Belege erfassen – ohne Zettelwirtschaft
Sie laden den Beleg hoch oder fotografieren ihn. Saldy rechnet die Vorsteuer heraus und legt ihn sicher ab.
Das Wichtigste
Vorsteuer automatisch
Auch mit mehreren Steuersätzen auf einem Beleg.
Kassenbuch
Saldy rechnet den Bestand selbst aus. Sie tragen nur ein.
Sicher abgelegt
Jeder Beleg bekommt eine Prüfsumme. Änderungen fallen auf.
Gut zu wissen: Ab Solo haben Sie eine eigene E-Mail-Adresse für Belege. Lieferanten schicken direkt an Saldy.
Alle Einzelheiten
- Ausgaben mit mehreren Positionen und Steuersätzen. Die Kategorie bestimmt Konto und BWA-Zeile.
- Sonstige Einnahmen ohne Rechnung – Auszahlungen von Plattformen, Erstattungen, Zinsen – zählen in EÜR und Voranmeldung mit.
- Kassenbuch mit Tageslosungen. Der Bestand wird gerechnet, nicht eingetragen.
- Belegarchiv: Die Prüfsumme wird beim Lesen aus dem Inhalt neu berechnet. Das Archiv ist nur ergänzbar.
- Ab Solo: Wiederkehrendes wird zum Termin fällig gemeldet – als Rechnung wie als Ausgabe. Angelegt wird erst auf Ihren Knopfdruck.
- Kontakte und Produkte als Stammdaten. Die USt-IdNr. am Kontakt entscheidet über den Steuerfall der Rechnung.
Vom Kassenzettel zur gebuchten Ausgabe
Jeder Beleg nimmt denselben Weg, egal ob er als Datei kommt oder als Foto.
Beleg hereinholen
Eine E-Rechnung ziehen Sie als XML oder ZUGFeRD-PDF ins Fenster. Einen Kassenbon fotografieren und hochladen. Ab Solo schicken Lieferanten ihn gleich an Ihre eigene E-Mail-Adresse für Belege.
Beleg und Felder gleichzeitig im Blick
Sie sehen das Dokument und daneben die Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Kategorie, Steuerfall und Satz. Am Handy steht der Beleg oben, die Felder darunter. So müssen Sie keine Zahl eintragen, die Sie gerade nicht sehen können.
Betrag eintragen, netto oder brutto
Mit einem Schalter sagen Sie, ob der eingegebene Betrag netto oder brutto ist. Darunter läuft die Aufteilung „Netto · USt · Brutto“ bei jedem Tastendruck mit.
Steuerfall bestätigen
Vorgeschlagen wird er aus der USt-IdNr. des Lieferanten und der Frage, ob überhaupt Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Ist der Vorschlag unsicher, erscheint er als Warnung, und Sie sehen noch einmal hin.
Übernehmen
Das Original wandert mit seiner Prüfsumme ins Archiv, die Ausgabe in die Liste. Danach fragt Saldy, ob dazu eine Zahlung von einem Ihrer Konten gehört.
Wie die Vorsteuer aus dem Beleg kommt
Angenommen, auf einem Tankbeleg stehen 119,00 € und 19 % Umsatzsteuer sind offen ausgewiesen. Sie tippen die Bruttozahl ein und stellen den Schalter auf Brutto. Dann teilt Saldy auf:
| Betrag auf dem Beleg (brutto) | 119,00 € |
|---|---|
| Umsatzsteuer 19 % darin | 19,00 € |
| Netto, so viel mindert den Gewinn | 100,00 € |
| Vorsteuer, einzutragen in Kennzahl 66 | 19,00 € |
Frei gewählte Beträge, kein echter Beleg. Steht auf dem Beleg keine Umsatzsteuer offen ausgewiesen, trägt Saldy auch keine ein. Ohne Ausweis gibt es keinen Vorsteuerabzug (§ 15 UStG). Für die EÜR zählt der Tag der Zahlung, nicht der Tag der Rechnung (§ 11 EStG). Stand: 10.11.2026. Orientierung, kein Steuerrat.
Schluss mit dem Schuhkarton
Der Korb mit Kassenzetteln muss nicht bis zum Jahresende warten. Foto machen, hochladen, fertig. Und der Tisch ist wieder frei.
Was Saldy mit Belegen macht, und was nicht
Dafür ist Saldy da
- E-Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung einlesen, die Summenregeln der EN 16931 nachrechnen und sagen, was nicht aufgeht.
- Fotos und PDFs als Beleg annehmen: Wenn Sie in Saldy angemeldet sind, liest Saldy den Text aus der Datei oder dem Scan (in der Demo nicht).
- Vorsteuer herausrechnen, auch mit mehreren Steuersätzen auf einem Beleg.
- Dubletten erkennen: an der Rechnungsnummer, sonst an Lieferant, Datum und Betrag zusammen.
- Originale ablegen und Änderungen erkennbar machen: Die Prüfsumme wird beim Lesen aus dem Inhalt neu gerechnet, das Archiv ist nur ergänzbar.
Das macht Saldy nicht
- Nichts von allein buchen: Was Saldy aus einem Beleg liest, ist ein Vorschlag, den Sie prüfen und bestätigen.
- Keine Steuer schätzen: Ohne offen ausgewiesene Umsatzsteuer trägt Saldy keine ein (§ 15 UStG).
- Nichts glattziehen: Gehen die Summen einer E-Rechnung nicht auf, kommt sie als „zu prüfen“ herein, nicht als erledigt. Ob sie den Vorsteuerabzug trägt, ist dann offen – die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen stimmen.
- Keine Registrierkasse: Saldy führt das Kassenbuch, ersetzt aber kein Aufzeichnungssystem mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung (§ 146a AO).
- Keine Steuerberatung. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.
Kurz gefragt
Liest Saldy fotografierte Belege?
Ja, als Vorschlag. Wenn Sie in Saldy angemeldet sind, liest Saldy den Belegtext: ein PDF mit Textebene direkt aus der Datei, einen Scan oder ein Foto über Texterkennung. In der Demo geht das nicht, dort tragen Sie die Werte selbst ein. Sie prüfen und bestätigen; gebucht wird nichts von selbst.
Was passiert, wenn ich denselben Beleg zweimal hochlade?
Saldy erkennt die Dublette an der Rechnungsnummer, sonst an Lieferant, Datum und Betrag zusammen. Der Übernehmen-Knopf wird rot und nennt den Beleg, der schon erfasst ist. Das ist wichtig, weil eine doppelt gebuchte Ausgabe die Vorsteuer zweimal zieht und frühestens bei einer Prüfung auffällt.
Kann ich viele Belege auf einmal hochladen?
Ja. Laden Sie zehn Dateien hoch, führt Saldy Sie mit „Beleg 3 von 10“ hindurch. Wollen Sie nicht jeden Beleg einzeln prüfen, legen Sie den Rest mit „Rest ungeprüft anlegen“ als Entwurf „zu prüfen“ an. Betrag und Steuerfall fehlen dann noch. Die Originale liegen aber vollständig im Archiv.
Muss ich E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist, anders als für das Ausstellen (§ 27 Abs. 38 UStG). Das gilt auch, wenn Sie selbst noch auf Papier abrechnen. Saldy liest beide gängigen Formate: ZUGFeRD, auch aus dem PDF heraus, und XRechnung. Stand: 10.11.2026. Welche Fristen für das Ausstellen gelten, steht im Beitrag E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Wie lange bleiben Belege gespeichert?
Buchungsbelege müssen Sie acht Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 3 AO), Rechnungen ebenso (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Saldy rechnet ab dem Tag der Ablage und bewahrt ein Original deshalb zehn Jahre auf – mit Absicht etwas länger als die gesetzliche Frist, damit auch ein Beleg vom Januar sicher abgedeckt ist. Stand: 10.11.2026. Orientierung, kein Steuerrat.