Rechnungsprogramm kostenlos: Was Gratis-Tarife können

Ein Rechnungsprogramm kostenlos zu bekommen ist leicht. Schwer ist, eines zu finden, das auch nach dem dritten Monat noch kostenlos ist, alle Pflichtangaben setzt und Ihnen beim Aufhören die eigenen Daten lässt. Dieser Beitrag zeigt, woran Sie das vor der Anmeldung erkennen. Stand: 12. Oktober 2026. Er beschreibt die allgemeine Rechtslage; den Hinweis zur Einordnung finden Sie am Ende. Wer gleich selbst prüfen will: Saldy Free kostenlos starten, ohne Zahlungsdaten und ohne Ablaufdatum.

Was heißt „kostenlos“ bei Rechnungsprogrammen?

Hinter dem Wort stecken vier verschiedene Angebote, und nur eines davon bleibt dauerhaft kostenlos. Wer sie verwechselt, merkt es meist erst, wenn die zwanzigste Rechnung im System liegt.

Ein Gratis-Tarif ist ein Leistungsumfang, der ohne Ablaufdatum kostenlos bleibt und erst bei einer festgelegten Grenze Geld kostet. Nur dieses Modell verdient die Bezeichnung „Rechnungsprogramm kostenlos“ im engeren Sinn. Eine Testphase ist ein Verkaufsgespräch mit Zeitlimit, und das ist in Ordnung, solange es so heißt.

Was muss ein kostenloses Rechnungsprogramm können?

Es muss eine Rechnung erzeugen, die vor dem Finanzamt und beim Kunden besteht, und es darf die gesetzlich nötigen Funktionen nicht hinter einen Bezahltarif stellen. Komfort wie Mahnungen oder Kanzlei-Export darf kosten. Pflichtangaben, Festschreiben und E-Rechnung nicht.

Pflichtangaben nach § 14 UStG automatisch setzen

§ 14 Abs. 4 UStG nennt die Angaben, die auf jede Rechnung gehören: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag. Ein brauchbares Programm fragt Ihre Firmendaten einmal ab und setzt sie dann jedes Mal ein. Die Nummer vergibt es selbst. Wer das von Hand pflegt, vergisst irgendwann eine Angabe, und dann ist der Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet. Die vollständige Liste mit Beispielen steht im Beitrag zu den Pflichtangaben auf der Rechnung.

Festschreiben statt nachträglich ändern

Festschreiben bedeutet, dass eine Rechnung nach dem Ausstellen nicht mehr verändert werden kann; Korrekturen entstehen als eigener Beleg. Der Maßstab steht in § 146 Abs. 4 AO: Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. In Saldy sitzt diese Sperre in der Datenbank selbst, nicht nur in der Bedienoberfläche; eine festgeschriebene Rechnung lässt sich auch an der Oberfläche vorbei nicht mehr ändern. Eine fehlerhafte Rechnung stornieren Sie und schreiben sie neu, beide Belege bleiben erhalten. Die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Bücher bleibt trotzdem Ihre Aufgabe; das Programm verhindert nur, dass eine ausgestellte Rechnung nachträglich geändert wird.

E-Rechnung nach EN 16931 ohne Aufpreis

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm entspricht, in der Praxis EN 16931 mit XRechnung oder ZUGFeRD, oder das beide Seiten vereinbart haben (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein PDF aus Word ist keine. Empfangen können müssen Unternehmen sie seit dem 01.01.2025, ausstellen müssen sie Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 01.01.2027 und alle übrigen ab 01.01.2028 (§ 27 Abs. 38 UStG); Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind beim Ausstellen ausgenommen. Ein Gratis-Tarif, der das Format nur gegen Aufpreis liefert, taugt für Rechnungen an Unternehmen ab 2028 nicht mehr, bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz schon ab 2027. Die Stichtage im Einzelnen erklärt der Beitrag zu den Fristen der E-Rechnungspflicht.

Datenexport und DATEV-Datei für die Kanzlei

Rechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG), und das gilt auch dann, wenn Sie das Programm längst nicht mehr nutzen. Deshalb zählt der vollständige Export mehr als jede Funktion auf der Startseite. Die DATEV-Datei ist ein anderes Thema: Sie erleichtert der Steuerkanzlei die Übernahme, ist aber keine Rechtspflicht. In Saldy gibt es den Datenauszug in jedem Tarif, auch nach einer Kündigung; er benennt selbst, was nicht enthalten ist, etwa die einzelnen Beleg-Originale. Den DATEV-Export gibt es erst ab Solo.

Wie das Festschreiben und die E-Rechnung in der Praxis aussehen, können Sie in der Demo ohne Anmeldung ausprobieren, mit Beispieldaten.

Woran erkennen Sie die Grenzen eines Gratis-Tarifs?

An drei Stellen: was gezählt wird, was fehlt und was beim Aufhören passiert. Die folgende Tabelle führt die Prüfpunkte auf und daneben, was der Free-Tarif von Saldy laut Preisseite heute enthält. Andere Anbieter nennen wir hier nicht; die Spalte „So prüfen Sie es“ funktioniert bei jedem.

Die typische Panne: Eine Testphase läuft aus, das Konto wird gesperrt, und der Export steht nur im Bezahltarif zur Verfügung. Wer dann zahlt, um an die eigenen Rechnungen zu kommen, hat kein kostenloses Programm benutzt, sondern ein aufgeschobenes Abo. Lesen Sie die Regeln zum Export vor der ersten Rechnung, nicht nach der letzten.

Vor dem Anlegen eines Gratis-Kontos prüfen

• Export: Bekommen Sie alle Rechnungen, Belege und Buchungen vollständig heraus, auch ohne Abo?
• Kündigung: Gibt es eine Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist, und was passiert danach mit dem Konto?
• Datenstandort: Stehen die Server in Deutschland oder zumindest in der EU, und nennt die Datenschutzerklärung den Ort?
• Rechnungsanzahl: Reicht die Grenze für Ihren stärksten Monat, nicht für den Durchschnitt?
• E-Rechnung enthalten: Erzeugt der Gratis-Tarif XRechnung und ZUGFeRD, oder nur ein PDF?

Wann reicht ein kostenloses Rechnungsprogramm, und wann lohnt sich Solo?

Free reicht, solange Sie in keinem Monat mehr als fünf Rechnungen festschreiben und die Kanzlei ohne DATEV-Datei auskommt. Darüber entscheidet eine einfache Gegenrechnung, nicht der Tarifname. Die Preise im Überblick, Stand 12.10.2026: Free 0 Euro, Solo 14,90 Euro im Monat oder 149 Euro im Jahr, Team 24,90 Euro im Monat, jeweils inklusive Umsatzsteuer. Die aktuellen Werte stehen auf der Preisseite zum kostenlosen Free-Tarif und zu den Bezahltarifen.

Beispiel 1, Nebenberuf: Eine Grafikerin arbeitet nebenberuflich für zwei Agenturen und schreibt im Schnitt drei Rechnungen im Monat. Sie bleibt in Free und zahlt nichts. Im Dezember kommen sechs Rechnungen zusammen. Für diesen einen Monat bucht sie Solo für 14,90 Euro und kündigt zum Monatsende; danach gilt wieder Free, ihre Daten bleiben. Kosten im Jahr: höchstens 14,90 Euro.

Beispiel 2, Handwerk: Ein Tischler schreibt zwölf Rechnungen im Monat. Free scheidet damit aus; offen ist nur die Zahlweise und was der Tarif ihm abnimmt. Solo kostet bei Monatszahlung 12 × 14,90 Euro = 178,80 Euro im Jahr, bei Jahreszahlung 149 Euro, also 29,80 Euro weniger. Dazu gehören Mahnwesen und DATEV-Datei für die Kanzlei. Nimmt man für die Kanzlei 60 Euro je Stunde an (eine Annahme für das Beispiel, kein Marktpreis), entspricht der Jahrespreis knapp zweieinhalb Kanzleistunden, die Monatszahlung knapp drei. Ob die DATEV-Datei dort so viel Abtippen erspart, sagt Ihnen nur Ihre Kanzlei; genau diese Frage sollten Sie dort stellen.

Unsere Haltung: Wer regelmäßig mehr als fünf Rechnungen im Monat schreibt, sollte nicht mit einem Gratis-Tarif tricksen, sondern die Jahreszahlung wählen. Wer darunter liegt, braucht kein Abo.

Kostenlos anfangen: Saldy ist eine Buchhaltung im Browser für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen mit Einnahmenüberschussrechnung. Das Konto legen Sie ohne Zahlungsdaten an; Free hat kein Ablaufdatum. Kostenloses Konto anlegen

Saldy passt nicht für jeden. Wer bilanziert, Löhne abrechnen muss oder mit mehr als drei Personen in der Buchhaltung arbeitet, braucht ein anderes Programm.

Dürfen Sie Rechnungen mit Excel oder Word schreiben?

Ja, heute noch. Rechnungen an Privatkunden dürfen Sie auch künftig so schreiben. An Unternehmer im Inland bleibt die Papierrechnung bis 31.12.2026 zulässig, bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr bis 31.12.2027; ein PDF braucht in dieser Zeit die Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach brauchen diese Kunden eine E-Rechnung, und die erzeugt keine Textverarbeitung.

Der Haken liegt aber schon heute woanders. Eine Excel-Datei lässt sich jederzeit überschreiben. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung feststellbar bleibt. Wer mit Vorlagen arbeitet, muss also selbst dafür sorgen: jede Rechnung als PDF ablegen, die Nummer in einer eigenen Liste führen, Korrekturen als neue Rechnung schreiben und die Datei nie wieder öffnen, um „nur kurz“ ein Datum zu ändern. Das geht, verlangt aber Disziplin über acht Jahre.

Beispiel: Ein Fotograf kopiert seine Rechnung vom Vormonat, ändert Kunde und Betrag und vergisst die Nummer. Zwei Rechnungen tragen nun dieselbe Nummer. In einem Programm, das die Nummer erst beim Festschreiben vergibt, kann das so nicht passieren, weil niemand die Nummer von Hand einträgt.

Wie schreiben Sie die erste Rechnung in Saldy Free?

In vier Schritten, ohne Zahlungsdaten, direkt im Browser.

1. Konto anlegen: Eine Zahlungsart wird im Free-Tarif nicht abgefragt.
2. Firmendaten und Steuerfall eintragen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und ob Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind. Daraus entstehen die Angaben auf jeder Rechnung.
3. Rechnung anlegen: Kunden auswählen oder anlegen, Positionen mit Menge und Preis eintragen. Bis hierhin ist es ein Entwurf, den Sie frei ändern können.
4. Festschreiben: Ein Klick vergibt die fortlaufende Nummer, prüft die Summen nach EN 16931, erzeugt die E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD und sperrt den Beleg. Ab jetzt zählt die Rechnung zu den fünf des Monats.

Welche Funktionen dahinter stecken, steht ausführlich unter Rechnungen in Saldy schreiben. Grundlagen zu Umsatzsteuer, GoBD und E-Rechnung sammelt die Seite Wissen rund um Rechnung und Steuer.

Unsere Empfehlung: Mit Free anfangen, ab der sechsten Rechnung nachrechnen

Ein kostenloses Rechnungsprogramm taugt, wenn Pflichtangaben, Festschreibung und E-Rechnung ohne Aufpreis dabei sind und der Export Ihnen gehört. Bezahlen Sie für Arbeit, die Ihnen abgenommen wird, also Mahnungen, DATEV-Datei oder mehr Rechnungen, aber nicht für Pflichtangaben, Festschreiben und E-Rechnung. Wenn Sie bei fünf oder weniger Rechnungen im Monat liegen, schreiben Sie diesen Monat Ihre erste Rechnung in Free und vergleichen Sie danach in Ruhe die Preise von Saldy.

Diesen Beitrag hat die Saldy-Redaktion geschrieben; wer dahinter steht, lesen Sie auf der Seite über das Unternehmen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand vom 12.10.2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen. Bitte prüfen Sie die Angaben für Ihren Einzelfall anhand der verlinkten Quellen oder lassen Sie sich fachkundig beraten.

Saldy ersetzt keine Steuerberatung. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei, welche Pflichten für Ihre Rechnungen gelten.