentativ — die verbindliche Vorgabe stellt ELSTER/ERiC bereit. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Datei erzeugen
—Es gilt der Zeitraum, der unter Umsatzsteuer gewählt ist —
dieselben Zahlen, dieselbe Quelle. Die Datei enthält nur den Inhalt der Nutzdaten
(<Anmeldungssteuern>), genau das, was der Upload in Mein ELSTER erwartet: kein
TransferHeader, keine Hersteller-ID, kein ERiC.
So geben Sie ab
XML herunterladen
Oben die Datei erzeugen — ustva-2026-07.xml oder ustva-2026-Q3.xml, je nach Rhythmus.
Mein ELSTER öffnen
Anmelden und das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ für genau diesen Zeitraum aufrufen.
Datei hochladen
Im nächsten Schritt „Formulardaten hochladen“ wählen und die XML-Datei angeben.
Prüfen
ELSTER füllt das Formular und prüft es. Jede Kennzahl steht sichtbar da — Zeile für Zeile gegen Saldy halten.
Authentifiziert senden
Absenden geht nur mit Ihrem Zertifikat: Die UStVA ist seit 2013 nur authentifiziert übermittelbar.
Transferticket notieren
Das Übertragungsprotokoll speichern und die Abgabe unter „Umsatzsteuer“ festhalten.
Was diesen Weg nicht geht
- Zusammenfassende Meldung: für die ZM gibt es keinen XML-Upload. Sie wird im ELSTER- oder BZSt-Onlineportal erfasst; dort lassen sich die Meldezeilen als CSV importieren. Die Werte dafür stehen unter Zusammenfassende Meldung. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- USt-Jahreserklärung: dafür ist kein Import-Weg bekannt — sie wird in Mein ELSTER von Hand erfasst. Die Zahlen dazu stehen unter USt-Jahreserklärung. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Anlage EÜR: gehört zur Einkommensteuererklärung und wird ebenfalls im Portal erfasst; die Zeilen liefert Anlage EÜR.
- Bescheiddaten abholen: geht nur über ERiC mit Zertifikat — also im Portal.
Buchungsstapel erzeugenAus festgeschriebenen Rechnungen, erfassten Ausgaben, dem Kassenbuch und der Abschreibung des laufenden Jahres entsteht ein Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF, Formatversion 700). Berater- und Mandantennummer bekommen Sie von Ihrer Kanzlei — geraten wären sie hier das Schlechteste.
0 BuchungenVorschau
| Art | Datum | Beleg | Buchungstext | Soll | Haben | Betrag |
|---|
Paket für die KanzleiDer übliche Weg zum Steuerberater ist eine E-Mail mit sieben Anhängen, von denen zwei fehlen. Hier entsteht stattdessen eine Datei: der DATEV-Buchungsstapel, alle Listen als CSV, das Verzeichnis der archivierten Eingangsbelege mit Prüfsummen und ein Beipackzettel, der sagt, was drin ist und wie es entstanden ist. Nichts davon verlässt Ihren Rechner — das Paket wird im Browser gepackt und landet in Ihren Downloads.
—| Datei | Inhalt | Zeilen |
|---|
Was die Kanzlei damit machen kann
- Buchungsstapel einlesen: EXTF 700, direkt importierbar — als Vorschlag, den die Kanzlei prüft.
- Zahlen nachvollziehen: Rechnungen, Ausgaben, Kassenbuch, Anlagen und Summen-Saldenliste als CSV — dieselben Zahlen, andere Blickrichtung.
- Belege zuordnen: Das Verzeichnis nennt zu jedem abgelegten Beleg seine Prüfsumme. Wer die Datei hat, kann sie nachrechnen.
- Herkunft belegen: Der Beipackzettel hält fest, aus welcher Fassung und aus welchem Zeitraum das Paket stammt — das gehört zur Verfahrensdokumentation.
Was nicht drin istDie Belegdateien selbst sind nicht enthalten, nur ihr Verzeichnis. Sie liegen im Archiv und können einzeln heruntergeladen werden; ein Paket mit allen PDFs wäre schnell mehrere hundert Megabyte groß und ließe sich nicht mehr per E-Mail verschicken.
Ebenfalls nicht enthalten: ein Zugang für die Kanzlei. Wer dauerhaft mitlesen soll, bekommt unter Team & Rollen die Rolle „Buchhaltung“ — nur Lesen, ohne Änderungsrecht. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Die Rollen
| Rolle | Darf |
|---|---|
| Inhaber | Alles — inkl. Team, Abrechnung, Einstellungen |
| Mitglied | Fachliche Arbeit: Rechnungen, Ausgaben, Bank |
| Buchhaltung | Nur Lesen — Einblick ohne Änderungsrecht |
So funktioniert es
Der Inhaber lädt per Link ein — Saldy verschickt keine unaufgeforderten E-Mails; der Einladungslink erscheint genau einmal und wird selbst geteilt. Die eingeladene Person legt damit ihr Konto an (oder tritt mit ihrem bestehenden bei) und landet direkt im gemeinsamen Unternehmen. Rechte werden serverseitig erzwungen: Auch per direktem Zugriff kann ein Nur-Lesen-Konto nichts ändern.
Wer der Kanzlei nur Zahlen geben will, braucht kein Teammitglied: Das Kanzlei-Paket ist eine Datei mit allem, was sie braucht, ohne Zugang zu Ihrem Konto. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Ihr Empfehlungslink
—
Wer über Ihren Link startet, beginnt mit 5,00 € Guthaben — und Sie bekommen denselben Betrag, sobald das geworbene Unternehmen einen kostenpflichtigen Tarif gebucht hat. Kommen fünf Empfehlungen zusammen, bei denen das geworbene Unternehmen mindestens drei Monate bezahlt hat, gibt es einmalig 100,00 € dazu. Solo kostet 14,90 € im Monat: Fünf solche Empfehlungen ergeben mit dem Bonus 125,00 € und decken damit rechnerisch acht Monate. Saldy verschickt dabei nichts; Sie teilen den Link selbst.
Dieser Link gehört zu Ihrem Unternehmen. Wer ihn öffnet, sieht bei der Anmeldung, dass er eingeladen wurde, und startet mit Guthaben — der Code steht dabei in der Adresse, es muss also niemand etwas abtippen.
Derselbe Link als QR-Code
—Für das Gespräch von Angesicht zu Angesicht: Sie halten den Code hin, das Gegenüber richtet die Kamera darauf und landet in der Anmeldung — mit hinterlegtem Code, ohne etwas abzutippen. Der Code entsteht in Ihrem Browser; er wird nirgends erzeugt, hochgeladen oder mitgezählt.
Beide Dateien enthalten nur den Link — keine Angaben zu Ihnen und keine Zählmarke.
„Groß anzeigen" füllt den Bildschirm — das ist der Fall „Handy zeigt Handy", bei dem der Code auf dem kleinen Feld sonst zu fein wird. Die SVG-Datei bleibt bei jeder Größe scharf und gehört auf Visitenkarte, Flyer oder Briefbogen; das PNG ist für E-Mail-Signaturen und alles, was kein SVG annimmt.
Ihr Stand
—Für den Bonus zählt eine Empfehlung, sobald das geworbene Unternehmen einen kostenpflichtigen Tarif gebucht und drei Monate bezahlt hat. Die 5,00 € je Empfehlung gibt es davon unabhängig sofort.
Wen Sie geworben haben
—| Wer | Status | Dabei seit | Gutschrift |
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Gezeigt wird der Firmenname des geworbenen Kontos — fehlt er, eine unkenntlich gemachte E-Mail-Adresse.
Die vollständige Adresse bekommen Sie nicht zu sehen; das ist Absicht und gilt umgekehrt genauso für die Person, die Sie geworben hat.
Wurden Sie empfohlen?Wer den Code erst nach der Anmeldung bekommen hat, trägt ihn hier nach. Das geht genau einmal je Unternehmen, und der eigene Code zählt nicht — sonst wäre es keine Empfehlung.
So läuft es ab
Link teilen
Kopieren oder direkt über WhatsApp bzw. E-Mail weitergeben — an wen, entscheiden Sie.
Konto entsteht
Der Link trägt den Code in die Anmeldung. Der Geworbene sieht dort, dass er mit 5,00 € startet.
Guthaben wird gebucht
Beide Gutschriften wandern ins Guthabenbuch — je Unternehmen genau einmal.
Was das Guthaben ist — und was nichtOb eine Gutschrift steuerlich als Entgeltminderung zu behandeln ist, hängt vom Einzelfall ab — bei Bezug auf eine konkrete Leistung mindert sie in der Regel das Entgelt und damit die Vorsteuer aus der Saldy-Rechnung. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Kein ausgezahltes Geld: Guthaben mindert künftige Rechnungen. Ausgezahlt wird es nicht.
- Nachvollziehbar: jede Gutschrift ist eine eigene Zeile im Guthabenbuch, das nur wächst. Der Stand ist deren Summe.
- Einmal je Unternehmen: ein zweites Konto derselben Person ist keine Empfehlung und wird abgelehnt.
RechnungskorrekturenJede Korrektur einer festgeschriebenen Rechnung steht hier neben ihrem Original. Geändert oder gelöscht wird nie etwas — es entsteht ein zweiter Beleg, und beide bleiben aufbewahrt.
0| Korrekturbeleg | Datum | hebt auf | Betrag | Rest der Rechnung | Aktion |
|---|
Zahlungen ohne BelegGeld ist geflossen, aber es hängt noch an keiner Rechnung und an keiner Ausgabe. Ohne Beleg fehlt am Jahresende die Vorsteuer — und in der EÜR die Ausgabe.
0| Datum | Konto | Verwendung | Betrag | Aktion |
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Belege ohne ZahlungErfasst, aber nicht als bezahlt vermerkt. Solange das so bleibt, weiß Saldy nicht, ob das Geld geflossen ist — und bei Ist-Versteuerung hängt daran, wann die Umsatzsteuer fällig wird.
0| Datum | Art | Wer | Betrag | Aktion |
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Bank & Zahlungen
Bankkonto verbinden
wird geladen …Verbinden Sie Ihr Geschäftskonto über finAPI, einen lizenzierten Kontoinformationsdienst (PSD2). Sie wählen Ihre Bank in einem Formular von finAPI und geben den Lesezugriff dort frei — Ihre Bank-Zugangsdaten sieht Saldy nie. Danach genügt „Umsätze abrufen": Die Buchungen kommen ohne Export und ohne Datei herein und lassen sich, genau wie bei einem eingelesenen Kontoauszug, Ihren Belegen zuordnen.
PayPal-Umsätze abrufenDrei Wege, geordnet nach dem, was Sie dafür tun müssen. Unter jedem Weg stehen dieselben drei Angaben in derselben Reihenfolge — Kosten, Einrichten, Liefert —, damit sie sich vergleichen lassen.
wird geprüft …Die beiden Anbindungen gehören zu den bezahlten Tarifen (ab Solo); der Aktivitätsbericht nicht.
Die Wege lassen sich kombinieren: erst der Bericht für die Vergangenheit, dann eine Anbindung für alles Weitere.
Doppelt eingelesene Zahlungen erkennt Saldy am Transaktionscode und überspringt sie.
Umsätze per CSV einlesenSie möchten Ihr Konto nicht anbinden — oder Ihre Bank ist über die Anbindung nicht verfügbar? Dann laden Sie den Umsatz-Export im Online-Banking als CSV-Datei herunter und lesen ihn in der Bankansicht ein. Saldy findet die Kopfzeile selbst und erkennt die Spalten am Namen (Buchungstag, Verwendungszweck, Betrag); schon eingelesene Umsätze werden erkannt und übersprungen. Die Datei wird im Browser gelesen und nirgendwohin gesendet. — Beides geht auch nebeneinander: ein Konto verbunden, ein zweites per CSV geführt.
ohne Einrichtung nutzbarShop und KassensystemBestellungen aus dem Shop oder Tagesumsätze aus der Kasse gehören auf ein eigenes Konto, getrennt von der Bank: als CSV-Export einlesen, danach zuordnen wie Bankumsätze. Saldy erkennt auch die Spaltennamen von Shops und Kassen — „Bestelldatum", „Kunde", „Gesamt". Eine dauerhafte Verbindung, die Umsätze von selbst hereinreicht, gibt es nicht; der Weg führt über die Export-Datei.
wird geprüft …Post & Termine
Fristen im eigenen KalenderIhre Abgabetermine erscheinen als Einträge in Outlook, Apple Kalender, Google Kalender oder Thunderbird: Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Sondervorauszahlung und Jahreserklärung — jeweils soweit sie für Sie gelten. Welche das sind, ergibt sich aus Ihrem Steuerprofil. Der Kalender aktualisiert sich von selbst; Sie tragen die Adresse einmal ein. — Die Adresse enthält einen Schlüssel und öffnet nur diese eine Auskunft: Termine mit Datum und Bezeichnung. Belege, Beträge und Kundennamen sind darüber nicht erreichbar. Wer die Adresse weitergibt, gibt Ihre Abgabetermine weiter — mehr nicht. Widerrufen können Sie sie jederzeit hier.
wird geladen …Woanders einrichten
Was Saldy sonst noch kannSaldy kann mehr, als beim ersten Start zu sehen ist. Hier steht, was sich dazuschalten lässt, was es Ihnen bringt und ob es bei Ihnen schon läuft. Keiner dieser Bausteine kostet extra.
wird geladen …Was passiert, wenn Sie auf „Einrichten“ tippen?
„Einrichten“ führt Sie Schritt für Schritt hin: Die Anleitung wandert mit und zeigt jeweils auf die Stelle, an der Sie gerade etwas tun. Abbrechen können Sie jederzeit; es wird dabei nichts verändert. Eingeschaltet wird jeder Baustein dort, wo er hingehört.
API-SchlüsselEin Zugang für Ihre eigenen Programme — ein Skript, eine Tabellenkalkulation, ein Dashboard. Jeder Schlüssel hat genau einen Geltungsbereich, und die beiden schließen einander aus: Er liest die unten aufgezählten Auskünfte — oder er nimmt Personalkosten aus einem Lohnprogramm entgegen. Nie beides. Alles Übrige ändern Sie nur angemeldet hier in Saldy. — In der Datenbank liegt nur eine Prüfsumme. Saldy kann ihn Ihnen also nicht noch einmal zeigen — wer ihn verliert, erzeugt einen neuen und widerruft den alten.
wird geladen …| Name | Kennung | Angelegt | Zuletzt benutzt | Aktion |
|---|
Was ein Schlüssel öffnetDiese Liste kommt vom Server, nicht aus dieser Seite — zwei Listen liefen irgendwann auseinander, und dann stünde hier etwas anderes, als der Server zulässt.
Der Schlüssel gehört in den Kopf Authorization: Bearer …
Alles andere — Anlegen, Ändern, Löschen — wird mit 403 abgewiesen, auch dort, wo ein angemeldeter Mensch es dürfte.
Personalkosten entgegennehmenSaldy nimmt Monatsabschlüsse eines Lohnvorbereitungsprogramms entgegen und legt daraus Ausgaben-Entwürfe an. Das Format gehört Saldy und ist offen dokumentiert — jedes Zeiterfassungs- oder Lohnprogramm darf es bedienen, es ist auf keinen Hersteller zugeschnitten.
Schnittstelle stehtPOST /api/v1/lohnkostenEinen Monatsabschluss übergeben. Verlangt einen Schlüssel mit dem Geltungsbereich „Personalkosten entgegennehmen“ und den KopfIdempotency-Key. Ergebnis sind Entwürfe, nie Buchungen.GET /api/v1/lohnkosten/formatBeschreibt das Format maschinenlesbar: Fassung, Arten, Grenzen. Ohne Anmeldung abrufbar — wer die Gegenseite baut, entwickelt gegen den echten Stand statt gegen eine abgeschriebene Beschreibung.
Was übergeben wird, ist bewusst unvollständig: der Bruttolohn — und keine Namen, keine Personalnummern.
Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und die Umlagen U1/U2/U3 kann ein Zeiterfassungsprogramm nicht kennen — sie entstehen erst in der Lohnabrechnung. Jeder so entstandene Beleg trägt den Vermerk „zu klären“ mit genau diesem Grund. Übergeben werden nur Summen je Monat, Art und Kostenstelle.
Ehrlich dazu: Die Schnittstelle steht auf Saldys Seite — das heißt nicht, dass Ihr Zeiterfassungsprogramm sie schon bedient. Fragen Sie dort nach, oder nehmen Sie den Weg über die Datei unter Ausgaben: Er tut dasselbe und funktioniert heute.
PrüfspurWer hat wann was getan — die letzten 100 Vorgänge Ihrer Organisation. Diese Aufzeichnung lässt sich nicht ändern und nicht löschen: Die Datenbank verbietet es (GoBD), nicht nur die Oberfläche.
wird geladen …| Art | Zeitpunkt | Wer | Was | Woran |
|---|
Anleitungen
Kurz, konkret und in der richtigen Reihenfolge. Jeder Abschnitt erklärt: wofür das Werkzeug gut ist, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen und was Sie für einen sauberen, prüfsicheren Ablauf beachten sollten.
Tastaturkürzel: n neue Rechnung · / Suche · ? Anleitungen · Esc Dialog schließen
Erste Schritte — in 10 Minuten startklarDer empfohlene Weg für den Anfang, in der richtigen Reihenfolge
So richten Sie Saldy ein
- Steuerprofil vervollständigen (Einstellungen): Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN und Besteuerungsart. Diese Angaben landen auf jeder Rechnung und in ELSTER — einmal sauber eintragen, nie wieder anfassen.
- Rechnungsdesign anpassen (optional): Logo hochladen, Akzentfarbe wählen, persönlichen Schlusstext festlegen — Ihre Rechnungen tragen ab sofort Ihre Handschrift.
- Kontakte & Produkte anlegen: Ihre Stammkunden und wiederkehrende Leistungen als Vorlagen — dann ist jede neue Rechnung in Sekunden fertig.
- Erste Rechnung festschreiben: Kunde wählen, Positionen erfassen, Vorschau prüfen, festschreiben. Damit bekommt sie die fortlaufende Nummer und die E-Rechnung nach EN 16931.
- Bank verbinden & Ausgaben erfassen: Zahlungen zuordnen und Belege hochladen — damit füllen sich UStVA, EÜR und Auswertungen von selbst.
Das Prinzip dahinter
Saldy ist ein durchgehender Fluss: Jede festgeschriebene Rechnung und jede erfasste Ausgabe fließt automatisch in Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR, Auswertungen und den DATEV-Export. Sie erfassen alles genau einmal — den Rest leitet die Software her, prüfsicher und ohne Doppelarbeit.
Rechnungen & E-RechnungRechnungen festschreiben, geführt durch jeden Steuerfall
Wofür ist das?
Das Herzstück: Aus Kunde, Positionen und Steuerfall entsteht eine korrekte Rechnung — als PDF und als E-Rechnung nach EN 16931 (CII/ZUGFeRD und UBL). Beim Festschreiben wird der Beleg unveränderlich und bekommt eine lückenlose Nummer.
So gehen Sie vor
- Kunde & Steuerfall wählen — Regelbesteuert, § 19, § 13b, innergemeinschaftlich oder steuerfrei. Saldy führt Sie durch die Pflichtangaben.
- Positionen erfassen — Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz. Produkte lassen sich per Auswahl einfügen.
- Vorschau berechnen — Netto, USt je Satz und Bruttobetrag prüfen; fehlende Pflichtangaben werden angezeigt.
- Festschreiben & E-Rechnung — vergibt die fortlaufende Nummer, erzeugt das EN-16931-XML und sperrt den Beleg gegen Änderungen.
- Versenden — „Ansehen → Per E-Mail senden“: Empfänger (aus dem Kontakt vorgeschlagen), Betreff und Anschreiben stehen schon da und lassen sich ändern. Hinaus geht ein PDF mit eingebettetem E-Rechnungs-Datensatz plus das XML als eigene Datei. Jeder Versuch wird protokolliert — auch ein misslungener.
- Zahlung erfassen — in der Liste über „Zahlung“: Betrag und Tag des Geldeingangs. Vorgeschlagen wird der offene Rest; kommt das Geld in mehreren Schritten, erfassen Sie mehrere Zahlungen.
Gut zu wissen
- Korrektur nur per Storno — das Original bleibt erhalten, ein Gegenbeleg gleicht es aus.
- Rabatte: Je Position in Prozent, auf den ganzen Beleg in Prozent oder als Betrag. Ein Nachlass mindert die Bemessungsgrundlage und damit die Umsatzsteuer; ein Belegnachlass verteilt sich dabei auf die Steuersätze im Verhältnis ihrer Grundlagen. In der E-Rechnung ist er ein eigener Abschlag mit eigener Steuerkategorie (EN 16931 BG-20 / BG-27) — eine Position mit negativem Betrag wäre normwidrig und fiele bei der Prüfung durch.
- Teilzahlungen: Eine Rechnung ist nicht nur offen oder bezahlt. Jede Zahlung zählt mit ihrem eigenen Tag: Bei Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer anteilig mit der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 b UStG), in der EÜR zählt jeder Zufluss für sich (§ 11 EStG). Gemahnt und verzinst wird immer nur der Rest. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Skonto: Satz und Frist tragen Sie im Steuerprofil ein und je Rechnung ein; die Vereinbarung wird auf dem Beleg angekündigt — das ist Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG). Zieht der Kunde ihn innerhalb der Frist, mindern sich Entgelt und Umsatzsteuer im Zeitraum der Zahlung, nicht rückwirkend im Rechnungsmonat (§ 17 Abs. 1 UStG). Danach gezogen ist es kein Skonto, sondern eine Unterzahlung — sie bleibt offen. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Die Nummer kommt aus dem Nummernkreis. Welches Format eine festgeschriebene Rechnung bekommt, legen Sie unter Einstellungen → Nummernkreise fest: Muster, nächste Nummer und Jahreswechsel-Rücksetzung, je Belegart getrennt. Eine Nummer, die es schon gibt, wird nie ein zweites Mal ausgegeben — Saldy zählt weiter und sagt, was übersprungen wurde. Einmalig muss die Nummer sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG), lückenlos nicht; bereits festgeschriebene Belege behalten ihre Nummer für immer. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Für echte XRechnung an Behörden: Käufer-Referenz (Leitweg-ID), elektronische Adressen und Kontakt hinterlegen.
- Das steuerliche Original ist das XML — das PDF ist nur die lesbare Darstellung derselben Zahlen.
- ZUGFeRD ist eine Datei, nicht zwei. Ein PDF, in dem derselbe Datensatz eingebettet liegt: Menschen lesen das PDF, Programme lesen das XML darin. Saldy erzeugt diese hybride Datei serverseitig beim Herunterladen und beim Versand. In der Browser-Demo hier gibt es beides getrennt — „Drucken/PDF“ und „XML speichern“ —, weil ein Browser die PDF-Bytes nicht herausgibt.
- Fremdwährung: Wählen Sie die Währung und tragen Sie den Umrechnungskurs ein. Die Umsatzsteuer schulden Sie in Euro — sie steht deshalb zusätzlich in Euro auf der Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG; im XML BT-111). Maßgeblich ist der vom BMF monatlich veröffentlichte Durchschnittskurs (§ 16 Abs. 6 UStG) — Saldy ruft keine Kurse ab. Der Kurs wird mit dem Beleg festgeschrieben; Gewinn, UStVA, EÜR, BWA und DATEV rechnen damit in Euro. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
AngeboteDer Vorschlag, aus dem später ein Auftrag wird
Wofür ist das?
Der erste Schritt im Weg vom Vorschlag zur Forderung. Saldy rechnet genauso wie bei der Rechnung — was im Angebot steht, steht später auf der Rechnung, auf den Cent.
So gehen Sie vor
- Kunde, Gültigkeit und Steuerfall wählen — das Angebot bekommt seine eigene Nummer (AN-…).
- Positionen erfassen — so viele wie nötig, mit Menge, Einzelpreis, Nachlass und Steuersatz. Produkte lassen sich einfügen.
- Annehmen, wenn der Kunde zusagt: Daraus entsteht eine Auftragsbestätigung (AB-…) mit denselben Positionen und Summen.
Gut zu wissen
- Angebot und Auftrag sind keine Belege im steuerlichen Sinn. Sie bekommen keine fortlaufende Rechnungsnummer, keine Fälligkeit, keine Zahlungsbedingung und keinen Eintrag im Journal — und lassen sich deshalb auch ändern. Erst die festgeschriebene Rechnung zählt und ist unveränderlich.
- Der Steuerfall gehört schon ins Angebot: Bei Reverse-Charge oder innergemeinschaftlicher Lieferung ist die Summe eine andere als bei Regelbesteuerung. Wer das erst auf der Rechnung merkt, hat dem Kunden einen falschen Preis genannt.
- Nach Ablauf der Gültigkeit bindet das Angebot nicht mehr. Übernehmen lässt es sich trotzdem — der Kunde kann ja zugestimmt haben —, aber Saldy weist darauf hin, dass der Preis von damals nicht automatisch weitergilt.
AuftragsbestätigungenWas verbindlich vereinbart ist
Wofür ist das?
Mit der Annahme kommt der Vertrag zustande; die Auftragsbestätigung (AB-…) hält schriftlich fest, worauf sich beide Seiten geeinigt haben. Sie fordert kein Geld. Aus ihr entstehen mit einem Klick der Lieferschein und die Rechnung.
Gut zu wissen
- Die Auftragsbestätigung erbt die Summen des Angebots unverändert. Neu zu rechnen wäre falsch: Ein zwischenzeitlich geänderter Steuersatz ergäbe eine andere Summe als zugesagt.
- Abschlagsrechnungen schließen den Auftrag nicht. Er bleibt offen, bis die Schlussrechnung geschrieben ist — nur so ist die Kette bis zum Ende begehbar.
LieferscheineDer Beleg zur Ware — ohne Preise, mit Lagerabgang
Wofür ist das?
Der Lieferschein (LS-…) begleitet die Lieferung. Er entsteht aus einer Auftragsbestätigung, und die Rechnung entsteht anschließend aus ihm — abgetippt wird nichts.
Gut zu wissen
- Mit dem Lieferschein verlässt die Ware das Lager, nicht erst mit der Rechnung. Wer im März liefert und im April abrechnet, hätte sonst einen Monat lang einen Bestand, den es nicht mehr gibt. Die Rechnung aus einem Lieferschein bucht den Abgang deshalb nicht ein zweites Mal — und ein Storno bucht gegen den Beleg zurück, der ausgebucht hat.
- Ein Lieferschein trägt keine Preise: Er wird beim Empfänger im Wareneingang gelesen und vom Spediteur weitergereicht. Auf der Rechnung steht er als Nachweis des Leistungszeitpunkts (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Wiederkehrende RechnungenEinmal anlegen, jeden Termin abrechnen
Wofür ist das?
Für Kunden mit regelmäßiger Leistung — Wartung, Abo, Retainer. Sie legen Kunde, Leistung, Betrag und Rhythmus einmal fest; zum Termin entsteht daraus eine ganz normale Rechnung mit eigener fortlaufender Nummer und eigener E-Rechnung. Eine Serie ist eine Vorlage, kein Sammelbeleg.
So gehen Sie vor
- Serie anlegen — Kunde, Leistungsbezeichnung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerfall.
- Rhythmus und Start wählen. Das Startdatum bestimmt auch den Tag im Monat; ein Enddatum ist freiwillig.
- Fällige abrechnen — der Knopf erzeugt für jeden offenen Termin eine eigene, festgeschriebene Rechnung.
- Beenden, wenn der Vertrag ausläuft. Die Serie bleibt zum Nachschlagen stehen, die erzeugten Belege sowieso.
Gut zu wissen
- Nichts läuft heimlich. Abgerechnet wird auf Knopfdruck. Ein Zeitplan, der nachts von selbst Rechnungen verschickt, gehört auf einen Server — nicht in den Browser. Eine Rechnung, die ohne Zutun hinausgeht, hat niemand geprüft.
- Liegen mehrere Termine zurück, entsteht für jeden eine eigene Rechnung — und keiner wird zweimal abgerechnet.
- Der 31. Januar plus ein Monat ist der 28. Februar, nicht der 3. März. Danach geht es wieder auf den 31.
- Preis- oder Steueränderungen gelten ab der nächsten Ausführung; festgeschriebene Belege bleiben unverändert.
Ausgaben & BelegeBelege erfassen, Vorsteuer im Griff, Originale mit Prüfsumme archiviert
Wofür ist das?
Betriebsausgaben erfassen — mit Kategorie und Vorsteuer. Das Original legen Sie unter Belege & Archiv ab, wo es an seiner Prüfsumme wiederfindbar bleibt. Die Ausgaben fließen in UStVA und EÜR ein.
So gehen Sie vor
- E-Rechnung einlesen — XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF hierher ziehen. Aussteller, Rechnungsnummer, Datum, Netto und Vorsteuer werden ausgelesen und vorgelegt, übernommen wird erst auf Knopfdruck.
- Oder Beleg hochladen (PDF/JPG/PNG) beziehungsweise die Ausgabe manuell anlegen. Ein Beleg ohne E-Rechnungs-Datensatz öffnet das Prüf-Fenster (siehe unten) statt still einen Entwurf anzulegen.
- Lieferant, Datum, Netto und Vorsteuersatz prüfen.
- Speichern — die Vorsteuer wird verbucht, das Original bleibt mit Prüfsumme erhalten.
Das Prüf-Fenster: erst sehen, dann buchen
Ein abfotografierter Tankbeleg oder ein gewöhnliches Rechnungs-PDF trägt keinen strukturierten Datensatz. Saldy legt daraus deshalb nicht blind eine Ausgabe an, sondern legt Ihnen den Beleg vor: links das Dokument in voller Größe, rechts die Felder — Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Kategorie, Kostenstelle, Steuerfall und Steuersatz. Niemand soll eine Zahl eintragen, die er gerade nicht sehen kann.
- Text lesen lassen. In der angemeldeten Anwendung liest der Server den Belegtext — ein PDF mit Textebene direkt aus der Datei, einen Scan oder ein Foto über Texterkennung. In der reinen Browser-Demo gibt es keinen Server; das Fenster schreibt das oben hin, und die Felder tragen Sie selbst ein.
- Betrag eintragen — netto oder brutto. Ein Schalter sagt, welche der beiden Zahlen Sie getippt haben. Darunter läuft die Aufteilung „Netto · USt · Brutto“ bei jedem Tastendruck mit. Bei eigener Steuerschuld gibt es kein Brutto: Der Lieferant berechnet keine Steuer, der Schalter ist gesperrt, und die Zeile sagt, dass Sie dem Lieferanten nur das Netto zahlen.
- Steuerfall bestätigen. Vorgeschlagen wird er aus der USt-IdNr. des Lieferanten und der Frage, ob überhaupt Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Ist der Vorschlag unsicher, erscheint er als Warnung statt als Hinweis.
- Übernehmen. Das Original wandert ins Archiv, die Ausgabe in die Liste — und Saldy fragt anschließend, ob ein passender Abgang auf einem Ihrer Konten dazugehört.
Eine bestehende Ausgabe öffnen Sie im selben Fenster: Ein Klick auf ihre Zeile in der Liste zeigt links das Original aus dem Archiv und rechts die gespeicherten Werte. Die Änderung ersetzt den Eintrag; ein zweiter entsteht nicht.
Häufige Fehler
- Denselben Beleg zweimal buchen. Das zieht die Vorsteuer zweimal, und auffallen würde es frühestens bei der Prüfung. Saldy erkennt die Dublette an der Rechnungsnummer, sonst an Lieferant, Datum und Betrag zusammen: Der Übernehmen-Knopf wird rot und nennt den bereits erfassten Beleg. Eine stornierte Erfassung gilt dabei nicht als Dublette — ihre Gegenbuchung hat die Vorsteuer ja wieder ausgebucht.
- Den unsicheren Steuerfall stehen lassen. Bleiben Steuerfall und Satz unberührt, obwohl der Vorschlag als unsicher markiert war, geht die Ausgabe bewusst mit dem Vermerk „zu prüfen“ ein statt als erledigt. Was hier falsch steht, steht später in der Voranmeldung. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Den Stapel abbrechen und die Belege verlieren. Laden Sie zehn Dateien auf einmal hoch, führt Sie das Fenster mit „Beleg 3 von 10“ hindurch. Wer nicht alle einzeln prüfen will, legt den Rest mit einem Knopf als Entwurf „zu prüfen“ an — Betrag und Steuerfall fehlen dann noch, die Originale liegen aber vollständig im Archiv.
Gut zu wissen
- E-Rechnungen empfangen ist Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — ohne Übergangsfrist und unabhängig davon, ob es selbst schon elektronisch fakturiert. Saldy liest beide Formate: CII (ZUGFeRD/Factur-X, auch aus dem PDF heraus) und UBL (XRechnung). Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Gelesen heißt nicht geglaubt. Saldy rechnet die Summenregeln der Norm nach — Steuersätze gegen Bemessungsgrundlagen, Netto plus Steuer gegen den Rechnungsbetrag, Rechnungsbetrag abzüglich Anzahlungen gegen den Zahlbetrag — und sagt in Klartext, was nicht aufgeht. Eine Rechnung mit unstimmigen Summen wird als „zu prüfen“ übernommen, nicht als erledigt: Sie ist keine Grundlage für den Vorsteuerabzug. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Gleiche Belege werden erkannt und nicht doppelt abgelegt (inhaltsadressiert).
- Zahlungen aus der Bank lassen sich direkt als Ausgabe erfassen — die Vorsteuer wird herausgerechnet.
- Für die EÜR zählt der Abfluss (§ 11 EStG): Eine offene Eingangsrechnung mindert den Gewinn noch nicht. Bezahlt wird sie im Bankabgleich; eine Teilzahlung wirkt anteilig. Belege aus der Zeit vor dieser Umstellung gelten als bezahlt am Belegdatum — an ihren Zahlen ändert sich nichts. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Neue AusgabeBeleg links, Angaben rechts — Entwurf oder fertigstellen
Wofür ist das?
Die Seite, auf der ein Beleg zur Buchung wird. Links laden Sie ihn hoch oder ziehen ihn hinein und sehen ihn in voller Größe; rechts stehen Details (Belegnummer, Belegdatum, Lieferant, Fälligkeit) und Buchhaltung (Kategorie oder Konto, Umsatzsteuer, Betrag, Positionen). Derselbe Aufbau erfasst über den Umschalter oben auch eine Einnahme — dieselben Felder, nur heißt „Lieferant“ dort „Kunde“.
So gehen Sie vor
- Beleg hineinziehen. Trägt die Datei einen E-Rechnungs-Datensatz, werden Aussteller, Nummer, Datum und Beträge daraus übernommen — abgeschriebene Zahlen sind die häufigste Fehlerquelle.
- Belegnummer eintragen. Sie ist Pflicht, aber freier Text: „Eigenbeleg Tankstelle 14.03.“ ist eine gültige Nummer.
- Kategorie oder Konto suchen. Ein einziges Feld durchsucht Stichwörter, Kategorien und den ganzen Kontenrahmen: „Tanken“ findet Fahrzeugkosten, „4930“ findet das Konto direkt.
- Betrag eintragen — netto oder brutto, je Position umschaltbar. Mehrere Positionen trennen 19 % und 7 % auf einem Beleg.
- Fertigstellen — oder als Entwurf speichern, wenn noch etwas fehlt.
„Zu klären“ — und warum das kein Makel ist
Saldy schlägt den Steuerfall aus dem Beleg vor. Gibt der Beleg keinen eindeutigen Befund her, sagt Saldy das offen, fordert Sie zur eigenen Prüfung auf und markiert den Beleg als „zu klären“. Ein solcher Beleg bleibt Entwurf und lässt sich nicht fertigstellen: Was hier falsch steht, steht später in der Voranmeldung. Dasselbe gilt für eine Fremdwährung ohne Kurs — Saldy rät keinen.
Fremdwährung
Am Beleg werden Betrag, Währung, verwendeter Kurs und Kursquelle gespeichert, nicht nur der umgerechnete Euro-Betrag: Ohne den festgehaltenen Kurs ist die Buchung später nicht nachvollziehbar (GoBD). Für die Umsatzsteuer gelten die monatlichen Durchschnittskurse des BMF (§ 16 Abs. 6 UStG), für die Gewinnermittlung der Kurs am Tag des Abflusses — das können zwei verschiedene Zahlen sein. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Gut zu wissen
- Eine neu erfasste Ausgabe ist offen, nicht bezahlt. Zur Betriebsausgabe wird sie erst mit dem Abfluss (§ 11 EStG) — im Bankabgleich.
- Ab 800 € netto weist Saldy darauf hin, dass es sich um ein abzuschreibendes Wirtschaftsgut handeln könnte.
- Kostenstellen bleiben und gehen als KOST1 in den DATEV-Export. Tags daneben sind der lockere Ersatz für alles, was keine Kostenstelle rechtfertigt.
ZeiterfassungArbeitszeit festhalten und daraus die Rechnung schreiben
Wofür ist das?
Für alle, die nach Aufwand abrechnen. Sie halten Arbeitszeit je Kunde, Projekt und Tätigkeit fest und übernehmen sie später als Positionen in einen Rechnungsentwurf — ohne die Stunden am Monatsende noch einmal zusammenzusuchen.
So gehen Sie vor
- Zeit eintragen — Datum, Kunde, Projekt, Tätigkeit, Dauer. Die Dauer können Sie als
1:30, als1,5oder als90mangeben. - Abrechenbar oder intern entscheiden. Interne Zeiten zählen in der Auswertung mit, gehen aber nie auf einen Beleg.
- Kunden auswählen und auf In Rechnung übernehmen klicken — die offenen Zeiten werden nach Projekt und Tätigkeit zusammengefasst.
- Rechnung festschreiben — erst damit bekommen die Zeiten ihre Rechnungsnummer und gelten als abgerechnet.
Gut zu wissen
- Abgerechnet wird auf Hundertstelstunden gerundet (0,01 h = 36 Sekunden). Dieselbe Rundung gilt in der Tabelle, im CSV und auf der Rechnung — so stimmen die Summen überein.
- Solange die Rechnung nur ein Entwurf ist, lässt sich die Übernahme zurücknehmen. Nach dem Festschreiben nicht mehr — dann steht die Leistung auf einem unveränderlichen Beleg.
- Den üblichen Stundensatz hinterlegen Sie im Steuerprofil; je Eintrag lässt sich ein anderer angeben.
- Das ist eine Vorstufe der Rechnung, keine Arbeitszeiterfassung nach § 16 ArbZG für Angestellte. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
BankUmsätze abrufen und Zahlungen zuordnen
Wofür ist das?
Kontoumsätze automatisch per PSD2 abrufen oder als CSV einlesen, eingehende Zahlungen offenen Rechnungen zuordnen und Abbuchungen als Ausgabe erfassen. Beim Zuordnen wird das Datum des Umsatzes als Zahlungseingang festgehalten — daran hängen Ist-Versteuerung und EÜR.
So gehen Sie vor
- Konto verbinden (Demo: „Demo-Konto verbinden") oder den CSV-Export aus dem Online-Banking einlesen — auch mit Vorspann, fremden Spaltennamen und getrennter Soll/Haben-Spalte.
- Eingang zuordnen — Saldy schlägt die passende offene Rechnung vor: über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, sonst über den offenen Betrag. Gebucht wird, was wirklich eingegangen ist.
- Ausgang erfassen — Abbuchungen als Betriebsausgabe übernehmen, Vorsteuer wird herausgerechnet.
Mehrere Konten — Bank, PayPal, Stripe
Geld kommt selten nur über die Bank. Deshalb stehen die Konten hier gleichberechtigt nebeneinander: Bankkonto, PayPal, Stripe und ein selbst geführtes Konto für alles, was sonst nirgends hingehört. Jedes hat seinen eigenen Umsatzbestand, seinen eigenen Saldo und seinen eigenen CSV-Import; darüber steht die Summe über alle Konten. Der Schutz gegen doppelt eingelesene Umsätze gilt bewusst je Konto: Derselbe Betrag am selben Tag kann auf zwei Konten zwei ganz verschiedene Vorgänge sein.
Viele Zeilen auf einmal: Kästchen in der ersten Spalte anklicken, mit gedrückter Umschalttaste einen ganzen Bereich wählen oder mit Maus beziehungsweise Finger über die Spalte ziehen. Die Auswahlleiste bietet dann an, alles mit einem gemeinsamen Steuersatz als Ausgabe zu buchen oder als Umbuchung zu markieren. Die Auswahl bleibt beim Wechsel des Kontos bestehen — genau das braucht eine Umbuchung, deren zwei Hälften auf zwei Konten liegen.
Umbuchungen zwischen eigenen Konten (Geldtransit)
Zahlt PayPal oder Stripe an Ihr Bankkonto aus, ist das kein Umsatz, sondern eine Umbuchung zwischen Ihren eigenen Konten. Saldy erkennt solche Paare an entgegengesetzten Vorzeichen, nahezu gleichem Betrag, wenigen Tagen Abstand und zwei verschiedenen Konten — und schlägt sie zur Bestätigung vor. Nennt der Verwendungszweck eine offene Rechnungsnummer, wird die Zeile gar nicht erst vorgeschlagen. Gebucht wird nie von selbst: Eine automatisch als Umbuchung verbuchte echte Kundenzahlung wäre fehlender Umsatz, und fehlender Umsatz fällt niemandem auf. Bestätigte Zeilen zählen weiter in den Saldo — geflossen ist das Geld ja —, lassen sich aber nicht mehr als Zahlung oder Ausgabe buchen.
Häufige Fehler
- Die PayPal-Auszahlung noch einmal als Einnahme buchen. Der häufigste und teuerste Fehler beim Kontenabgleich. Die einzelnen Verkäufe bei PayPal waren bereits die Betriebseinnahme; die Auszahlung schiebt dasselbe Geld nur auf ein anderes eigenes Konto. Wer sie zusätzlich als Einnahme erfasst, hat denselben Umsatz zweimal in EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und BWA stehen — und meldet Umsatzsteuer auf einen Betrag an, dem gar kein zweiter Umsatz gegenübersteht. Markieren Sie das Paar als Umbuchung, statt eine der beiden Zeilen zu löschen: Gelöscht fehlte sie im Auszug, markiert bleibt der Geldfluss nachvollziehbar. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Nur eine Hälfte markieren. Eine Umbuchung braucht mindestens zwei Zeilen auf zwei verschiedenen Konten, und die Beträge müssen aufgehen. Bleibt ein Rest, sagt Saldy, wie hoch er ist, statt eine halbe Umbuchung anzulegen — meist fehlt dann die Gegenbuchung auf dem anderen Konto.
- Eine echte Kundenzahlung wegdrücken. Ein Vorschlag ist nur ein Vorschlag. „Nein, das ist echter Umsatz“ löst die ganze Gruppe wieder und hält den Vorschlag künftig fern; über die Karte lassen sich alle Ablehnungen auch wieder zulassen, falls jemand zu schnell geklickt hat.
Gut zu wissen
- Erneuter Abruf dedupliziert — bereits bekannte Umsätze tauchen nicht doppelt auf.
- Beleg zuerst, Bankumsatz danach. Speichern Sie unter Ausgaben einen Beleg, sucht Saldy auf allen Konten nach einem passenden Abgang und bietet die Verknüpfung an. Verknüpfen bucht nicht noch einmal — die Ausgabe steht bereits, der Umsatz bekommt nur den Vermerk. Ohne ihn bliebe er als „offen“ stehen und ließe sich später versehentlich ein zweites Mal als Ausgabe erfassen.
- Weniger als die Rechnung? Dann bleibt der Rest offen und wird weiter überwacht — die Rechnung wird nicht auf „bezahlt" gesetzt. Entspricht der Eingang aber genau dem um Skonto geminderten Betrag und liegt er in der Skontofrist, erkennt Saldy den Abzug und gleicht den Beleg damit aus, statt 2 % ewig anzumahnen.
- Ein Widerruf der Kontoverbindung zieht die Einwilligung auch beim Anbieter zurück.
MahnwesenÜberfälliges in Stufen anmahnen
Wofür ist das?
Offene, überfällige Rechnungen strukturiert nachverfolgen: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung — jeweils mit PDF an den Kunden und einem Protokoll, das nur fortgeschrieben wird.
So gehen Sie vor
- Überfällige öffnen — die Liste zeigt Betrag und Tage seit Fälligkeit.
- Stufe auslösen — die nächste Eskalationsstufe wird vorgeschlagen.
- Versenden — das Schreiben geht an den Kunden, der Vorgang wird protokolliert.
Gut zu wissen
- Der Beleg selbst bleibt unverändert — nur das Mahnprotokoll wächst.
- Verzugszinsen/Mahngebühren bewusst manuell (rechtlich sauber).
AnlagevermögenAbschreibung, geringwertige Güter und der Abgang
Wofür ist das?
Was länger als ein Jahr genutzt wird, ist keine Ausgabe des Anschaffungsjahres, sondern wird über die Nutzungsdauer verteilt. Saldy ordnet anhand der Kosten selbst ein und rechnet die Abschreibung monatsgenau — sie fließt in EÜR und BWA.
So gehen Sie vor
- Wirtschaftsgut aufnehmen — Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Nettokosten und Nutzungsdauer nach den amtlichen AfA-Tabellen.
- Nichts weiter tun: Die Abschreibung des laufenden Jahres steht im Verzeichnis und wirkt automatisch auf den Gewinn.
- Abgang erfassen, wenn es ausscheidet — verkauft, ins Privatvermögen entnommen oder verschrottet.
Gut zu wissen
- Bis 250 € netto sofort Aufwand; über 250 bis 800 € geringwertiges Wirtschaftsgut mit Sofortabschreibung (§ 6 Abs. 2 EStG); darüber linear über die Nutzungsdauer, im Anschaffungsjahr erst ab dem Anschaffungsmonat (§ 7 Abs. 1 EStG). Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Ein ausgeschiedenes Gut wird nicht gelöscht. Seine Abschreibung der Vorjahre steht in Erklärungen, die längst abgegeben sind — es verschwinden zu lassen, änderte die Vergangenheit. Stattdessen bekommt es ein Abgangsdatum: Bis dahin wird abgeschrieben, danach nicht mehr, und der Restbuchwert geht im Abgangsjahr auf einmal ab (§ 4 Abs. 3 Satz 4 EStG). Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Der Verkauf ist ein steuerpflichtiger Umsatz — auch der des alten Firmenwagens. Saldy legt Ihnen dafür einen Rechnungsentwurf an, statt eine Einnahme zu erfinden: So laufen Erlös und Umsatzsteuer denselben Weg wie alles andere. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Die Sammelposten-Variante (Pool-Abschreibung über fünf Jahre) ist bewusst nicht eingebaut: Sie ist ein Wahlrecht, das einheitlich für alle Güter eines Jahres gelten muss.
Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)Zahllast aus den Belegen, direkt für ELSTER
Wofür ist das?
Die UStVA fasst Ihre Umsatzsteuer (aus Rechnungen) und Vorsteuer (aus Ausgaben) für einen Zeitraum zusammen und bildet sie auf die amtlichen ELSTER-Kennzahlen ab.
So gehen Sie vor
- Zeitraum wählen — die Leiste zeigt Monate oder Quartale, je nachdem, was unter Einstellungen als Voranmeldungszeitraum eingestellt ist. Über „Ansicht“ lässt sich die Einteilung zum Nachsehen frei auf Monate, Quartale oder das ganze Jahr umstellen (siehe unten).
- Kennzahlen prüfen — steuerpflichtige Umsätze, USt, abziehbare Vorsteuer, Zahllast.
- Frist ablesen. Über der Tabelle steht, bis wann Abgabe und Zahlung laufen — mit Wochenend- und Feiertagsverschiebung.
- XML herunterladen und in Mein ELSTER hochladen — Anleitung unter UStVA für Mein ELSTER. Saldy übermittelt nicht selbst.
- Abgabe festhalten. Nach dem Absenden beim Finanzamt einmal auf Als abgegeben festhalten — danach fällt jede spätere Änderung auf.
Ansicht umschalten: Monat, Quartal, Jahr
Oben rechts lässt sich die Einteilung der Anzeige frei wählen — unabhängig von dem Voranmeldungszeitraum, der in den Einstellungen steht. Wer vierteljährlich abgibt, darf sich trotzdem den einzelnen Monat ansehen, um zu verstehen, welcher der drei die Zahllast getrieben hat. Die gewählte Periode wandert mit: Aus dem dritten Quartal wird der Juli, aus dem August wieder das dritte Quartal.
Weicht die Ansicht vom eingestellten Rhythmus ab, steht das über der Tabelle und Als abgegeben festhalten ist mit Absicht gesperrt. Eine Abgabe wird immer gegen einen bestimmten Zeitraum festgehalten; bei Monatsansicht und vierteljährlicher Abgabe entstünde sonst ein Eintrag für ein Quartal, das Sie nie angesehen haben. Aus demselben Grund wird in einer abweichenden Einteilung die Sondervorauszahlung nicht angerechnet — den letzten Voranmeldungszeitraum, auf den sie gehört, gibt es dort nicht. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
„Warum steht da diese Zahl?“ — die Aufschlüsselung
Jede gerechnete Zahl in der Tabelle ist ein Knopf. Ein Klick öffnet die Liste der Belege, die im gewählten Zeitraum in genau diese Kennzahl gelaufen sind: Datum, Beleg, Bemessungsgrundlage und Steuer, nach Datum sortiert — so fällt der Beleg im falschen Zeitraum als erster auf. Die Summe im Fuß der Liste ist auf den Cent dieselbe Zahl wie die in der Tabellenzeile, denn beide kommen aus derselben Rechnung. Ein Klick auf eine Zeile führt direkt zum Beleg, in die Rechnungen, die Ausgaben, das Kassenbuch oder das Anlagevermögen.
Dasselbe gilt für die drei Zahlen der EÜR-Karte weiter unten und für die Anlage EÜR. Eine Ausnahme gibt es: Hinter der Anrechnung der Sondervorauszahlung steht kein Beleg — sie ist gerechnet, nicht gebucht. Der Dialog sagt das ausdrücklich, statt eine leere Tabelle zu zeigen.
Gut zu wissen
- Storni und Vorsteuer wirken automatisch auf die richtigen Kennzahlen.
- Reverse-Charge steht mit beiden Seiten da. Die selbst geschuldete Steuer erscheint in den Kennzahlen 46, 84, 89 und 93; die Zeile sagt dazu, dass Sie sie selbst schulden. Ihr Abzug in den Kennzahlen 61 und 67 wird als eigene „davon“-Zeile unter der abziehbaren Vorsteuer ausgewiesen. Vorher war die Belastung sichtbar und ihr Abzug nicht — Reverse-Charge sah dadurch nach einer zusätzlichen Zahlung aus, obwohl bei Vorsteuerabzugsberechtigung unterm Strich null herauskommt. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Vorsteuer aus dem Kassenbuch zählt in Kennzahl 66 mit. Früher lief sie nur in die Gesamtsumme der abziehbaren Vorsteuer; in der amtlichen Anmeldung stand in Kennzahl 66 dann ein zu niedriger Betrag. Eine Probe unter der Tabelle schlägt an, falls 66, 61 und 67 zusammen einmal nicht die abziehbare Vorsteuer ergeben. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Kennzahlen ohne Wert werden nicht gezeigt — wie in der amtlichen Anmeldung auch. Liegt Reverse-Charge im Jahr vor, nur nicht im angesehenen Zeitraum, nennt Saldy den Monat oder das Quartal, in dem die Zeilen zu finden sind, statt sie kommentarlos wegzulassen.
- Auch das, was Sie selbst schulden, gehört hinein. Eine Rechnung von Google, Meta oder AWS weist keine Umsatzsteuer aus — bei Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers schuldet sie der Empfänger (§ 13b UStG), bei Waren aus der EU der Erwerber (§ 1a UStG). Erfassen Sie sie unter Ausgaben mit dem passenden Steuerfall, stehen Bemessungsgrundlage und Steuer in den Kennzahlen 46/47, 84/85 oder 89/93 — und werden, wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, im selben Zeitraum wieder abgezogen. Unterm Strich null, anzumelden trotzdem. Kleinunternehmer schulden sie ohne Abzug und geben allein deswegen eine Voranmeldung ab — § 19 befreit nicht von § 13b. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Monatlich oder vierteljährlich? Das richtet sich nach der Zahllast des Vorjahres (§ 18 Abs. 2 UStG): über 9.000 € monatlich, darunter vierteljährlich, unter 2.000 € kann das Finanzamt von der Voranmeldung befreien. Saldy rechnet die Vorjahreszahllast aus Ihren Belegen aus und sagt unter der Leiste, was daraus folgt — eingestellt wird nichts von selbst, denn maßgeblich ist die Mitteilung des Finanzamts. Im Gründungsjahr gelten eigene Regeln. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Kleinunternehmer nach § 19 geben keine UStVA ab — die Ansicht zeigt dann 0-Werte.
- Soll oder Ist: Bei Soll-Versteuerung entsteht die Steuer mit der Leistung, bei genehmigter Ist-Versteuerung erst mit der Zahlung (§ 20 UStG). Die Voranmeldung rechnet danach; offene Rechnungen bleiben bei „Ist“ außen vor.
- Eine abgegebene Anmeldung ändert sich nicht mehr — die Belege schon. Trifft im Mai eine Eingangsrechnung vom März ein, ändert sich die errechnete Zahl für das erste Quartal, die abgegebene aber nicht. Deshalb hält Saldy beim Festhalten einen Abzug aller Kennzahlen fest und vergleicht ihn fortan: Weicht etwas ab, steht es über der Tabelle — mit Betrag, Richtung und der betroffenen Kennzahl. Verglichen wird jede Kennzahl, nicht nur die Zahllast, denn eine Umbuchung von 19 auf 7 Prozent kann die Zahllast unberührt lassen und die Anmeldung trotzdem falsch machen. Wer eine Unrichtigkeit erkennt, muss sie unverzüglich anzeigen und berichtigen (§ 153 Abs. 1 AO). Eine Berichtigung löst die vorige Fassung ab und löscht sie nicht — beide bleiben in der Liste. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Die Frist ist der zweite Teil der Zahl. Abzugeben und zu zahlen ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG). Fällt er auf Samstag, Sonntag oder einen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO) — Saldy rechnet Ostern und die daran hängenden Feiertage aus und nennt das Datum, das wirklich gilt. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Dauerfristverlängerung: Auf Antrag gibt das Finanzamt einen Monat mehr — für Abgabe und Zahlung (§ 46 UStDV). Wer monatlich anmeldet, leistet dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV), fällig bis zum 10. Februar. Sie ist keine zusätzliche Steuer: In der Voranmeldung für Dezember wird sie wieder angerechnet (§ 48 Abs. 4 UStDV), und über das Jahr hebt sie sich auf. Bei vierteljährlicher Abgabe entfällt sie. Den Antrag selbst stellen Sie über ELSTER (Vordruck USt 1 H); Saldy rechnet den Betrag aus, stellt ihn aber nicht. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Kleinunternehmer-Grenzen: 25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr. Wird die zweite Grenze unterjährig gerissen, endet die Regelung sofort — bereits der Umsatz, mit dem sie überschritten wurde, ist regelbesteuert. Die Ansicht warnt ab achtzig Prozent. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Zusammenfassende MeldungDie zweite Meldung, an die zweite Behörde, zum zweiten Termin
Wofür ist das?
Wer in die EU liefert oder dort steuerpflichtige Leistungen erbringt, gibt neben der Voranmeldung eine Zusammenfassende Meldung ab — an das Bundeszentralamt für Steuern, nicht ans Finanzamt (§ 18a UStG). Darin stehen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern Ihrer Abnehmer und das Entgelt in vollen Euro. Der Fiskus gleicht sie europaweit mit den Erwerbsmeldungen der Gegenseite ab; nur die Voranmeldung abzugeben, erfüllt die Pflicht nicht.
So gehen Sie vor
- Zeitraum prüfen. Saldy ermittelt ihn aus Ihren Lieferungen: monatlich, sobald sie in einem der betrachteten Quartale über 50.000 € lagen, sonst vierteljährlich. Freiwillig monatlich ist zulässig.
- Zeilen durchsehen. Je USt-IdNr. und Art eine Zeile, mit den Belegnummern dahinter.
- Abgleich lesen. Was hier von der Voranmeldung abweicht, fragt sonst das Finanzamt nach.
- Übermitteln. Über das BZSt-Onlineportal oder ELSTER — Saldy bereitet auf, sendet aber nicht. Die CSV-Datei nimmt Ihnen das Zusammenzählen ab.
Gut zu wissen
- Der Termin ist ein anderer als bei der Voranmeldung: der 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums. Und — das übersieht fast jeder — eine Dauerfristverlängerung gilt dafür nicht (§ 18a Abs. 11 Satz 1 UStG). Wer beide Meldungen für dasselbe hält, gibt die ZM einen Monat zu spät ab. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Ohne gültige USt-IdNr. des Abnehmers gibt es nichts zu melden — und keine Steuerbefreiung: Sie ist seit 2020 materielle Voraussetzung für die innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Saldy prüft Muster und, bei deutschen Nummern, die Prüfziffer und markiert die Zeile. Verlassen kann man sich nur auf die qualifizierte Bestätigung des BZSt (§ 18e UStG). Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Gemeldet wird das Entgelt, nicht die Zahlung. Die ZM folgt der Rechnung, auch bei Ist-Versteuerung — sie ist keine Steueranmeldung. Deshalb kann sie von der Voranmeldung abweichen, ohne dass ein Fehler vorliegt; der Abgleich sagt, welcher Grund infrage kommt.
- Ist nichts zu melden, ist auch keine Meldung abzugeben. Saldy sagt das ausdrücklich, statt eine leere Zeile anzubieten.
- Beträge werden auf volle Euro abgerundet. Die Differenz zur Voranmeldung entsteht genau dadurch und wird ausgewiesen, statt sie zu verstecken. Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte kennt Saldy nicht — sie brauchen ein eigenes Kennzeichen und eine eigene Prüfung, und ein halb gebautes wäre schlimmer als keines. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Umsatzsteuer-JahreserklärungDas Jahr abrechnen: Soll gegen bereits vorangemeldet
Wofür ist das?
Die Voranmeldung ist eine Abschlagszahlung, die Jahreserklärung die Abrechnung darüber. Vorangemeldet wird monatlich oder vierteljährlich, festgesetzt wird für das Jahr — wer im Dezember eine Rechnung storniert, deren Steuer er im März abgeführt hat, bekommt genau hier sein Geld zurück.
So gehen Sie vor
- Jahr wählen. Die Kennzahlen entstehen aus denselben Belegen wie die Voranmeldung — festgeschriebene Rechnungen, Bargeschäfte, Ausgaben.
- Vorauszahlungen eintragen. Was Sie tatsächlich vorangemeldet und gezahlt haben, steht auf Ihrem Kontoauszug. Errechnete Werte übernehmen füllt die Felder als Ausgangspunkt — prüfen müssen Sie sie.
- Ergebnis ablesen. Jahresschuld minus Vorauszahlungen ergibt die Abschlusszahlung oder Ihre Erstattung.
- Übertragen oder weitergeben. Übersicht anzeigen erzeugt eine druckbare Aufstellung, CSV eine Datei für die Kanzlei.
Gut zu wissen
- Beträge aus Abschlagsrechnungen sind in der Schlussrechnung wieder abgezogen — sonst stünde derselbe Umsatz zweimal in der Erklärung.
- Rechnungen in fremder Währung gehen mit dem Kurs des Belegs in Euro ein.
- Das ist eine Vorbereitung, kein amtliches Formular. Die Jahreserklärung kennt weitere Zeilen — unentgeltliche Wertabgaben, Vorsteuerberichtigungen nach § 15a UStG. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Übermittelt wird nichts. Für die Jahreserklärung gibt es auch keinen XML-Upload — sie wird in Mein ELSTER erfasst oder von Ihrer Kanzlei abgegeben. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Anlage EÜREinnahmen minus Ausgaben = Gewinn
Wofür ist das?
Die Einnahmenüberschussrechnung ermittelt Ihren steuerlichen Gewinn aus Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben — den amtlichen Zeilen zugeordnet, bereit für ELSTER.
So gehen Sie vor
- Rechnungen festschreiben und Ausgaben erfassen — mehr ist für die Datengrundlage nicht nötig.
- Unter Anlage EÜR das Ergebnis prüfen (Einnahmen, Ausgaben, Überschuss). Der Bereich steht in der Seitenleiste unter „Auswertungen“ — nicht mehr unter „Steuer“, denn die EÜR ist eine Gewinnermittlung und keine Umsatzsteuersache.
- Die Zahlen in Mein ELSTER übertragen — für die Anlage EÜR gibt es keinen Importweg. Für die Voranmeldung schon: UStVA für Mein ELSTER.
Hinter jeder Zahl steht eine Belegliste
Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben und der Gewinn sind anklickbar. Ein Klick öffnet alle Belege, die im gewählten Jahr zugeflossen beziehungsweise abgeflossen sind (§ 11 EStG) — mit Datum, Bezeichnung und Betrag; die Summe im Fuß ist genau der Betrag aus der Zeile darüber. Beim Gewinn stehen Einnahmen und Ausgaben in einer Liste, die Ausgaben mit umgekehrtem Vorzeichen: Nur so ergibt die Summe wirklich den Gewinn. Ein Klick auf eine Zeile führt zum Beleg selbst.
Dieselben Zahlen stehen als Karte auch im Bereich Umsatzsteuer, direkt neben der Voranmeldung — beide entstehen aus denselben Belegen. Es ist eine Rechnung an zwei Orten, nicht zwei Rechnungen nebeneinander. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
UStVA für Mein ELSTERXML erzeugen — abgeben tun Sie selbst
Wofür ist das?
Saldy erstellt die Voranmeldung und legt sie als XML-Datei ab, die Mein ELSTER direkt einliest. Übermittelt wird sie von Ihnen, im Portal, mit Ihrem Zugang. Der Grund ist keine Bequemlichkeit: Den Zugang zur Finanzverwaltung hat der Staat nur über die amtliche Bibliothek ERiC eröffnet (§ 87a Abs. 1 AO), und die bekommt nur, wer als Hersteller registriert ist und eine Hersteller-ID besitzt. Saldy ist das noch nicht. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
So gehen Sie vor
- Steuernummer und Bundesland im Steuerprofil hinterlegen — daraus entsteht die 13-stellige Steuernummer, die ELSTER verlangt.
- Zeitraum wählen unter Umsatzsteuer und die Kennzahlen prüfen.
- XML herunterladen — unter UStVA für Mein ELSTER oder direkt im Steuerbereich.
- In Mein ELSTER hochladen, das Formular prüfen und dort authentifiziert absenden.
- Transferticket aufbewahren und die Abgabe unter „Umsatzsteuer“ festhalten.
Gut zu wissen
- Die Datei enthält nur den Nutzdaten-Teil (
<Anmeldungssteuern>) im Zeichensatz ISO-8859-15 — genau das, was der Upload erwartet. Ein TransferHeader mit Hersteller-ID gehört nicht hinein. - Mein ELSTER prüft die Datei beim Hochladen und zeigt Fehler an. Die verbindliche Schema-Fassung liegt hinter dem ELSTER-Entwicklerzugang — sehen Sie sich die erste Datei im Portal deshalb genau an. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Für die Zusammenfassende Meldung und die USt-Jahreserklärung gibt es diesen Upload nicht — die werden im Portal erfasst.
LagerBestände, Zugänge und was beim Verkauf abgeht
Wofür ist das?
Für alle, die Ware verkaufen statt Stunden. Sie sehen, was da ist, was unter den Mindestbestand gefallen ist und was das Lager wert ist. Der Bestand wird dabei nicht gespeichert, sondern aus allen Bewegungen gerechnet — wie der Kassenbestand aus den Kassenbuchungen.
So gehen Sie vor
- Produkt als Lagerartikel anlegen — unter Produkte „Lagerartikel“ auf ja setzen, dazu Einstandspreis und Mindestbestand.
- Wareneingang buchen, sobald geliefert wird. Der eingetragene Einstandspreis gilt ab dann für den Lagerwert.
- Verkaufen wie immer. Fügen Sie das Produkt über „Produkt einfügen“ in eine Rechnung ein, geht die Ware beim Festschreiben automatisch ab — und beim Storno wieder zu.
- Nach dem Zählen: Inventur buchen. Sie tragen den gezählten Bestand ein, die Differenz wird als eigene Zeile fortgeschrieben.
Gut zu wissen
- Gelöscht wird nichts. Stimmt der Bestand nicht, korrigiert die Inventur ihn nach vorn, statt die Vergangenheit zu ändern.
- Ein rechnerisch negativer Bestand wird gemeldet: Dann wurde mehr verkauft als je zugegangen ist — meist fehlt ein Wareneingang.
- Der Lagerwert ist Bestand mal Einstandspreis. Für die EÜR ändert er nichts: Dort ist eingekaufte Ware im Zeitpunkt der Zahlung Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 3 EStG), egal ob sie noch im Regal liegt. Wer bilanziert, braucht eine Bewertung nach § 6 EStG mit Niederstwertprinzip — die leistet diese Ansicht nicht. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Kanzlei-PaketAlles für den Steuerberater in einer Datei
Wofür ist das?
Der übliche Weg zum Steuerberater ist eine E-Mail mit sieben Anhängen, von denen zwei fehlen. Hier entsteht stattdessen eine einzige ZIP-Datei mit dem DATEV-Buchungsstapel, allen Listen als CSV, der Summen- und Saldenliste, dem Belegverzeichnis und einem Beipackzettel.
So gehen Sie vor
- Zeitraum wählen — Quartal, laufendes Jahr, Vorjahr oder von Hand.
- Inhalt prüfen. Die Tabelle zeigt jede Datei mit ihrer Zeilenzahl, bevor Sie packen.
- Paket herunterladen. Es wird in Ihrem Browser gepackt und landet in Ihren Downloads.
- Verschicken oder hochladen — wohin, entscheiden Sie. Saldy überträgt nichts.
Gut zu wissen
- Die Belegdateien selbst sind nicht enthalten, nur ihr Verzeichnis mit Prüfsumme — ein Paket mit allen PDFs wäre schnell mehrere hundert Megabyte groß.
- Der Beipackzettel hält Mandant, Zeitraum, Inhalt und die Vorbehalte zur Kontenzuordnung fest. Die Kanzlei weiß damit sofort, was sie prüfen muss.
- Soll die Kanzlei dauerhaft mitlesen, geben Sie ihr unter Team & Rollen die Rolle „Buchhaltung“ — nur Lesen, ohne Änderungsrecht.
- Das Paket ersetzt keine Verfahrensdokumentation. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Team & RollenGemeinsam arbeiten, klar abgestuft
Wofür ist das?
Mehrere Personen in einem Unternehmen mit passenden Rechten: Inhaber (alles), Mitglied (fachliche Arbeit), Buchhaltung (nur Lesen).
Was heute geht — und was noch nicht
Rollen, Einladungen und Mandantentrennung sind serverseitig gebaut und erzwungen. Die Oberfläche zum Einladen und Verwalten steht ebenfalls — sie gehört aber zum Konto: In dieser Demo ohne Server bleibt sie leer und sagt das an ihrer Stelle. Eingeladen wird per Link, den Sie selbst weitergeben; Saldy verschickt dafür keine E-Mails.
Gut zu wissen
- Rechte werden zentral erzwungen — Nur-Lesen bleibt Nur-Lesen, auch technisch. Der letzte Inhaber ist geschützt.
- Mandantentrennung: fremde Organisationen sind nie sichtbar — jede Server-Route prüft die Zugehörigkeit.
- Der Einladungslink erscheint genau einmal und gilt 14 Tage — danach läuft er ab und muss neu erstellt werden.
Freunde werben5,00 € je Empfehlung, 100,00 € ab fünf bestätigten
Wofür ist das?
Jedes Konto hat einen achtstelligen Empfehlungscode und daraus einen fertigen Link. Wer über diesen Link ein Konto anlegt, startet mit 5,00 € Guthaben — und Sie bekommen denselben Betrag, sobald das geworbene Unternehmen einen kostenpflichtigen Tarif gebucht hat. Einmalig 100,00 € kommen dazu, sobald fünf Empfehlungen zusammenkommen, bei denen das geworbene Unternehmen mindestens drei Monate bezahlt hat. Solo kostet 14,90 € im Monat: Drei geworbene Freunde decken damit rechnerisch einen ganzen Monat, fünf mit dem Bonus rund acht.
So gehen Sie vor
- Link kopieren oder teilen — der Knopf bestätigt, dass es geklappt hat. WhatsApp und E-Mail öffnen Ihre eigenen Programme mit fertigem Text; Saldy verschickt nichts und erfährt nicht, wem Sie den Link geben.
- Stand ablesen — wie viele Freunde dabei sind, was insgesamt verdient wurde, was noch offen ist und was bereits verrechnet wurde. Fünf Kästchen zeigen, wie viele Empfehlungen bis zum Bonus von 100,00 € noch fehlen; der Balken darunter, wie weit das Guthaben von einem Monat Solo entfernt ist.
- Fremden Code nachtragen — wer den Code erst nach der Anmeldung bekommen hat, trägt ihn unten ein. Das geht genau einmal je Unternehmen, und der eigene Code zählt nicht.
Gut zu wissen
- Neben dem Link steht derselbe Link als QR-Code — zum Hinhalten im Gespräch und zum Speichern als SVG oder PNG für Visitenkarte, Flyer oder E-Mail-Signatur. Der Code wird in Ihrem Browser gerechnet; es geht dafür kein Aufruf nach draußen.
- Der Bonus von 100,00 € zählt nur bestätigte Empfehlungen — also solche, bei denen das geworbene Unternehmen wirklich einen kostenpflichtigen Tarif gebucht hat. Er wird einmal je Unternehmen gutgeschrieben.
- Guthaben ist kein ausgezahltes Geld: Es mindert künftige Rechnungen. Solange kein kostenpflichtiger Tarif läuft, bleibt es vorgemerkt — die Ansicht sagt das ausdrücklich, statt eine Zahlung zu behaupten.
- Jede Gutschrift ist eine eigene Zeile in einem Buch, das nur wächst. Der Stand ist deren Summe und damit nachprüfbar, nicht bloß behauptet.
- Ein zweites Konto derselben Person ist keine Empfehlung und wird abgelehnt — ebenso der eigene Code und ein bereits geworbenes Unternehmen.
- In der Werbeliste steht der Firmenname des geworbenen Kontos, sonst eine unkenntlich gemachte Adresse. Die vollständige E-Mail-Adresse bekommt niemand zu sehen.
- Ob eine Gutschrift steuerlich als Entgeltminderung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Abo & RechnungenTarif, Verbrauch, Belege — und der Weg zur Kündigung
Wofür ist das?
Alles zu Ihrem Abo an einer Stelle: welcher Tarif läuft, wann und wie viel abgebucht wird, wie viel Sie von Ihren Grenzen verbraucht haben, und die Rechnungen zum Herunterladen. Die Seite erreichen Sie über Ihr Konto oben rechts → Abo, Rechnungen & Kündigung oder über die Tarifkarte unter Einstellungen → Konto & Daten.
So gehen Sie vor
- Stand ablesen — Tarif, Status im Klartext, nächste Abbuchung mit Datum und Betrag. Haben Sie gekündigt, steht dort stattdessen, bis wann Ihr Zugang läuft.
- Rechnungen ansehen — Datum, Nummer, Betrag und ausgewiesene Umsatzsteuer. Das PDF öffnet bei Stripe; dort liegt der Beleg.
- Als Ausgabe erfassen — Ihr Abo ist eine Betriebsausgabe. Der Knopf öffnet das Ausgabenformular mit Datum, Betrag und Steuersatz vorbelegt. Gebucht wird nichts von allein; Sie prüfen und bestätigen.
- Tarif wechseln oder kündigen — beides über das Kundenportal von Stripe, wo auch Zahlungsdaten und Anschrift liegen.
Gut zu wissen
- Kündigen ist nicht versteckt. Der Knopf steht gleichberechtigt neben dem Tarifwechsel, ohne Rückfrage und ohne Halteangebot. Eine Kündigung wirkt zum Ende des bezahlten Zeitraums — es verfällt kein Geld, und bis dahin arbeiten Sie normal weiter.
- Die Rechnungen werden bei Stripe geführt und hier nur gelesen. Eine zweite Kopie wäre eine zweite Wahrheit über bezahltes Geld — deshalb bleibt der Beleg dort, wo er entstanden ist.
- Weist Stripe keine Umsatzsteuer aus, steht im vorbereiteten Beleg 0 % — ohne offenen Steuerausweis gibt es keinen Vorsteuerabzug (§ 15 UStG). Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- „Nächste Abbuchung" ist der Listenpreis Ihres Tarifs. Empfehlungsguthaben oder eine anteilige Verrechnung nach einem Wechsel können den tatsächlichen Betrag senken.
- Die Seite liegt bewusst im Konto-Blatt und nicht im Hauptmenü: Man braucht sie selten, aber dann soll sie vollständig sein.
AktivitätsprotokollWer hat wann was getan — Anmeldungen, Belege, Exporte
Wofür ist das?
Das Protokoll zeigt die Ereignisse Ihrer Organisation in zeitlicher Reihenfolge: Anmeldungen der Mitglieder, festgeschriebene und stornierte Belege, Exporte (DATEV, ELSTER, Datenauszug) und Änderungen an Konto und Tarif. Bei mehreren Personen im Team ist das die eine Stelle, an der nachvollziehbar bleibt, was passiert ist — und genau das, wonach eine Prüferin zuerst fragt.
So gehen Sie vor
- Zeitraum wählen — heute, diese Woche, dieser Monat, letzter Monat oder zwei eigene Daten. Die Liste ist nach Tagen gruppiert (Heute, Gestern, Datum).
- Eingrenzen — nach Person, nach Art des Vorgangs (Anmeldungen, Belege, Exporte, Konto & Tarif, Sonstiges) und mit der Freitextsuche über Personen, Belegnummern und Vorgänge. Mehreres gleichzeitig ist erlaubt; jede gesetzte Marke lässt sich einzeln wieder abwählen.
- Eine Zeile aufklappen — sie zeigt den Zeitpunkt auf die Sekunde, die Vorgangskennung, den Beleg und bei Anmeldungen das Gerät. Von dort führen zwei Klicks weiter: „Nur diese Person" und „Nur dieser Beleg".
- Umdrehen und blättern — „Älteste zuerst" beantwortet die Frage, womit etwas anfing; „Weitere Einträge laden" holt die nächste Seite in der gewählten Reihenfolge nach.
Gut zu wissen
- Die Auswahl steht in der Adresse. Ein Neuladen behält sie, und der Link lässt sich an die Kanzlei weitergeben — sie sieht damit denselben Ausschnitt (sofern sie ihn sehen darf).
- Sichtbar für Inhaber und Kanzlei-Lesezugang. Das Protokoll enthält die Anmeldezeiten aller Mitglieder — deshalb sehen es nur die Rollen, denen diese Kontrolle zusteht; einfache Mitglieder nicht.
- Aufgezeichnet wird ab Einführung. Was vor dem Protokoll geschah, steht nicht darin — es wird nichts rückwirkend erfunden.
- Das Protokoll ist eine Auskunft, kein Werkzeug. Es ändert nichts und lässt sich nicht ändern; die Belege selbst liegen weiterhin in ihren Bereichen.
VerlaufWas Sie geändert haben — mit Rückgängig — und was sich an Saldy geändert hat
Wofür ist das?
Der Verlauf hat drei Reiter. „Ihre Änderungen" zeigt, was Sie zuletzt getan haben — angelegt, hochgeladen, zugeordnet, geändert — mit Uhrzeit, in der Anwendung auch mit der Person. Jede Zeile lässt sich aufklappen und zeigt die geänderten Felder mit altem und neuem Wert. Daneben steht „Rückgängig", solange das erlaubt ist. „Neu bei Saldy" zeigt jede Änderung an Saldy selbst, seit die Anwendung läuft: neue Werkzeuge, Konto und Tarif, Sicherheit, behobene Fehler und geänderte Rechenwege, jeweils mit dem Tag. „Recht & Fristen" steht daneben für die Regeln, die dauerhaft gelten — Aufbewahrung, E-Rechnung, Umsatzsteuer; sie tragen kein Datum, weil sie an keinem Tag „neu" geworden sind, sondern den Stand nennen, auf den Saldy sich beruft. Die Übersicht zeigt von den ersten beiden die jüngsten drei — in den Karten „Zuletzt von Ihnen geändert" und „Neu bei Saldy"; „Alle anzeigen" führt hierher.
So gehen Sie vor — Ihre Änderungen
- Nach Art filtern — „Belege & Ausgaben", „Zuordnungen", „Kontakte & Produkte", „Einstellungen" oder „Rückgängig gemacht". Marken ohne Treffer werden nicht gezeigt.
- Zeile aufklappen — Zeitpunkt, Vorgang, Objekt und die Tabelle Vorher/Nachher; „Öffnen" springt zum Datensatz.
- Rückgängig oder Wiederherstellen — ein Klick setzt den Stand von damals wieder ein. Das Rückgängig ist selbst ein Eintrag im Verlauf und lässt sich mit „Wiederherstellen" wieder zurücknehmen; nichts verschwindet.
- Am Schloss dem Weg folgen — wo Rückgängig nicht geht, steht das Schloss mit dem Grund und daneben „Stornieren", „Berichtigung" oder „Zur Ausgabe": der Beleg bleibt, die Korrektur kommt dazu.
So gehen Sie vor — Neu bei Saldy
- Sorte wählen — „Alle", „Funktionen", „Verwaltung", „Sicherheit", „Fehler & Rechenwege" oder „Rechtliches". Marken ohne Eintrag werden nicht gezeigt.
- Monat lesen — die Änderungen stehen nach Monaten geordnet, neueste zuerst; jeder Eintrag nennt seinen Tag und die Stelle, an der er zu sehen ist.
- Dem Verweis folgen — „Rechnungen ansehen", „Zum Steuerprofil": ein Klick führt in die Ansicht, in der die Änderung zu sehen ist.
Gut zu wissen
- Festgeschriebenes bleibt. Rechnungen, Stornobelege und Gutschriften, gebuchte Ausgaben, Kassenbuchungen, übermittelte Abgaben und Dateien im Archiv nimmt Saldy nicht zurück (§ 146 AO, GoBD). Dort führt der Knopf zum Storno oder zur Berichtigung. Zurücknehmen lassen sich Entwürfe, Zuordnungen, Kontakte und Produkte, Einstellungen, Zeiteinträge und Serien.
- Zurücknehmen über spätere Änderungen hinweg. Wurde ein Datensatz seit dem Eintrag weiter geändert, fragt Saldy nach; der jetzige Stand bleibt als eigener Eintrag erhalten und lässt sich wiederherstellen. Wurde er inzwischen gelöscht, nehmen Sie zuerst das Löschen zurück.
- Dateien sind nicht Teil des Verlaufs. Belege, Bilder und Briefpapier bleiben, wo sie sind; der Verlauf hält nur die Felder fest. In der Demo gilt der Verlauf für die Sitzung, in der Anwendung liegt er im Konto — jedes schreibende Mitglied darf zurücknehmen, und der Eintrag nennt, wer es war.
- „Neu bei Saldy" ist in Demo und Anwendung gleich. Was sich an Saldy und am Recht geändert hat, ist für jeden dasselbe und kein Kontoinhalt — die Liste kommt mit der Anwendung, nicht vom Server.
- Dauerregeln tragen kein Datum. Eine Regel, die seit 2025 gilt, ist an keinem Tag „neu" geworden; der Kenntnisstand steht als „Stand: …" am Verweis ins Magazin.
- „Fehler & Rechenwege" ist die Sorte für die Buchhaltung. Sie sagt, seit wann Saldy etwas anders rechnet oder ausgibt — und damit, warum ein Beleg von heute anders aussehen kann als einer von letzter Woche.
- Nichts wird über Sie gemerkt. Weder die gewählte Sorte noch ein Lesezustand — beim nächsten Öffnen steht wieder „Alle".
BenachrichtigungenWozu Saldy sich meldet — und auf welchem Weg
Wofür ist das?
Saldy kann von sich aus etwas sagen — in fünf Sachen: bevor eine Abgabefrist läuft, wenn eine Rechnung ihr Zahlungsziel überschreitet, wenn eine wiederkehrende Vorlage fällig wird, wenn eine Mail an die Einwurfadresse abgewiesen wurde — und zu Terminen, die Sie selbst angelegt haben, mit dem Vorlauf, der an dem jeweiligen Termin eingestellt ist. Auf dieser Seite — Einstellungen → Benachrichtigungen — stellen Sie je Sache ein, ob und wie das geschieht.
So gehen Sie vor
- Zeile suchen — eine je Sache, mit Titel und einer Erklärung, was genau kommt und wann.
- Einen Weg wählen — Aus, E-Mail, Auf dem Gerät oder Beides. Es ist genau eine Wahl, kein Paar von Häkchen; gespeichert wird sofort, es gibt keine Speichern-Leiste.
- Gerät anmelden (nur für „Auf dem Gerät“) — unten in der Geräteverwaltung. Ihr Browser fragt dabei um Erlaubnis; ohne sie gibt es keine Mitteilungen.
- Probenachricht senden — einmal ausprobieren, ob wirklich etwas ankommt. Ob eine Mitteilung durchkommt, hängt an Browser, Betriebssystem, Akkusparmodus und Push-Dienst.
- Abschalten — Zeile auf Aus, oder alle Geräte auf einmal abmelden. Ohne Rückfrage.
Gut zu wissen
- In einer Benachrichtigung steht nie ein Betrag. Betreff und Text nennen nur die Sache und die Frist — keine Beträge, Kundennamen, Rechnungsnummern, Steuernummern oder IBAN. Eine Vorschau erscheint auf einem gesperrten Bildschirm; wer danebensteht, liest sie mit.
- Voreingestellt ist genau eine Sache: die Abgabefristen per E-Mail. Alles andere steht auf Aus, bis Sie es einschalten. Eine versäumte Frist kostet einen Verspätungszuschlag (§ 152 AO) und lässt sich nicht zurücknehmen; alles Übrige kostet höchstens einen Tag. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Wo Standard steht, hat niemand entschieden — es gilt die Voreinstellung. Wer selbst gewählt hat, findet dort den Weg zurück; der stellt den Standard wieder her, statt ihn festzuschreiben.
- Kann diese Installation einen Weg nicht (kein Postausgang, keine Push-Schlüssel), steht er ausgegraut da statt zu verschwinden — mit dem Grund daneben. Eine Liste mit unterschiedlich vielen Möglichkeiten je Zeile wirkt kaputt.
- Lehnt Ihr Postfach eine Mail dauerhaft ab, schaltet Saldy die Adresse ab — nicht das Konto. Das steht dann oben auf dieser Seite, samt Knopf zum Freigeben. Mitteilungen auf Geräten kommen unterdessen weiter an.
- Auf iPhone und iPad gibt es Mitteilungen nur, wenn Saldy über „Teilen → Zum Home-Bildschirm“ hinzugefügt und von dort geöffnet wurde (ab iOS 16.4). Im normalen Safari-Tab fehlt die Funktion.
- Hat ein Browser die Erlaubnis einmal verweigert, fragt er nicht wieder. Zurücknehmen lässt sich das nur in den Einstellungen des Browsers — kein Knopf in Saldy kann daran etwas ändern.
- Jede E-Mail trägt einen Abmeldelink, der ohne Anmeldung genau eine Sache abschaltet. Er enthält keine lesbare Kennung und kann nichts einschalten, nichts lesen und nicht „alles abbestellen“.
Steuerprofil & EinstellungenDie Grundlage für korrekte Belege
Wofür ist das?
Hier legen Sie fest, wer Sie steuerlich sind: Firmenname, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN, Besteuerungsart (Soll/Ist), Zahlungsziel und ob Kleinunternehmer nach § 19.
So gehen Sie vor
- Stammdaten vollständig ausfüllen — sie erscheinen auf jeder Rechnung und in ELSTER.
- Besteuerung & Zahlungsziel wählen — beeinflusst UStVA und Fälligkeiten.
- Speichern — ab jetzt sind Rechnungen und Steuerauswertungen korrekt vorbelegt.
- Nummernkreise einrichten — Ihr Belegnummern-Format eintragen, bevor der erste Beleg entsteht (siehe unten).
- Tarif (nur mit Konto) — welcher Tarif gilt, was diesen Monat verbraucht ist und was die anderen kosten. Ist beim Betreiber kein Bezahlweg eingerichtet, steht das dort, und die Tarifgrenzen werden dann auch nicht durchgesetzt.
Nummernkreise — Ihr Belegnummern-Format
Fast jeder Betrieb bringt ein Nummernformat aus der alten Software mit. Statt bei 1 anzufangen, tragen Sie hier je Belegart ein Muster und die nächste Nummer ein — etwa 2015-RG-{NNN} ab 32. Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein zählen getrennt; Gutschrift und Storno teilen sich einen Kreis, weil sie kaufmännisch derselbe Vorgang sind.
- Platzhalter:
{JJJJ}Jahr vierstellig,{JJ}Jahr zweistellig,{MM}Monat — alle drei aus dem Belegdatum.{NNNN}ist der Zähler; die Zahl der N bestimmt die Stellen ({NNN}→ 032). Alles andere im Muster steht wörtlich auf dem Beleg. Ein Muster ohne Zähler wird abgelehnt — es gäbe jedem Beleg dieselbe Nummer. - Die Vorschau ist keine Beispielrechnung. In der letzten Spalte steht die Nummer, die der nächste Beleg wirklich bekäme — errechnet mit derselben Funktion, die beim Festschreiben zählt. Sie zeigt auch an, wenn eine Nummer übersprungen wird oder der Jahreswechsel den Zähler auf 1 stellt.
- Eine Nummer wird nur einmal vergeben. Vor jeder Ausgabe prüft Saldy die fertige Nummer gegen alle vorhandenen Belege und zählt bei Bedarf bis zur nächsten freien weiter — mit Meldung, welche übersprungen wurde. Die Rechnungsnummer muss einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG); Lücken sind erlaubt, Doppelungen nicht. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Vorhandene Belege werden nie umnummeriert. Ein neues Muster wirkt ausschließlich nach vorn. Festgeschriebene Belege sind unveränderlich, und ihre Nummer gehört dazu — sie steht längst in abgegebenen Anmeldungen und beim Kunden. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- „Wieder bei 1“ setzt den Zähler mit dem Jahreswechsel zurück. Ein nachgetragener Beleg aus einem früheren Jahr spult ihn dagegen nicht zurück: Eine Lücke im alten Jahr ist harmlos, eine doppelte Nummer nicht.
Gut zu wissen
- Für EU-Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen ist Ihre eigene USt-IdNr. Pflicht.
- Der Steuerfall gilt auch im Eingang. Bekommen Sie eine Rechnung ohne Steuerausweis aus dem Ausland, schulden Sie die deutsche Steuer selbst. Bei der Ausgabe steht dafür ein eigenes Feld — der Nettobetrag ist dann alles, was Sie dem Lieferanten zahlen.
- Steuernummer und Bundesland werden für die UStVA-Datei gebraucht: ELSTER verlangt die Steuernummer im 13-stelligen Bundesschema, und das hängt am Bundesland.
- Datensicherung: Der ganze Arbeitsbereich lässt sich als eine Datei sichern und wieder einspielen — Belege, Kontakte, Kassenbuch, Anlagen, festgehaltene Abgaben, Einstellungen. Beim Einspielen wird der aktuelle Stand vollständig ersetzt, nicht zusammengeführt; Saldy zeigt vorher an, was in der Datei steckt, und fragt eigens nach. Die Sicherungsdatei bleibt auf Ihrem Rechner; der eingespielte Stand wandert wie jede Änderung in Ihr Konto.
Sonstige EinnahmenBetriebseinnahmen ohne eigene Rechnung — Auszahlungen, Erträge, Zinsen
Wofür ist das?
Nicht jede Betriebseinnahme entsteht aus einer Rechnung, die Sie selbst geschrieben haben. Auszahlungen von Stripe oder PayPal, Zinsen, Erstattungen, der Verkauf eines ausgemusterten Geräts, Plattform-Provisionen — steuerlich sind das Betriebseinnahmen, nur ohne eigenen Ausgangsbeleg. Was Sie hier erfassen, fließt in dieselben Auswertungen wie eine Rechnung: EÜR, BWA und Umsatzsteuer-Voranmeldung.
So gehen Sie vor
- Quelle benennen — nicht „Einnahme“, sondern „Stripe Auszahlung Juli“. Das ist Ihre Orientierung in zwei Jahren, und die des Prüfers.
- Netto und Steuersatz eintragen, nicht den Bruttobetrag — Bemessungsgrundlage und Steuer stehen in getrennten Kennzahlen der Voranmeldung.
- Berichte einlesen: Den PayPal-Aktivitätsbericht oder den Stripe-Zahlungsexport als CSV übernehmen, statt hunderte Zeilen abzutippen — mit Vorschau vor dem Speichern.
- Gegenprüfen: Die Liste unten muss zu den Summen in der Steueransicht passen.
Häufige Fehler
- Die Auszahlung zusätzlich als Bankeinnahme buchen. Dann zählt derselbe Umsatz zweimal. Was von Stripe oder PayPal auf Ihr Bankkonto fließt, ist eine Umbuchung eigenen Geldes — den Umsatz haben Sie hier bereits erfasst. Saldy erkennt solche Übertragungen zwischen Ihren eigenen Konten und weist Sie darauf hin.
- Nur den Auszahlungsbetrag erfassen. Zahlungsdienstleister behalten ihre Gebühr sofort ein. Buchen Sie nur den Rest, erklären Sie zu wenig Umsatz und verschenkst die Betriebsausgabe. Der Haken „Gebühren als Ausgabe erfassen“ bucht beides sauber.
- Pauschal 19 % ansetzen. Bei Auszahlungen ausländischer Plattformen ist der Umsatz oft gar nicht in Deutschland steuerbar, und als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleibt die Steuer ohnehin außen vor. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
KassenbuchBargeschäfte lückenlos, mit laufendem Bestand
Wofür ist das?
Wer bar einnimmt, muss das aufzeichnen — täglich, vollständig und in zeitlicher Reihenfolge. Das Kassenbuch führt jede Bewegung mit Datum, Grund und Betrag und schreibt den Bestand fort. Tageslosungen erhöhen die Umsatzsteuer, Barausgaben tragen Vorsteuer; beides landet in Voranmeldung und EÜR.
So gehen Sie vor
- Bewegung erfassen — Datum, Einnahme oder Ausgabe, Kategorie, Bruttobetrag und Steuersatz.
- Bestand im Blick behalten: Er läuft mit und steht in jeder Zeile.
- Berichtigen durch Gegenbuchung, nie durch Löschen — eine gelöschte Kassenzeile ist eine Lücke.
Gut zu wissen
- Ein negativer Bestand ist ein Mangel, kein Rundungsfehler: Man kann nicht mehr Bargeld ausgeben, als in der Kasse liegt. Saldy meldet das deutlich, statt es hinzunehmen.
- Privateinlagen und Privatentnahmen ändern den Bestand, sind aber kein Umsatz — sie zählen weder in der Umsatzsteuer noch beim Gesamtumsatz für § 19.
- Ein Kassenbuch ist keine Registrierkasse. Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a AO). Saldy führt das Buch, ersetzt aber keine Kasse mit TSE. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
PosteingangBelege per E-Mail einwerfen, statt sie herunterzuladen und wieder hochzuladen
Wofür ist das?
Die meisten Rechnungen kommen ohnehin per E-Mail. Statt sie herunterzuladen, zu suchen und wieder hochzuladen, leiten Sie sie an Ihre Einwurfadresse weiter — der Anhang landet direkt im Archiv. Wer mag, richtet bei seinem Anbieter eine Weiterleitungsregel ein und muss dann gar nichts mehr tun.
So gehen Sie vor
- Adresse kopieren — sie steht oben auf der Seite und gehört nur zu Ihrem Unternehmen.
- Absender freigeben — angenommen wird nur, was von einer freigegebenen Adresse kommt. Alles andere wartet in der Liste, bis Sie es freigeben.
- Weiterleiten — der Anhang kommt ins Archiv, die Nachricht selbst wird nicht aufbewahrt.
- Protokoll ansehen — jeder Versuch steht dort mit Ergebnis, auch die abgelehnten.
Worauf Sie achten sollten
Die Freigabe gilt der Absenderadresse, nicht dem Namen — eine Adresse, die jemand anders benutzen kann, sollten Sie nicht freigeben. Angenommen werden nur Anhänge; ein reiner Text ohne Anhang wird abgelehnt und steht mit diesem Grund im Protokoll.
Belege & ArchivOriginale unveränderbar ablegen, an der Prüfsumme wiederfinden
Wofür ist das?
Eingangsbelege im Original aufbewahren — unverändert und wiederauffindbar. Der Schlüssel ist die Prüfsumme des Inhalts (SHA-256): Daraus folgt von selbst, dass derselbe Beleg nur einmal liegt und dass jede spätere Änderung auffiele.
So gehen Sie vor
- Beleg hineinziehen — PDF, JPG, PNG oder XML.
- Nichts weiter: Er bekommt seine Prüfsumme und bleibt darunter abrufbar.
- Wiederfinden über die Liste — oder über die Ausgabe, die auf ihn verweist.
Gut zu wissen
- Derselbe Inhalt ergibt denselben Schlüssel: Ein zweites Mal hochgeladen entsteht kein zweiter Eintrag, sondern der vorhandene wird erkannt.
- Eine eingelesene E-Rechnung legt ihr Original automatisch hier ab und verknüpft es mit der Ausgabe — die ausgelesenen Zahlen ersetzen den Beleg nicht.
- Auch geprüfte Belege landen automatisch hier. Jedes PDF und jedes Foto, das Sie unter Ausgaben hochladen und im Prüf-Fenster übernehmen, wird abgelegt und mit der Ausgabe verknüpft. Selbst der Ausweg aus dem Stapel — „alle übrigen ohne Prüfung anlegen“ — archiviert die Originale, obwohl die Ausgaben zunächst nur Entwürfe „zu prüfen“ sind.
- Verwiesen wird über die Prüfsumme, nicht über den Dateinamen. Deshalb zeigt das Prüf-Fenster beim späteren Ändern einer Ausgabe das Original aus dem Archiv — ein umbenannter Beleg bleibt derselbe Beleg. Liegt zu einer Ausgabe kein Original vor, sagt das Fenster das ausdrücklich; aufbewahrungspflichtig ist der Beleg trotzdem. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Aufbewahrungsfristen laufen weiter, auch wenn ein Beleg hier liegt: Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Jahresabschlüsse zehn. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Das Archiv gehört zum Konto. In der reinen Browser-Demo ohne Konto wird nichts hochgeladen — sonst wäre der Beleg beim Schließen des Tabs wieder weg.
SuSaSummen- und Saldenliste, Ergebnis je Kostenstelle
Wofür ist das?
Zwei Auswertungen, die die Kanzlei erwartet: die Summen- und Saldenliste über alle bebuchten Sachkonten und das Ergebnis je Kostenstelle. Beide entstehen aus denselben Buchungen wie der DATEV-Export — nicht aus einer zweiten Rechnung daneben.
So gehen Sie vor
- Kontenrahmen wählen (Einstellungen): SKR03 oder SKR04 — er bestimmt die Kontonummern.
- Liste ansehen: Soll, Haben und Saldo je Konto, darunter die Grundprobe.
- Kostenstellen zuordnen, wenn Sie wissen wollen, welcher Bereich sich trägt.
Gut zu wissen
- Soll muss gleich Haben sein. Stimmt die Grundprobe nicht, ist die Liste wertlos — und der Buchungsstapel auch. Saldy rechnet sie deshalb sichtbar vor.
- Was keiner Kostenstelle zugeordnet ist, erscheint als „ohne Zuordnung“ — nicht verteilt und nicht verschwiegen.
- Die Kontenzuordnung ist ein Vorschlag nach gängiger Praxis, keine verbindliche Buchungsanweisung. Welches Konto im Einzelfall richtig ist, entscheidet die Kanzlei. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
BWAMonat und Jahr auf einen Blick
Wofür ist das?
Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt, wie das Geschäft läuft — in zwei Spalten, wie eine BWA es verlangt: der gewählte Monat und das aufgelaufene Jahr bis dahin. Jede Zeile in Prozent der Gesamtleistung, damit sich Monate vergleichen lassen.
So gehen Sie vor
- Monat wählen — die Auswertung rechnet sofort neu.
- Von oben nach unten lesen: Gesamtleistung, Kostenblöcke, vorläufiges Ergebnis.
- Mit der EÜR vergleichen — aber nicht gleichsetzen: Die beiden rechnen verschieden, und zwar auch über das volle Jahr (warum, steht gleich darunter).
Gut zu wissen
- Die BWA und die EÜR sagen nicht dasselbe, und das ist kein Fehler, sondern Absicht — auch über das volle Jahr nicht. Drei Gründe, alle nachgemessen: Die BWA zählt Erlöse nach Rechnungsdatum (eine geschriebene Rechnung erscheint sofort, auch unbezahlt), die EÜR erst bei Zahlung — eine nie bezahlte Rechnung steht damit dauerhaft in der BWA und nie in der EÜR. Die BWA rechnet netto, die Anlage EÜR brutto, weil der amtliche Vordruck das tut Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.. Und die BWA verteilt die Abschreibung über die Monate. Wer beide Zahlen gleichsetzt, sucht einen Fehler, den es nicht gibt.
- Die Abschreibung wird über die Monate verteilt, nicht in einem Monat abgeworfen: Sonst sähe ein Monat ohne Grund schlecht aus. Die zwölf Monatsspalten ergeben zusammen genau den Jahreswert — auch bei krummen Beträgen.
- In der Gesamtleistung stecken auch Ihre sonstigen Betriebseinnahmen und Ihre Bareinnahmen aus dem Kassenbuch, nicht nur die Rechnungen. Wer die Gesamtleistung mit der Summe seiner Rechnungen vergleicht, findet sonst eine Lücke, die keine ist.
- Sie heißt vorläufiges Ergebnis, weil sie eine ist: Abgrenzungen, Rückstellungen und der Jahresabschluss gehören in die Kanzlei. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
KontakteKunden mit Anschrift, USt-IdNr. und ihrer Historie
Wofür ist das?
Die Stammdaten Ihrer Kunden — Name, vollständige Anschrift, Land und USt-IdNr. Sie stehen auf jeder Rechnung und im E-Rechnungs-XML; ein Klick auf einen Kunden zeigt seine Belege, seinen Umsatz und was noch offen ist.
So gehen Sie vor
- Kontakt anlegen — vollständige Anschrift, denn sie ist Pflichtangabe auf der Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG).
- USt-IdNr. eintragen, wenn der Kunde eine hat: Saldy beurteilt sie schon beim Tippen.
- Historie öffnen: alle Belege dieses Kunden, Umsatz und offene Posten auf einen Blick.
Gut zu wissen
- Format und Prüfziffer sagen nichts über die Gültigkeit. Saldy prüft das Muster des jeweiligen Landes und bei deutschen Nummern die Prüfziffer — ob die Nummer gültig und dem Abnehmer zugeteilt ist, sagt nur die qualifizierte Bestätigung des BZSt (§ 18e UStG). Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist sie der Nachweis. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Gespeichert wird die bereinigte Schreibweise: „AT U123 456 78“ und „ATU12345678“ sind dieselbe Nummer, und im XML darf nur eine Gestalt stehen.
- Ein Kontakt in einem anderen EU-Land ist Voraussetzung für die innergemeinschaftliche Lieferung — Saldy prüft beim Festschreiben, dass Land und USt-IdNr. zusammenpassen.
- Umzug ohne Abtippen: Eine CSV-Exportdatei aus Ihrer bisherigen Software oder einer Tabelle genügt. Saldy erkennt die Spalten an ihren Überschriften (Name/Firma, Straße, PLZ, Ort, Land, USt-IdNr.), zeigt die ersten Zeilen als Vorschau und legt erst auf Knopfdruck an — wer schon da ist, wird am Namen erkannt und übersprungen. Für Produkte gibt es denselben Weg in der Produkte-Ansicht.
Produkte & LeistungenVorlagen für Positionen — und Lagerartikel
Wofür ist das?
Wiederkehrende Leistungen und Artikel einmal anlegen, statt sie in jede Rechnung neu zu tippen: Bezeichnung, Einheit, Nettopreis und Steuersatz. In Angebot und Rechnung fügen Sie sie mit einer Auswahl ein.
So gehen Sie vor
- Anlegen — Name, Einheit (Std., Stück, Pauschale), Nettopreis, Steuersatz.
- Als Lagerartikel kennzeichnen, wenn es Ware ist: dazu Einstandspreis und Mindestbestand.
- Einfügen über „Produkt einfügen…“ im Angebot oder in der Rechnung.
Gut zu wissen
- Der Preis ist eine Vorlage, keine Fessel: In der Position lässt er sich ändern, ohne das Produkt anzufassen. Und eine Änderung am Produkt wirkt nur auf neue Belege — festgeschriebene bleiben, wie sie sind.
- Nur Lagerartikel führen einen Bestand. Eine Dienstleistung verlässt kein Lager — sie taucht deshalb weder im Lagerbuch noch auf dem Warenausgang auf.
- Der Einstandspreis dient der Lagerbewertung, nicht der Rechnung: Er sagt, was der Bestand wert ist, nicht was der Kunde zahlt.
ÜbersichtWas heute zählt — Gewinn, offene Posten, Zahllast
Wofür ist das?
Die Startseite beantwortet vier Fragen: Was habe ich verdient, was steht noch aus, was schulde ich dem Finanzamt, und was ist zuletzt passiert. Alles darauf ist gerechnet, nicht geschätzt — und stammt aus denselben Belegen wie jede andere Auswertung.
So gehen Sie vor
- Von oben lesen: Gewinn des Jahres, Einnahmen, Ausgaben.
- Offene Posten prüfen — die Kachel zeigt den Rest, nicht den Rechnungsbetrag.
- Über die vier Knöpfe in die tägliche Arbeit springen.
Gut zu wissen
- Gewinn und EÜR folgen dem Zufluss (§ 11 EStG): Eine geschriebene, aber unbezahlte Rechnung ist noch keine Betriebseinnahme — sie steht in „offen“.
- Die Kacheln „offen“ und „bezahlt“ sind bewusst nicht auf das Jahr begrenzt: Eine Forderung aus dem Vorjahr ist weiterhin offen.
- Die Zahllast bezieht sich auf den gewählten Voranmeldungszeitraum — umschalten können Sie unter Umsatzsteuer.
DATEV-ExportBuchungsstapel im Format, das die Kanzlei einliest
Wofür ist das?
Alle Buchungen eines Zeitraums als EXTF-Buchungsstapel (Formatversion 700) — die Datei, die eine Kanzlei ohne Rückfrage einliest. Erzeugt aus denselben Buchungen wie Summen- und Saldenliste; eine zweite Rechnung daneben gibt es nicht.
So gehen Sie vor
- Zeitraum wählen — üblicherweise Monat oder Quartal.
- Kontenrahmen prüfen (Einstellungen): SKR03 oder SKR04.
- Herunterladen und der Kanzlei geben — oder gleich das Kanzlei-Paket nehmen, das den Stapel mitbringt.
Gut zu wissen
- Der Kopfsatz trägt die 31 Felder des Formats, Beträge stehen mit Komma, Belegdaten als TTMM — daran scheitert ein Import sonst wortlos.
- Kostenstellen werden als KOST1 mitgegeben, wenn Sie welche zugeordnet haben.
- Die Kontenzuordnung ist ein Vorschlag nach gängiger Praxis. Welches Konto im Einzelfall gilt, entscheidet die Kanzlei — der Stapel ist ihr Ausgangspunkt, nicht ihr Ergebnis. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
PersonalkostenLöhne in die Bücher bringen — von Hand oder aus einer Zeiterfassung
Wofür ist das?
Saldy rechnet keinen Lohn ab. Gehälter, Lohnsteuer und Sozialversicherung sind ein eigenes Fach mit eigenen Meldewegen und eigenen Fristen; ein halbes Lohnprogramm wäre schlimmer als keines. Die Abrechnung macht Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerkanzlei. In die Bücher gehört der Lohn trotzdem — dafür gibt es diese Wege.
Weg 1: von Hand — für die meisten der richtige
- Lohnabrechnung abwarten. Darauf stehen alle Beträge, die zählen: Bruttolohn, Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, abgeführte Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Umlagen.
- Neue Ausgabe anlegen mit der Kategorie Personalkosten (Konto 4100 im SKR03, 6000 im SKR04) oder Aushilfslöhne für geringfügig Beschäftigte (4190 / 6030).
- Umsatzsteuer bleibt bei 0 %. Arbeitslohn ist nicht steuerbar; es gibt keine Vorsteuer daraus.
- Zahlung eintragen, sobald überwiesen ist — oder die Abbuchung im Bankabgleich zuordnen. Für die EÜR zählt der Abfluss (§ 11 EStG).
Dieser Weg braucht kein Zusatzprogramm und ist vollständig. Er ist der Weg, wenn Sie ein, zwei Angestellte haben und die Abrechnung einmal im Monat aus der Kanzlei kommt.
Weg 2: Übergabedatei aus einer Zeiterfassung
Wenn Ihre Zeiterfassung eine Monatsübergabe für Saldy erzeugt, lesen Sie diese unter Ausgaben ein: Datei ablegen, Vorschau ansehen, übernehmen. Es entstehen Entwürfe, keine Buchungen.
- Datei ablegen — CSV oder JSON im Format
saldy-lohnkosten, bis 1 MB. Sie wird im Browser gelesen und nirgendwohin gesendet. - Vorschau prüfen — Monat, Art, Betrag und Kostenstelle. Übernommen wird erst auf Knopfdruck.
- Nachtragen, was in der Datei nicht stehen kann: Arbeitgeberanteil, Lohnsteuer und Umlagen aus Ihrer Lohnabrechnung.
Weg 3: Verbindung von Programm zu Programm
Saldy nimmt einen Monatsabschluss auch direkt entgegen, ohne Datei. So richten Sie das ein:
- Schlüssel erzeugen unter API, mit dem Geltungsbereich „Personalkosten entgegennehmen“. Dieser Schlüssel darf genau eines: Monatsabschlüsse annehmen. Er liest nichts, er bucht nichts, und er öffnet keine andere Auskunft.
- Schlüssel in Ihrem Zeiterfassungsprogramm eintragen. Sie sehen ihn genau einmal — danach liegt in Saldy nur noch eine Prüfsumme.
- Fertig. Was ankommt, wird zum Entwurf, mit demselben Vermerk „zu klären“ wie beim Dateiweg. Derselbe Monat zweimal übergeben legt nichts doppelt an.
Ehrlich dazu: Die Schnittstelle steht auf Saldys Seite. Das heißt nicht, dass Ihr Zeiterfassungsprogramm sie schon bedient — das entscheidet dessen Hersteller. Fragen Sie dort nach; bis dahin tut der Dateiweg dasselbe.
Das Wichtigste: Was übernommen wird, ist unvollständig
- Eine Zeiterfassung kennt den Bruttolohn — mehr nicht. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, die abgeführte Lohn- und Kirchensteuer, der Solidaritätszuschlag und die Umlagen U1/U2/U3 hängen an Steuerklasse, Krankenkasse und mehr. Sie entstehen erst in der Lohnabrechnung und stehen deshalb in keiner Übergabedatei. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
- Deshalb bleibt jeder übernommene Beleg ein Entwurf mit dem Vermerk „zu klären“. Solange Sie die fehlenden Beträge nicht nachgetragen haben, ist Ihr Personalaufwand zu klein — in der BWA ebenso wie in der EÜR. Der Vermerk steht in der Liste, damit das nicht untergeht.
- Keine Namen, keine Personalnummern. Die Übergabe trägt nur Summen je Monat, Art und Kostenstelle. Gehälter einzelner Mitarbeiter gehören nicht in eine Ausgabenliste, die jedes Team-Mitglied und Ihre Steuerkanzlei sehen. Wenn Sie nach Kostenstellen aufteilen: Eine Kostenstelle mit genau einem Mitarbeiter ist wieder ein Personenbezug.
- Derselbe Monat zweimal wird erkannt. Der Schlüssel ist Monat + Art + Kostenstelle, ohne den Betrag: Auch eine nachgeschobene Korrektur mit anderer Summe fällt auf, statt ein zweites Mal zu buchen.
- Eine fehlerhafte Datei wird ganz abgelehnt. Anders als beim Kontoauszug wird hier keine einzelne Zeile übersprungen: Die Zeilen eines Lohnmonats sind Teile einer Summe. Eine übersprungene Zeile ergäbe einen zu kleinen Personalaufwand, der vollständig aussieht. Die Meldung nennt die Zeilennummer.
Woher so eine Datei kommt
Aus einer Zeiterfassung mit Lohnvorbereitung. Eine davon ist zeitflex.de — Stempeluhr für Handy, Tablet und Browser, Pausen- und Zuschlagsberechnung, Monatsabschluss und ein Zugang für die Steuerkanzlei. Das sagen wir offen: Zeitflex kommt von uns, aus demselben Haus wie Saldy. Es ist keine unabhängige Empfehlung, und wir halten es für besser, das selbst zu sagen.
Zeitflex rechnet den Lohn genauso wenig ab wie Saldy — es bereitet ihn vor; die Abrechnung macht Ihr Lohnbüro oder Ihre Kanzlei. Das Übergabeformat gehört Saldy und ist offen dokumentiert: Jedes Programm darf es erzeugen. Wenn Sie schon eine andere Zeiterfassung nutzen, ist das der Weg, sie anzubinden.
Wiederkehrende AusgabenMiete, Hosting, Abos — einmal hinterlegt
Wofür ist das?
Eine Vorlage für alles, was regelmäßig gleich wiederkommt: Lieferant, Kategorie, Betrag, Steuerfall und Rhythmus stehen einmal fest. Zum Termin entsteht daraus auf Knopfdruck eine ganz normale Ausgabe — sichtbar unter „Ausgaben“, in EÜR und UStVA.
Gut zu wissen
- Eine Vorlage ist kein Beleg. Gebucht wird erst auf Ihren Klick — sonst stünde eine Ausgabe in der Buchhaltung, die niemand angesehen hat und die es vielleicht gar nicht mehr gibt.
- Liegen mehrere Termine zurück, entsteht für jeden eine eigene Ausgabe zum richtigen Datum; doppelte werden erkannt und übersprungen.
KostenstellenWelcher Bereich trägt sich?
Wofür ist das?
Eine Kostenstelle bündelt Erlöse und Kosten eines Bereichs — Filiale, Projekt, Fahrzeug, Maschine. Angelegt werden sie unter Einstellungen → Buchhaltung, zugeordnet beim Erfassen von Rechnung, Ausgabe oder Kassenbeleg; hier steht das Ergebnis.
Gut zu wissen
- Was keiner Kostenstelle zugeordnet ist, erscheint als „ohne Zuordnung“ — nicht verteilt und nicht verschwiegen.
- Für Steuer und EÜR ändert eine Kostenstelle nichts. Sie ist ein Werkzeug für Ihre eigene Entscheidung — und wird beim DATEV-Export als KOST1 mitgegeben.
RechnungskorrekturenGutschrift und Storno neben ihrem Original
Wofür ist das?
Eine festgeschriebene Rechnung wird nie geändert; berichtigt wird sie mit einem eigenen Beleg — einer Gutschrift, die Entgelt und Steuer mindert (§ 17 UStG), oder einem Storno, der sie ganz aufhebt. Beides entsteht direkt an der Rechnung. Diese Seite zeigt jede Korrektur neben ihrem Original: wer wen aufhebt, um welchen Betrag, und was von der Rechnung übrig bleibt.
Gut zu wissen
- Nichts verschwindet. Original und Korrekturbeleg bleiben beide aufbewahrt und stehen weiter in der Rechnungsliste — hier stehen sie nur als Paar beieinander.
- Eine nur teilweise gutgeschriebene Rechnung zählt mit ihrem Rest weiter in EÜR, Voranmeldung und Auswertungen — der Hinweis unter der Tabelle nennt diese Fälle.
KontenBank, PayPal, Stripe und Kasse nebeneinander — jedes mit eigenem Bestand
Jedes Zahlungskonto hat eigenen Bestand, eigenen Import und eigenen Schutz vor doppelt eingelesenen Umsätzen. Verwalten können Sie sie heute im Bereich „Bank“. Diese Seite soll später die Übersicht mit Saldo und letztem Abruf zeigen; eingerichtet ist sie noch nicht.
UnvollständigWas noch nicht zusammenpasst — eine Arbeitsliste, die sich selbst leert
Eine Zahlung ohne Beleg und ein Beleg ohne Zahlung sind kein Fehler, bleiben aber gern liegen — und am Jahresende fehlt die Vorsteuer oder der Umsatz. Bis diese Seite eingerichtet ist, finden Sie dieselben Hinweise in der Karte „Was ist zu tun“ auf der Übersicht.
BausteineWas sich dazuschalten lässt — unter Verbindungen › Einrichten
Kassenbuch, Belegablage, Bankanbindung: Erweiterungen, die nicht jeder braucht und deshalb nicht bei jedem mitlaufen sollen. Keiner dieser Bausteine kostet extra — einige setzen aber einen bezahlten Tarif voraus (Bank, PayPal und der Programmzugang ab Solo, ein zweiter Kopf ab Team). Jede Zeile sagt, woran der Baustein gerade ist, und führt entsprechend weiter — zur Einrichtung oder zur Tarifübersicht.
EinrichtenBankkonto (finAPI/PSD2), PayPal, Shop und Kalender verbinden
Verbinden Sie Ihr Geschäftskonto über finAPI, einen lizenzierten Kontoinformationsdienst (PSD2): Sie geben den Lesezugriff in einem Formular von finAPI frei — Ihre Bank-Zugangsdaten sieht Saldy nie —, danach kommen Ihre Umsätze automatisch herein und lassen sich wie ein CSV-Import den Belegen zuordnen. Status, letzter Abruf und das Trennen stehen an einer Stelle. In der Demo ohne Serverkonto lesen Sie Umsätze über die CSV-Ablage in der Bankansicht ein. Weitere Ziele — Shop, Kasse, Zahlungsdienst — folgen.
APIZugang für Ihre eigenen Programme
Schlüssel, die sich einzeln zurückziehen lassen, und ein Protokoll jeder Abfrage — sonst weiß hinterher niemand, wer was gelesen hat. Sie stellen die Schlüssel hier aus und ziehen sie hier wieder zurück. Ein Schlüssel hat genau einen Geltungsbereich, und die beiden schließen einander aus: Er liest, was auf der Seite aufgezählt ist — Rechnungen, Ausgaben, Kontakte, Produkte — oder er nimmt Personalkosten aus einem Lohnprogramm entgegen. Nie beides.
Fehler melden & Idee vorschlagenWas passiert, was mitgeht — und wo Sie den Stand wiederfinden
Wofür ist das?
Etwas rechnet falsch, ein Knopf fehlt, ein Weg ist umständlich: Das Fenster nimmt beides auf — Fehler und Idee. Jede Meldung bekommt eine Kennung und einen Status (neu, gesehen, geplant, umgesetzt, abgelehnt), damit Sie nachsehen können, was daraus geworden ist. Es ist bewusst kein eigener Bereich, sondern ein Fenster über allem: Eine Rückmeldung entsteht mitten in der Arbeit, und wer dafür die Ansicht wechseln müsste, verlöre genau den Stand, über den er berichten will.
So gehen Sie vor
- Fenster öffnen — über das Megafon oben rechts in der Kopfzeile, über die Suche (Strg+K, dann „Fehler“) oder über den Knopf hier auf dieser Seite.
- Art wählen: „Fehler“, wenn etwas falsch rechnet, speichert oder anzeigt; „Idee“, wenn etwas fehlt oder einfacher ginge.
- Titel und Beschreibung ausfüllen. Was Sie getan haben, was passiert ist, was Sie erwartet hatten — Belegnummern und Beträge helfen am meisten.
- Bei einem Fehler: unten steht Zeile für Zeile, welche Umgebungsangaben mitgehen. Der Haken lässt sich abwählen; die Meldung kommt trotzdem an.
- Bei einer Idee: beschreiben Sie, was Ihnen fehlt und wobei es helfen würde — je konkreter, desto eher lässt es sich bauen.
Gut zu wissen
- Die Umgebungsangaben stehen vor dem Senden im Fenster. Browserkennung und Fenstergröße still mitzuschicken wäre bequem und genau die Art von Beiläufigkeit, die Vertrauen kostet.
- Titel und Beschreibung haben Grenzen (120 bzw. 4.000 Zeichen); die Zähler unter den Feldern zeigen sie an, bevor der Server kürzt.
- Senden braucht ein Konto — nur so bekommt eine Meldung Kennung und Status. In der Demo öffnet das Fenster trotzdem: Ansehen ja, abgeschickt wird nichts.
Häufige FragenKurz beantwortet — von Festschreibung bis E-Rechnungs-Pflicht
Kann ich eine festgeschriebene Rechnung noch ändern?
Nein — und genau das ist der Schutz. Festgeschriebene Belege sind unveränderlich (GoBD). Fehler korrigieren Sie per Storno: Es entsteht ein Gegenbeleg, das Original bleibt erhalten, die Nummernfolge bleibt lückenlos. Danach schreiben Sie die korrigierte Rechnung neu — am schnellsten über Duplizieren.
Muss ich E-Rechnungen verschicken?
Im B2B-Bereich in Deutschland gilt die E-Rechnungs-Pflicht schrittweise: Empfangen können muss sie seit 2025 jedes Unternehmen, das Versenden wird bis 2027/2028 zur Pflicht. Saldy erzeugt bei jeder Festschreibung automatisch das EN-16931-XML — Sie sind damit von Anfang an auf der sicheren Seite. Welche Übergangsfrist für Sie gilt, hängt von Ihrem Umsatz ab — im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?
Das XML ist das steuerliche Original — maschinenlesbar nach EN 16931 (ZUGFeRD/XRechnung). Das PDF ist nur die für Menschen lesbare Darstellung derselben Zahlen. Deshalb ändert auch Ihr Rechnungsdesign (Logo, Farbe) nie etwas am XML.
ZUGFeRD ist beides in einer Datei: ein PDF, in dem dasselbe XML eingebettet steckt. Diese hybride Datei erzeugt Saldy beim Herunterladen und beim Versand über den Server. In dieser Browser-Demo läuft kein Server — hier bekommen Sie das PDF über „Drucken“ und den Datensatz über „XML speichern“ getrennt.
Ich bin Kleinunternehmer (§ 19) — was ist anders?
Sie weisen keine Umsatzsteuer aus, Ihre Rechnungen tragen automatisch den Befreiungshinweis, und Sie geben keine UStVA ab (die Ansicht zeigt 0-Werte). Die EÜR und alle anderen Funktionen nutzen Sie ganz normal. Stellen Sie es einfach im Steuerprofil um.
Sind meine Daten sicher — und wo liegen sie?
Eigener Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH), Mandantentrennung auf Datenbank-Ebene, Unveränderbarkeit per Datenbank-Trigger erzwungen, Belegarchiv inhaltsadressiert mit nachprüfbarer Prüfsumme. Die technisch erzwungene Schreibsperre auf Speicherebene gehört zum eigenbetriebenen Server. In dieser Demo bleibt alles in Ihrem Browser — nichts wird übertragen.
Wie arbeitet mein Steuerberater damit?
Über den DATEV-Export: ein Buchungsstapel aus allen festgeschriebenen Rechnungen und Ausgaben, den Ihre Kanzlei direkt einlesen kann. Alternativ bekommt sie mit der Rolle „Buchhaltung" (nur Lesen) eigenen Zugriff.