Rechnung bis 250 Euro: diese vier Angaben genügen

Eine Rechnung bis 250 Euro braucht nur vier Pflichtangaben, und die Adresse des Kunden gehört nicht dazu (§ 33 UStDV). Ab 250,01 Euro brutto gilt die lange Liste aus § 14 Abs. 4 UStG, dort ist die Anschrift des Empfängers Pflicht. Unten steht, welcher Betrag welche Angaben verlangt, was ein Kassenbon leistet und wie Sie die Vorsteuer herausrechnen. Wer Bons nicht mehr im Schuhkarton sammeln will: Saldy Solo buchen und jeden Beleg beim Hereinkommen erfassen.

Ab welchem Betrag muss die Adresse des Kunden auf die Rechnung?

Ab 250,01 Euro brutto. Bis einschließlich 250,00 Euro Gesamtbetrag zählt § 33 Satz 1 UStDV den Leistungsempfänger gar nicht auf. Oberhalb dieser Grenze verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG Namen und vollständige Anschrift des Empfängers.

Gemessen wird der Gesamtbetrag, also der Endbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Das steht in der Vorschrift selbst: Sie spricht vom Gesamtbetrag und verlangt Entgelt und Steuerbetrag „in einer Summe“. Bei 19 Prozent entspricht das 210,08 € netto. Wer in Nettopreisen denkt, verschätzt sich hier leicht.

Die Grenze gilt je Rechnung, nicht je Position und nicht je Einkaufstag. Ein Beleg über 250,00 € ist noch eine Kleinbetragsrechnung, einer über 250,01 € nicht mehr, weil die Vorschrift vom Nichtübersteigen spricht. Zwei Rechnungen über je 200 € bleiben zwei Kleinbeträge, auch wenn sie am selben Tag an denselben Kunden gehen.

Welcher Betrag verlangt welche Angaben?

Oberhalb von 250 Euro kommen fünf Angaben hinzu, die beim Kleinbetrag entfallen. Das sind: Anschrift des Empfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, fortlaufende Rechnungsnummer, Zeitpunkt der Leistung und getrennter Ausweis von Entgelt und Steuer je Steuersatz. Dazu treten die beiden Hinweise, die nur in besonderen Fällen gelten: die Aufbewahrungspflicht bei Grundstücksleistungen an Privatleute und das Wort „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Empfänger. Welche zehn Angaben das im Einzelnen sind, steht in unserem Beitrag zu alle Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Welche vier Angaben müssen bis 250 Euro auf den Beleg?

§ 33 Satz 1 UStDV zählt sie in vier Nummern auf. Alle vier müssen auf dem Beleg stehen, sonst ist er keine Rechnung im Sinne dieser Vorschrift.

1. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers. Ein Stempel mit Firmenname, aber ohne Straße trägt diese Angabe nur, wenn sich die Anschrift aus den übrigen Bezeichnungen des Belegs eindeutig feststellen lässt (§ 31 Abs. 2 UStDV).
2. Das Ausstellungsdatum. Bei einem Kassenbon ist das das Bondatum. Den Zeitpunkt der Leistung verlangt § 33 UStDV nicht gesondert, anders als die volle Rechnung.
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung. Ein Beleg, auf dem nur „Diverses“ oder „Material“ steht, genügt dafür nicht.
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz. Ist der Umsatz steuerfrei, tritt an diese Stelle ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt.

Nach § 33 Satz 2 UStDV sind die §§ 31 und 32 UStDV entsprechend anzuwenden. Daraus ergeben sich zwei Erleichterungen, die in Ratgebern selten auftauchen. Erstens darf eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, solange die Angaben leicht nachprüfbar sind (§ 31 Abs. 1 UStDV). Zweitens sind Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole erlaubt, wenn ihre Bedeutung eindeutig festgelegt ist, in der Rechnung selbst oder in Unterlagen, die beide Seiten haben (§ 31 Abs. 3 UStDV). Der Kennbuchstabe auf einem Bon ist also kein Mangel, solange die Legende dabeisteht.

Warum das Finanzamt von einer Kleinbetragsrechnung spricht

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt und die deshalb nur vier statt zehn Angaben enthalten muss. Das Wort steht nicht im Umsatzsteuergesetz, sondern in der Überschrift des § 33 UStDV: „Rechnungen über Kleinbeträge“.

Im Alltag sucht kaum jemand nach dem Fachwort. Gefragt wird nach der Rechnung bis 250 Euro, nach der Quittung oder nach dem Bon. Gemeint ist immer dasselbe. Eine knappe Definition finden Sie auch als Kleinbetragsrechnung im Lexikon.

Ist eine Rechnung ohne Adresse des Kunden gültig?

Unter 250 Euro brutto ja, darüber fehlt eine Pflichtangabe. Die Rechnung wird dadurch nicht nichtig, sie ist weiterhin ein Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Was leidet, ist der Vorsteuerabzug Ihres Kunden.

Dabei hilft eine Vorschrift, die viele nicht kennen. Nach § 31 Abs. 2 UStDV genügt es, wenn sich Name und Anschrift beider Seiten aus den Bezeichnungen in der Rechnung eindeutig feststellen lassen. Eine ausgeschriebene Postadresse ist also nicht in jedem Fall nötig.

Darauf sollten Sie sich trotzdem nicht verlassen. Was „eindeutig feststellbar“ heißt, entscheidet im Streitfall der Prüfer. Eine berichtigte Rechnung kostet dagegen wenig Mühe: Der Aussteller trägt die fehlende Angabe in einem Dokument nach, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Fragen Sie deshalb gleich nach, solange der Vorgang frisch ist.

Achtung: Bei einer Rechnung über 250 Euro an eine Firma reicht „An: Kunde“ nicht. Fehlt der Empfänger, streicht die Prüfung die Vorsteuer beim Kunden, nicht bei Ihnen. Sie merken es erst, wenn der Kunde Jahre später eine Korrektur verlangt.

Wie ein Beleg mit mehreren Steuersätzen und herausgerechneter Vorsteuer in der Buchhaltung aussieht, können Sie ohne Anmeldung in der Live-Demo von Saldy durchspielen.

Zählt ein Kassenbon oder eine Quittung als Rechnung?

Ja, wenn die vier Angaben darauf stehen und der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Auf die Bezeichnung kommt es nicht an: Quittung, Bon, Kassenzettel oder Beleg sind umsatzsteuerlich dasselbe, solange über eine Leistung abgerechnet wird.

Der häufigste Ausfall kommt aus dem Parkautomaten. Auf vielen Quittungen steht kein Steuersatz. Dann fehlt die vierte Pflichtangabe, und der Beleg trägt keinen Vorsteuerabzug, auch wenn der Betrag als Betriebsausgabe abziehbar bleibt. Dasselbe gilt für handschriftliche Quittungen, auf denen nur eine Summe und „Dankeschön“ stehen.

Zwei Steuersätze auf einem Beleg sind dagegen kein Problem. Der Steuerbetrag darf in einer Summe stehen, wenn die Kasse ihn automatisch ermittelt und für die einzelnen Posten der Steuersatz angegeben wird (§ 32 UStDV). Steht hinter den Posten nur ein Kennbuchstabe, muss die Legende auf dem Bon den Satz nennen.

Barverkauf ohne Namen: was auf den Beleg muss

Wer bar verkauft und keinen Kundennamen aufnimmt, schreibt eine Barverkaufsrechnung mit genau denselben vier Angaben. Der Name des Kunden ist bis 250 Euro brutto nicht nötig, eine Rechnungsnummer ebenfalls nicht.

Wichtig ist die andere Seite: Jede Bareinnahme gehört in das Kassenbuch, und zwar täglich. Ein Beleg, der im Betrieb bleibt, ist das Doppel Ihrer Rechnung und unterliegt derselben Aufbewahrungsfrist. Wer Barverkäufe sammelt und am Monatsende nachträgt, hat ein Problem mit der Kassenführung, nicht mit § 33 UStDV.

Muss überhaupt eine Rechnung sein? Was § 14 Abs. 2 UStG verlangt

Für die Pflicht zur Rechnung gibt es keine Betragsgrenze. Sie hängt am Empfänger, nicht am Betrag. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG verpflichtet Sie in drei Fällen zur Rechnung, und zwar binnen sechs Monaten nach der Leistung. Ausgenommen sind Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

• Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen.
• Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, etwa an eine Behörde oder einen eingetragenen Verein ohne wirtschaftlichen Betrieb.
• Steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung am Grundstück, auch gegenüber Privatleuten.

Daraus folgt für die Praxis: Ein Friseur muss seiner Privatkundin keine Rechnung ausstellen, ein Maler dem Hausbesitzer schon, weil er am Grundstück arbeitet. Und bei einer Leistung von 15 Euro an einen Unternehmer besteht die Pflicht genauso wie bei 15.000 Euro. Nur der Umfang unterscheidet sich: Bis 250 Euro genügen die vier Angaben.

Wie viel Vorsteuer steckt in 41,65 Euro?

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die im Preis Ihres Einkaufs steckt. Sie holen sie vom Finanzamt zurück, soweit Sie den Einkauf für Ihr Unternehmen tätigen (§ 15 Abs. 1 UStG). Auf einem Kleinbetragsbeleg steht sie nicht getrennt daneben, sondern in der Summe.

Den Vorsteuerabzug dürfen Sie aus einer Kleinbetragsrechnung in Anspruch nehmen, wenn Sie den Rechnungsbetrag selbst in Entgelt und Steuerbetrag aufteilen (§ 35 Abs. 1 UStDV). Der Beleg weist nur die Summe aus, die Aufteilung machen Sie in Ihrer Buchhaltung.

Der Rechenweg ist eine Division. Bei 19 Prozent teilen Sie den Bruttobetrag durch 1,19, bei 7 Prozent durch 1,07. Die Differenz zwischen Bruttobetrag und Ergebnis ist die Vorsteuer.

Beispiel: Ein Bon über 41,65 € mit 19 Prozent: 41,65 geteilt durch 1,19 ergibt 35,00 € Entgelt, die Vorsteuer beträgt 6,65 €. Ein Bon über 18,19 € mit 7 Prozent: 18,19 geteilt durch 1,07 ergibt 17,00 € Entgelt und 1,19 € Vorsteuer. Zur Kontrolle die glatten Fälle: Aus 119,00 € brutto werden 19,00 € Vorsteuer, aus 107,00 € brutto 7,00 €.

Bei der Taxiquittung gelten innerhalb einer Gemeinde oder bis 50 Kilometer Beförderungsstrecke 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 10 Buchst. b Doppelbuchst. aa und bb UStG). Wer hier mit 19 Prozent rechnet, zieht zu viel Vorsteuer und berichtigt das später in der Voranmeldung.

Wann die 250-Euro-Erleichterung nicht gilt

§ 33 Satz 3 UStDV nimmt drei Umsatzarten aus. Dort brauchen Sie die volle Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, auch wenn es um 30 Euro geht.

• Fernverkauf nach § 3c UStG: Lieferungen an Privatkunden in anderen EU-Staaten, bei denen sich der Ort der Lieferung in das Bestimmungsland verlagert.
• Die innergemeinschaftliche Lieferung nach § 6a UStG, also die steuerfreie Lieferung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat.
• Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), im Alltag als Reverse-Charge bekannt.

Das ist kein Randfall für Großbetriebe. Nehmen Sie einen Trockenbauer, der einem anderen Baubetrieb eine Reparatur über 40 Euro in Rechnung stellt. Erbringt dieser Betrieb selbst nachhaltig Bauleistungen, schuldet er die Steuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 Satz 2 UStG). Dann gelten die vollen Angaben, dazu der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG), und der Steuerbetrag wird gerade nicht ausgewiesen.

Fahrausweis als Rechnung: der Sonderfall ohne Steuersatz

Eine Fahrkarte gilt als Rechnung, obwohl sie Menge und Art der Leistung nicht nennt. § 34 Abs. 1 UStDV verlangt weniger: Name und Anschrift des Beförderungsunternehmers, Ausstellungsdatum, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz. Den Steuersatz nur, wenn die Beförderung nicht dem ermäßigten Satz unterliegt. Bei grenzüberschreitenden Flügen tritt ein Hinweis darauf hinzu (§ 34 Abs. 1 Nr. 5 UStDV).

Deshalb tragen Nahverkehrstickets oft keinen Steuersatz und sind trotzdem in Ordnung. Für diese Belege gilt die Grenze von 250 Euro nicht; auch eine teure Bahnfahrkarte bleibt ein Fahrausweis. Bei grenzüberschreitenden Fahrten brauchen Sie zusätzlich eine Bescheinigung des Beförderungsunternehmens darüber, welcher Anteil des Preises auf die Strecke im Inland entfällt (§ 34 Abs. 2 UStDV).

Was ändert die E-Rechnungspflicht für kleine Belege?

Für Kleinbeträge nichts. Eine Rechnung nach § 33 Satz 1 UStDV darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV). Also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF. Der Kassenbon an der Theke bleibt ein Kassenbon.

Oberhalb der Grenze läuft die Übergangszeit ab. Papier und PDF bleiben für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 allen Ausstellern erlaubt, für Umsätze des Jahres 2027 nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Welche Frist für Sie gilt, steht in unserem Beitrag zu den Fristen der E-Rechnungspflicht.

Was heißt das für Sie? Stellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen auf E-Rechnung um, auch wenn viele Ihrer Belege unter 250 Euro liegen. Zwei Wege parallel zu fahren kostet mehr Zeit als eine Umstellung, und oberhalb von 250 Euro greift die Pflicht ohnehin.

Acht Jahre aufbewahren, auch den Bon, der verblasst

Das Doppel jeder Rechnung, die Sie ausgestellt haben, und jede Rechnung, die Sie erhalten haben, bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde; ein Bon vom Januar 2026 liegt damit bis Ende 2034 im Ordner. Dieselbe Frist gilt in der Abgabenordnung für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO).

Bei Kassenbons auf Thermopapier ist das ein handfestes Problem. Die Schrift verblasst, im Handschuhfach eines Autos manchmal binnen weniger Monate. Scannen Sie solche Belege ein oder legen Sie eine Kopie dazu, solange die Schrift lesbar ist. Was dabei technisch zu beachten ist, steht in unserem Beitrag Belege acht Jahre aufbewahren.

Kleinbetragsrechnungen in Saldy erfassen

Das eigentliche Problem ist nicht die Vorschrift, sondern der Stapel. Fünfzehn Bons im Monat, jeder mit einem anderen Steuersatz, und am Quartalsende sitzt man mit dem Taschenrechner davor.

Saldy ist eine Buchhaltung im Browser für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen mit Einnahmenüberschussrechnung. Einen Beleg erfassen Sie dort mit mehreren Positionen und unterschiedlichen Steuersätzen, die Vorsteuer rechnet Saldy heraus. Die Kategorie bestimmt, auf welches Buchungskonto der Betrag läuft und in welche Zeile der BWA, der monatlichen Übersicht über Einnahmen und Ausgaben. Jeder Beleg landet mit Prüfsumme im Belegarchiv, das nur ergänzt und nicht überschrieben wird. Bargeschäfte tragen Sie im Kassenbuch ein: Sie geben den Tagesumsatz ein, den Kassenbestand rechnet Saldy daraus. Ab dem Tarif Solo erhalten Sie eine eigene E-Mail-Adresse, an die Lieferanten ihre Belege direkt schicken. Die Einzelheiten stehen unter Belege und Ausgaben erfassen.

Der Free-Tarif kostet dauerhaft nichts, braucht keine Zahlungsdaten und erlaubt fünf festgeschriebene Rechnungen im Monat für einen Nutzer. Solo kostet 14,90 € im Monat, Team 24,90 € für bis zu drei Nutzer, jeweils als Endpreis inklusive Umsatzsteuer (Stand November 2026, siehe Preisseite).

Für wen das nicht passt, sagen wir offen: Wer bilanziert, eine Lohnabrechnung braucht oder mit mehr als drei Nutzern arbeitet, ist hier falsch. Saldy rechnet die Einnahmenüberschussrechnung, nicht die Bilanz. Die Pflichten aus Umsatzsteuergesetz und Abgabenordnung bleiben bei Ihrem Betrieb.

Die Prüfliste für Ihren nächsten Belegstapel

Nehmen Sie den nächsten Stapel und gehen Sie ihn in dieser Reihenfolge durch.

• Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 € brutto? Dann reichen vier Angaben, und die Adresse Ihres Betriebs muss nicht darauf stehen.
• Liegt er darüber? Dann muss auch Ihr Name mit vollständiger Anschrift als Empfänger darauf stehen, dazu Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt des Ausstellers.
• Stehen Name und vollständige Anschrift des Ausstellers darauf?
• Ist ein Ausstellungsdatum lesbar?
• Benennt der Beleg Menge und Art der Leistung, nicht nur „Diverses“?
• Ist der Steuersatz angegeben oder auf eine Steuerbefreiung hingewiesen? Bei Fahrausweisen darf er fehlen.
• Bei Fernverkauf, innergemeinschaftlicher Lieferung oder Reverse-Charge brauchen Sie die volle Rechnung, ganz unabhängig vom Betrag.
• Ist der Bon auf Thermopapier gedruckt? Dann scannen, bevor er verblasst.

Fehlt eine der vier Angaben, fragen Sie nach, und zwar sofort. Ein nachgereichter, berichtigter Beleg ist in fünf Minuten erledigt. Eine gestrichene Vorsteuer in einer Prüfung drei Jahre später kostet Sie deutlich mehr Zeit.

Geschrieben und am Gesetzestext geprüft hat diesen Beitrag die Saldy-Redaktion.

Saldy ersetzt keine Steuerberatung. Ob ein einzelner Beleg den Vorsteuerabzug trägt, entscheidet im Streitfall Ihr Finanzamt. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerkanzlei.