Zahlungserinnerung Vorlage: freundlich und wirksam

Eine Rechnung bleibt selten aus böser Absicht offen. Sie ist im Postfach untergegangen, hing in einer Freigabe oder lag bei einer Kollegin, die im Urlaub war. Genau dafür ist die Zahlungserinnerung gedacht: ein kurzes, sachliches Schreiben, das die Rechnung zurück auf den Tisch holt, ohne die Geschäftsbeziehung zu belasten.

Die drei Vorlagen zum Kopieren stehen weiter unten. Davor: der sinnvolle Zeitpunkt und die Angaben, ohne die eine Erinnerung ihren Zweck verfehlt. Dafür müssen Sie Ihre offenen Posten kennen. In Saldy steht an jeder Rechnung, was noch aussteht; Mahnstufen gibt es ab dem Tarif Solo. Solo für 14,90 € im Monat buchen (inkl. USt., Stand November 2026).

Zahlungserinnerung oder Mahnung: Wo liegt der Unterschied?

Im Ton liegen die beiden weit auseinander. In der Rechtsfolge gar nicht. Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das einen Kunden nach Ablauf des Zahlungsziels auffordert, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt der Schuldner in Verzug, wenn er auf eine Mahnung des Gläubigers nach Eintritt der Fälligkeit nicht leistet. Eine bestimmte Bezeichnung verlangt das Gesetz dafür nicht.

Daraus folgt etwas, das viele Ratgeber übersehen: Wer die Zahlung eindeutig verlangt und ein Datum nennt, mahnt im Rechtssinn, auch wenn über dem Text „Zahlungserinnerung“ steht. Sie verschenken also keine Rechte, wenn Sie höflich bleiben. Die Abstufung in Erinnerung, zweite Erinnerung und Mahnung ist eine kaufmännische Gewohnheit, kein gesetzliches Verfahren.

Wann sollte die Zahlungserinnerung raus?

Drei bis sieben Tage nach Ablauf des Zahlungsziels. So lange darf eine Überweisung unterwegs sein, und der Vorgang ist beim Kunden noch frisch. Ist eine Leistungszeit weder vereinbart noch aus den Umständen zu entnehmen, kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB).

Praktisch wichtiger ist, was vorher passiert. Vereinbaren Sie den Zahlungstag im Angebot, im Auftrag oder in Ihren AGB und wiederholen Sie ihn auf der Rechnung, etwa „zahlbar bis 16.11.2026“. Ohne Mahnung gerät Ihr Kunde nämlich nur in Verzug, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), also ein Termin vereinbart wurde. Auf ein Datum, das nur Sie auf die Rechnung geschrieben haben, verlassen Sie sich besser nicht; dann bleiben Ihnen die Mahnung und die 30-Tage-Regel.

Diese Auffangregel greift unabhängig von jeder Vereinbarung. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn Sie in der Rechnung besonders auf diese Folge hinweisen. Ein Satz wie „Bei Zahlung später als 30 Tage nach Zugang dieser Rechnung tritt Verzug ein“ gehört deshalb in jede Rechnung an Privatkunden.

Beispiel: Ein Übersetzungsbüro vereinbart im Auftrag den 16.11.2026 als Zahlungstag und wiederholt ihn auf der Rechnung vom 02.11.2026 über 1.480,00 €. Der Kunde ist ein Betrieb, kein Verbraucher. Am 20.11.2026 geht eine freundliche Erinnerung mit neuer Frist zum 27.11.2026 heraus, ohne Gebühr. Zahlt der Kunde am 30.11.2026, war er wegen des vereinbarten Zahlungstags schon seit dem 17.11.2026 in Verzug. Es gelten 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz von 1,52 %, also 10,52 %. Für die 13 Zinstage vom 17.11.2026 bis 29.11.2026 rechnet sich das so: 1.480,00 € × 10,52 % × 13/365 = 5,55 €. Dazu kommen 40,00 € Pauschale, zusammen 45,55 €.

Drei Vorlagen, die Sie kopieren können

Die Platzhalter stehen in geschweiften Klammern. Ersetzen Sie sie vor dem Versand. {r} heißt: bei „Herr“ ein r anhängen, bei „Frau“ weglassen. Alle drei Texte kommen ohne Drohung aus und nennen trotzdem ein Datum, denn genau das macht sie wirksam.

Vorlage 1: kurze E-Mail nach dem Zahlungsziel

Betreff: Erinnerung an Rechnung {Rechnungsnummer}
Guten Tag {Anrede} {Nachname},
unsere Rechnung {Rechnungsnummer} vom {Rechnungsdatum} über {Betrag} € war am {Zahlungsziel} fällig und ist bei uns noch nicht eingegangen. Vermutlich ist sie untergegangen.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum {neue Frist} auf {IBAN}, Verwendungszweck {Rechnungsnummer}. Die Rechnung hängt zur Sicherheit noch einmal an.
Haben Sie die Zahlung bereits veranlasst, ist diese Nachricht damit erledigt. Bei Rückfragen erreichen Sie mich unter {Telefon}.
Freundliche Grüße
{Name}

Vorlage 2: Brief für größere Beträge

Zahlungserinnerung zu Rechnung {Rechnungsnummer}
Sehr geehrte{r} {Anrede} {Nachname},
für {Leistung} haben wir Ihnen am {Rechnungsdatum} die Rechnung {Rechnungsnummer} über {Betrag} € gestellt, zahlbar bis {Zahlungsziel}. Ein Zahlungseingang liegt uns nicht vor.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum {neue Frist} auf das Konto {IBAN} bei der {Bank} zu überweisen. Sollte die Rechnung bei Ihnen nicht angekommen sein oder sollten Sie eine Position anders sehen, rufen Sie mich bitte an: {Telefon}. Dann klären wir das in fünf Minuten.
Mit freundlichen Grüßen
{Name}, {Funktion}

Vorlage 3: zweite Erinnerung mit letzter Frist

Zweite Zahlungserinnerung zu Rechnung {Rechnungsnummer}
Sehr geehrte{r} {Anrede} {Nachname},
am {Datum der ersten Erinnerung} haben wir Sie an unsere Rechnung {Rechnungsnummer} vom {Rechnungsdatum} über {Betrag} € erinnert. Der Betrag ist weiterhin offen.
Bitte überweisen Sie ihn bis zum {neue Frist} auf {IBAN}. Ab Eintritt des Verzugs berechnen wir Verzugszinsen nach § 288 BGB und, sofern Sie kein Verbraucher sind, die gesetzliche Pauschale von 40,00 €.
Falls Sie den Betrag in zwei Teilen zahlen möchten, melden Sie sich bitte bis {neue Frist}. Eine Ratenzahlung ist uns lieber als ein offener Posten.
Mit freundlichen Grüßen
{Name}

Wie eine Rechnung von „offen“ auf „überfällig“ springt und wo der offene Rest steht, können Sie in der Live-Demo von Saldy ohne Anmeldung durchklicken.

Was in jede Zahlungserinnerung gehört

Eine Erinnerung ohne Bezugsangaben landet in der Buchhaltung des Kunden auf dem Stapel „unklar“. Sieben Angaben verhindern das:

• Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum. Beide muss die Rechnung nach § 14 Abs. 4 Nr. 3 und 4 UStG ohnehin tragen; sie sind der Schlüssel, mit dem der Kunde den Vorgang findet.
• Der offene Betrag, nicht der Rechnungsbetrag. Nach einer Teilzahlung ist das ein Unterschied, und eine falsche Zahl kostet Sie die Glaubwürdigkeit.
• Das ursprüngliche Zahlungsziel als Datum. Es zeigt, dass Sie nicht zu früh schreiben.
• Eine neue Frist mit konkretem Datum, nicht „umgehend“ oder „innerhalb von 14 Tagen“.
• Bankverbindung und Verwendungszweck, damit niemand in alten Mails suchen muss.
• Ein Ansprechpartner mit Telefonnummer. Oft sind es Rückfragen, keine Zahlungsunwilligkeit.
• Ein Satz für den Fall, dass gerade überwiesen wurde. Er nimmt dem Schreiben die Schärfe.

Keine Mahngebühr in der ersten Erinnerung: Schadensersatz wegen verzögerter Leistung setzt Verzug voraus (§ 280 Abs. 2 BGB). Häufig beginnt der Verzug erst mit diesem Schreiben; dann trägt Ihr Betrieb dessen Kosten. War Ihr Kunde schon vorher in Verzug, über einen vereinbarten Zahlungstag oder die 30-Tage-Regel, können Sie Ihren Verzögerungsschaden verlangen. Wer vorsorglich 5,00 € „Mahngebühr“ aufschlägt, verliert eine Diskussion, die er gar nicht führen müsste.

Fünf Formulierungen, die Kunden verärgern

Eine Erinnerung kann sachlich stimmen und an einem Halbsatz scheitern. Fünf davon lohnt es sich zu streichen:

1. „Trotz mehrfacher Aufforderung“ in der ersten Erinnerung. Es war keine mehrfache Aufforderung, und der Kunde weiß das. Besser: „Unsere Rechnung {Nummer} ist noch offen.“
2. „Wir müssen Sie leider darauf hinweisen …“ Der Anlauf verschiebt die Information nach hinten. Beginnen Sie mit Rechnungsnummer und Betrag.
3. „Andernfalls sehen wir uns gezwungen, weitere Schritte einzuleiten.“ Eine Drohung ohne Inhalt. Nennen Sie stattdessen, was tatsächlich kommt: Zinsen nach § 288 BGB.
4. Der Hinweis auf Inkasso oder Schufa in Schreiben eins oder zwei. Das eskaliert sofort und bringt Sie keinen Tag schneller an Ihr Geld.
5. „Zahlbar umgehend.“ Ohne Datum gibt es nichts, worauf Sie sich später berufen können. Ein Datum wirkt freundlicher und ist belastbar.

Drei Sätze reichen. Je kürzer die Erinnerung, desto eher wird sie am Bildschirm gelesen und nicht weggelegt.

Was tun, wenn die Erinnerung nichts bringt?

Dann wird Ihr Schreiben bestimmter. Lauter muss es nicht werden. Nach zwei Erinnerungen folgt die Mahnung mit letzter Frist, Verzugszinsen und bei Geschäftskunden der Pauschale von 40,00 € (§ 288 Abs. 1, 2 und 5 BGB). Wie Sie diese Beträge rechnen und was danach kommt, steht im Beitrag Mahnung schreiben mit Vorlage.

Rufen Sie vorher an. Ein kurzes Telefonat beantwortet die Frage, an der jedes weitere Schreiben vorbeigeht: Kann der Kunde nicht zahlen, oder will er nicht? Wer zahlen will, braucht eine Ratenvereinbarung; für den anderen Fall bleibt der Mahnbescheid.

Was heißt das für Sie? Zwei Schreiben, dann ein Anruf, dann die Mahnung mit Frist. Mehr Stufen kosten nur Zeit. Und vereinbaren Sie den Zahlungstag schon im Auftrag: Das ist der eine Satz, der Ihnen später die Diskussion über den Verzugsbeginn erspart. Welche Angaben eine Rechnung tragen muss, steht in der Checkliste Pflichtangaben der Rechnung nach § 14 UStG.

So gehen Sie bei der nächsten überfälligen Rechnung vor

1. Prüfen Sie Zahlungseingang und offenen Restbetrag, bevor Sie schreiben. Eine Erinnerung an eine bezahlte Rechnung kostet mehr Vertrauen, als eine Woche Wartezeit einbringt.
2. Verschicken Sie Vorlage 1 mit neuer Frist in sieben Tagen und hängen Sie die Rechnung an.
3. Notieren Sie das Fristdatum. Verstreicht es, geht Vorlage 3 heraus, danach die Mahnung.

Der Punkt, an dem dieser Ablauf meist scheitert, ist Schritt eins: Niemand weiß ohne Suchen, welche Rechnung offen ist. In Saldy sehen Sie das an der Rechnung selbst. Den Kontoauszug lesen Sie in jedem Tarif als CSV-Datei ein. Teilzahlung, Skonto und Überzahlung ordnen Sie dabei der Rechnung zu, so können Sie Ihre offenen Posten abgleichen.

Mahnstufen mit Fristen gibt es ab dem Tarif Solo (Preise von Saldy). Ob ein Kunde dann zahlt, entscheidet allerdings kein Programm. Und wer bilanziert, Löhne abrechnet oder mehr als drei Personen in die Buchhaltung lässt, ist bei Saldy ohnehin falsch. Alles rund um Rechnung, Umsatzsteuer und Aufbewahrung sammelt das Wissen rund um Rechnung und Steuer.

Saldy ersetzt keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Ob in Ihrem Fall Verzug eingetreten ist, entscheidet sich an Ihrem Vertrag und Ihrer Rechnung. Im Zweifel klären Sie es mit Ihrer Steuerkanzlei oder anwaltlich.