Aufbewahrungsfristen 2026/2027: Tabelle und Stichtag

Zum 31. Dezember 2026 laufen drei Jahrgänge auf einmal aus: Buchungsbelege aus 2018, Geschäftsbriefe aus 2020 und Bücher, deren letzte Eintragung 2016 erfolgt ist. Davor steht ein Vorbehalt, den viele Ratgeber nur am Rand erwähnen, und bei den Belegen eine Frist, die seit 2025 kürzer ist als in den meisten Tabellen im Netz. Wer die Ablage so aufsetzen will, dass die Fristen von selbst mitlaufen: Saldy Solo für 14,90 € im Monat buchen. Belegarchiv mit Prüfsumme und Festschreibung sind enthalten (Stand November 2026).

Zehn, acht oder sechs Jahre: welche Frist für welche Unterlage gilt

Es gibt nicht eine Aufbewahrungsfrist, sondern drei. § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung sortiert die Unterlagen nach ihrer Rolle in der Buchführung: Was die Zahlen zusammenfasst, bleibt zehn Jahre. Was eine einzelne Buchung trägt, bleibt acht Jahre. Was den Geschäftsverkehr begleitet, bleibt sechs Jahre.

Eine Aufbewahrungsfrist ist dabei der Zeitraum, in dem Sie eine Unterlage für die Besteuerung greifbar halten müssen, bevor Sie sie vernichten dürfen. Greifbar heißt nicht „irgendwo im Keller“: Nach § 147 Abs. 5 AO müssen Sie auf eigene Kosten dafür sorgen, dass sich die Unterlage lesen lässt, notfalls ausgedruckt.

Wer im Handelsregister steht, hat dieselben drei Längen ein zweites Mal: § 257 Abs. 4 HGB nennt für Kaufleute zehn, acht und sechs Jahre, und zwar unabhängig vom Steuerrecht. Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege dort zehn Jahre auf. Für Solo-Selbstständige und Freiberufler zählt allein § 147 AO.

Ein Satz im Gesetz beendet eine beliebte Diskussion: Kürzere Fristen aus außersteuerlichen Gesetzen lassen die steuerliche Frist unberührt (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Dass ein Vertrag zivilrechtlich längst erledigt ist, verkürzt die steuerliche Frist also nicht.

Wann die Frist beginnt und wann sie einfach stehen bleibt

Gezählt wird nicht ab dem Belegdatum, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres. § 147 Abs. 4 AO knüpft an die letzte Eintragung in das Buch, an die Aufstellung des Abschlusses, an den Empfang oder die Absendung des Geschäftsbriefs und an die Entstehung des Buchungsbelegs an. Eine Tankquittung vom 3. Februar 2018 startet also am 31. Dezember 2018 und endet acht Jahre später.

Danach kommt der Satz, an dem die meisten Aufräumaktionen hängen.

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Sie beträgt für Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer vier Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO). Gezählt wird ab dem Ende des Jahres, in dem Sie die Erklärung eingereicht haben, spätestens ab dem Ende des dritten Kalenderjahres, das auf das Jahr der Steuerentstehung folgt (§ 170 Abs. 2 Nr. 1 AO).

Beispiel: Ein Grafiker hat seine Einkommensteuererklärung für 2018 im Juli 2019 abgegeben. Festsetzungsfrist: Beginn am 31.12.2019, vier Jahre, Ende am 31.12.2023. Aufbewahrungsfrist für seine Belege aus 2018: Beginn am 31.12.2018, acht Jahre, Ende am 31.12.2026. Die längere der beiden Fristen entscheidet, hier also die Aufbewahrungsfrist. Ab dem 1. Januar 2027 darf der Ordner „2018“ in den Schredder.

Zwei Fälle drehen das Ergebnis. Beginnt das Finanzamt vor Ablauf der Festsetzungsfrist eine Außenprüfung, läuft diese Frist nicht ab, bevor die Bescheide aus der Prüfung unanfechtbar sind (§ 171 Abs. 4 Satz 1 AO). Mit ihr bleibt die Aufbewahrungspflicht stehen. Haben Sie für ein Jahr gar keine Erklärung eingereicht, startet die Festsetzungsfrist erst mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf das Jahr der Steuerentstehung folgt.

Was heißt das für Sie? Prüfen Sie den Vorbehalt nur für Jahre, in denen etwas offen ist: eine laufende Prüfung, ein Einspruch, eine noch nicht abgegebene Erklärung, ein Verlustvortrag, der weiterwirkt. Für ein normal abgewickeltes Jahr ist die Festsetzungsfrist längst vorbei, wenn die Aufbewahrungsfrist endet. Eine Steuerhinterziehung verlängert die Aufbewahrung übrigens nicht: § 147 Abs. 3 Satz 5 AO schließt § 169 Abs. 2 Satz 2 AO ausdrücklich aus.

Stichtag 31. Dezember 2026: diese Jahrgänge dürfen weg

Weil alle drei Fristen zum Jahresende enden, gibt es jedes Jahr genau einen Termin für das Aufräumen. Für den Jahreswechsel 2026/2027 sieht er so aus.

Die Falle in Zeile eins: Bei Büchern und Aufzeichnungen zählt nicht das Geschäftsjahr, sondern das Jahr der letzten Eintragung. Wer die Aufzeichnungen für 2016 erst im Frühjahr 2017 fertig gebucht und die EÜR 2017 aufgestellt hat, beginnt am 31.12.2017. Die zehn Jahre enden dann erst am 31.12.2027. Jahrgangstabellen im Netz verschweigen das meist. Sehen Sie im Zweifel nach, wann die letzte Buchung für das Jahr gesetzt wurde.

Belege sind unkritischer, weil ihr Datum feststeht.

Eine Eingangsrechnung vom 12. November 2018 endet am 31.12.2026, auch wenn Sie sie erst 2019 gebucht haben: Entstanden ist der Beleg 2018.

Wie der Stichtag in einer Buchhaltung aussieht, in der jeder Beleg mit Prüfsumme und Jahrgang liegt, können Sie in der Live-Demo von Saldy ohne Anmeldung durchklicken.

Rechnungen acht Jahre: beim ZUGFeRD-PDF zählt das XML

Für Rechnungen gilt eine eigene Vorschrift mit demselben Ergebnis. Das Doppel jeder ausgestellten und jede erhaltene Rechnung bleiben acht Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), gerechnet ab dem Ende des Jahres der Ausstellung (Satz 3). Daneben steht eine Pflicht, die oft untergeht. Die Rechnung muss für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG erfüllen: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit. Eine Datei, die Sie in acht Jahren nicht mehr öffnen können, erfüllt das nicht.

Seit der E-Rechnungspflicht ist die praktische Frage: PDF oder XML? Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 sind hier eindeutig. Bei einer E-Rechnung genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils, und dieser Teil darf durch eine Formatumwandlung nicht gelöscht werden. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung in ein Bildformat wandelt und das XML verwirft, verletzt die Aufbewahrungspflicht. Daran ändert sich nichts, wenn er im Alltag nur den PDF-Teil ansieht. Den menschenlesbaren Teil müssen Sie nur zusätzlich behalten, wenn er abweichende oder weitere steuerlich relevante Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke.

Für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen bringt dasselbe Schreiben eine Erleichterung. Wer ein Fakturierungsprogramm einsetzt, muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung speichern, sofern sich jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen lässt. Wer die Rechnungen stattdessen in Word schreibt und als PDF ablegt, hat diese Erleichterung nicht. Was ab 2027 und 2028 beim Format verpflichtend wird, steht in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Ein Punkt zählt bei Cloud-Diensten besonders: Rechnungen sind grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Elektronisch darf das auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet geschehen, wenn ein vollständiger Online-Zugriff samt Herunterladen gewährleistet ist. Liegt der Aufbewahrungsort nicht im Inland, müssen Sie ihn dem Finanzamt mitteilen (§ 14b Abs. 2 UStG). Prüfen Sie bei Ihrem Programm also, wo die Dateien liegen.

Papier wegwerfen, nachdem Sie gescannt haben

Das ist erlaubt, und zwar nicht erst seit kurzem. § 147 Abs. 2 AO lässt die Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger oder Datenträger zu, sofern das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Drei Bedingungen stehen im Gesetz. Der Scan stimmt mit dem Papier bildlich überein. Er ist während der ganzen Frist jederzeit verfügbar. Und er lässt sich unverzüglich lesbar machen sowie maschinell auswerten.

Die bildliche Übereinstimmung gilt für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und für Buchungsbelege. Bei allen anderen Unterlagen genügt inhaltliche Übereinstimmung. Für strukturierte Datensätze wie E-Rechnungen haben die GoBD 2025 das ausdrücklich klargestellt. Nicht digitalisieren dürfen Sie Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz; die bleiben auf Papier.

Eine Einschränkung betrifft eingehende elektronische Post. Sie muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurde: die Rechnung als XML, der Kontoauszug als PDF. Reichern Sie beim Erfassen Informationen an, etwa per Texterkennung, sind die gewonnenen Daten nach Prüfung und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.

Bleibt die Beschreibung des Ablaufs. Wer Papier wegwirft, muss belegen können, wie aus dem Papier die Datei wurde: wer scannt, wann, mit welchem Gerät, wie geprüft wird, was mit dem Original passiert. Diese Beschreibung ist das, was in der Praxis Verfahrensdokumentation heißt. Sie ist Ihre Aufgabe, nicht die Ihres Programms. Der Grund steht in zwei Vorschriften. Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick vermitteln (§ 145 Abs. 1 AO). Und Arbeitsanweisungen sowie sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Bücher nötig sind, gehören selbst zu den zehn Jahre aufzubewahrenden Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Was dahinter steht, haben wir in GoBD einfach erklärt ausführlicher aufgeschrieben.

So fangen Sie an: Zwei Seiten genügen. Schreiben Sie auf, welche Belege auf welchem Weg hereinkommen, wer sie erfasst, wo sie liegen und wann das Papier vernichtet wird. Datieren Sie das Blatt und ändern Sie es, wenn sich der Ablauf ändert. Ohne diese Beschreibung sollte niemand Papier vernichten.

Lieferscheine, Arbeitszeit, Kassenbelege: die Fristen daneben

Fünf Fälle fallen aus dem Schema der drei Fristen heraus. Sie treffen kleine Betriebe häufiger als die Sonderregeln, über die Steuerlexika streiten.

• Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, dürfen früher weg. Bei empfangenen endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung, bei eigenen mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3, 4 AO). Trägt der Lieferschein die Preise und ist er die Grundlage der Buchung, bleiben es acht Jahre.
• Kassenbelege sind Buchungsbelege und bleiben deshalb acht Jahre, genau wie jede Eingangsrechnung. Der Thermobon verblasst oft schneller, deshalb gehört er gescannt oder kopiert ins Archiv.
• Verträge sind Geschäftsbriefe und damit sechs Jahre aufzubewahren. Stützen Sie Ihre laufende Buchung auf einen Dauervertrag, etwa die Miete, ist er der Beleg dieser Buchung. Dann greifen acht Jahre.
• Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobs und für die Branchen aus § 2a SchwarzArbG müssen Sie bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages erstellen. Danach bleiben sie mindestens zwei Jahre liegen (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Wie das im Alltag läuft, zeigt unsere Zeiterfassung Zeitflex am Stundenzettel.
• Nachweise von Zahlungsdienstleistern über die technische Abwicklung einer Zahlung sind nach den GoBD 2025 nicht aufbewahrungspflichtig. Anders liegt es, wenn Sie sie als Buchungsbeleg verwenden, wenn sie die einzige Abrechnung mit dem Dienst sind oder wenn sich nur mit ihnen bare und unbare Vorgänge in der Kasse trennen lassen.

Alle Begriffe aus diesem Beitrag stehen kurz erklärt im Lexikon unter Aufbewahrungsfrist. Eine Übersicht der laufenden Termine finden Sie unter Fristen und Stichtage im Überblick.

Was Saldy beim Aufbewahren abnimmt, und was nicht

Aufbewahren ist vor allem Ordnung und erst danach Technik. Die Ordnung bleibt bei Ihnen. Die Technik kann ein Programm übernehmen, und daran lässt sich ein Buchhaltungsprogramm messen.

In Saldy liegt jeder Beleg inhaltsadressiert im Belegarchiv, mit Prüfsumme und nur ergänzbar. Beim Lesen wird die Prüfsumme aus dem Inhalt neu berechnet; verändert sich eine Datei, fällt es auf. Das Festschreiben vergibt die nächste Nummer eines lückenlosen Kreises und sperrt den Beleg in der Datenbank, nicht in der Oberfläche. Korrekturen entstehen als eigener Beleg, Festgeschriebenes wird nicht überschrieben. Jede Buchung landet zusätzlich in einem Journal, in dem jeder Eintrag die Prüfsumme seines Vorgängers trägt. Eingehende E-Rechnungen liest Saldy ein und behält den strukturierten Datensatz; die Server stehen in Deutschland (Stand November 2026).

Vor dem Vernichten brauchen Sie einen Auszug, der ohne das Programm lesbar bleibt. Den gibt es: einen vollständigen Auszug Ihrer Daten zum Herunterladen, an kein Abo gebunden. Ab dem Tarif Solo kommen ein Kanzlei-Paket mit Belegen, Journal und Buchungsstapel in einer Datei sowie ein DATEV-Export dazu. Kosten laut Preisseite: Free dauerhaft kostenlos mit fünf festgeschriebenen Rechnungen im Monat, Solo 14,90 € im Monat inklusive Umsatzsteuer, Team 24,90 € (Stand 6. November 2026).

Was Saldy nicht leistet, gehört in dieselbe Aufzählung. Die Verfahrensdokumentation schreibt Ihnen niemand; Software kann Ihre Pflichten nach der Abgabenordnung nicht erfüllen, sie unterstützt dabei. Löhne rechnet Saldy nicht ab, Bilanzen erstellt es nicht, ans Finanzamt übermittelt es nichts. Wer bilanziert oder die Lohnabrechnung im Haus hat, ist mit Saldy falsch beraten.

Vier Fragen, bevor Sie Akten vernichten

Gehen Sie die Liste je Jahrgang durch, nicht je Ordner. Bei einem Nein bleibt der Jahrgang stehen.

1. Ist die Frist nach § 147 Abs. 3 AO abgelaufen, gerechnet ab dem Jahresende der letzten Eintragung oder des Belegs?
2. Ist die Festsetzungsfrist für die Steuern dieses Jahres abgelaufen, und läuft weder eine Außenprüfung noch ein Einspruch oder ein Klageverfahren?
3. Wirkt aus diesem Jahr nichts in die Zukunft, etwa ein Verlustvortrag, eine Abschreibung oder eine offene Forderung?
4. Liegt alles, was Sie behalten, lesbar und maschinell auswertbar vor, samt Beschreibung des Ablaufs, wenn Sie Papier durch Scans ersetzt haben?

Erst danach greifen Sie zum Aktenvernichter, und zwar zu einem, der Papier kreuzweise schneidet. Personenbezogene Daten stehen in fast jedem alten Ordner.

Diesen Beitrag hat die Saldy-Redaktion geschrieben.

Saldy ersetzt keine Steuerberatung. Ob ein Jahrgang in Ihrem Fall wirklich frei ist, hängt an Ihren Bescheiden und an offenen Verfahren; im Zweifel entscheidet Ihre Steuerkanzlei.