E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Die Fristen, die Ausnahmen und was jetzt zu tun ist

Die E-Rechnung ist keine Ankündigung mehr, sondern geltendes Recht — nur eben in Etappen. Wer heute klein anfängt, hat 2028 nichts mehr zu tun. Dieser Artikel sortiert die Fristen, benennt die Ausnahmen und endet mit einer Liste, die Sie an einem Nachmittag abarbeiten können.

Was eine E-Rechnung wirklich ist — und was nicht

Der häufigste Irrtum steckt schon im Wort. Eine E-Rechnung ist nicht „eine Rechnung, die per E-Mail kommt“. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Umweg über Augen und Tastatur lesen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931; in Deutschland erfüllen das vor allem die Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind).

Ein PDF, das Sie am Bildschirm lesen können, ein Ausdruck oder ein eingescanntes Blatt sind dagegen sonstige Rechnungen. Sie bleiben zulässig, solange die Übergangsfristen laufen — aber sie erfüllen die Pflicht nicht, sobald sie greift.

Das Bundesfinanzministerium hat im Schreiben vom 15. Oktober 2025 einen Punkt betont, der in der Praxis oft untergeht: Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD ist der XML-Teil führend. Weichen Bild und Daten voneinander ab, zählen die Daten. Wer also ein hübsches PDF gestaltet und die eingebetteten Werte nicht pflegt, verschickt formal eine falsche Rechnung.

Woher kommt die Pflicht — und wo steht sie?

Die E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet wurde. Es hat den Rechnungsbegriff in § 14 Abs. 1 UStG neu gefasst: Seit dem 1. Januar 2025 ist eine „elektronische Rechnung“ nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht — und dieses Format muss der EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. Alles andere heißt seitdem gesetzlich „sonstige Rechnung“, auch das PDF.

Die Etappen stehen in § 27 Abs. 38 UStG, den Übergangsvorschriften. Dort ist geregelt, dass sonstige Rechnungen bis Ende 2026 für alle und bis Ende 2027 für Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz weiter zulässig sind, und dass EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 laufen dürfen. Ausgenommene Rechnungsarten stehen in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§§ 33, 34 UStDV) und in § 34a UStDV, der durch das Jahressteuergesetz 2024 hinzukam und die Kleinunternehmer aus der Ausstellungspflicht nimmt.

Zwei BMF-Schreiben — vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 — erklären, wie die Verwaltung das Gesetz anwendet: welche Formate anerkannt sind, dass der Empfang per E-Mail genügt, dass die Zustimmung des Empfängers entfällt und wie mit fehlerhaften Rechnungen umzugehen ist. Wer sich mit dem Finanzamt streitet, streitet über diese Texte — nicht über Blogartikel, auch nicht über diesen.

Die Fristen im Überblick

Es gibt zwei getrennte Pflichten, und sie beginnen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Das ist der Kern der ganzen Sache.

Für die allermeisten Selbstständigen und kleinen Betriebe heißt das konkret: 2027 ist noch Luft, 2028 ist Schluss mit Papier. Wer aber schon 2026 einen Umsatz über 800.000 Euro macht, ist bereits am 1. Januar 2027 dran — und muss die Umstellung im Jahr 2026 planen, nicht erst im Dezember.

Beispiel: Ein Handwerksbetrieb macht 2026 einen Gesamtumsatz von 640.000 Euro und schreibt fast nur an Geschäftskunden. Er liegt unter der Grenze und darf 2027 weiter PDF verschicken; ab dem 1. Januar 2028 muss jede B2B-Rechnung eine E-Rechnung sein. Eine Agentur mit 1,1 Millionen Euro Umsatz 2026 ist dagegen schon ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet — obwohl beide dieselbe Software nutzen könnten. Maßgeblich ist immer der Umsatz des Vorjahres, nicht der des laufenden.

Was heißt das für Sie? Prüfen Sie einmal, ob Ihr Umsatz 2026 in die Nähe von 800.000 Euro kommt. Falls ja, ist der Stichtag der 1. Januar 2027 — dann ist die Umstellung ein Thema für dieses Jahr. Falls nein, bleibt Ihnen ein Jahr mehr, aber die Empfangspflicht trifft Sie heute schon.

Was dauerhaft ausgenommen bleibt

Nicht jede Rechnung muss je elektronisch werden. Dauerhaft ausgenommen sind nach den einschlägigen Vorschriften der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§§ 33, 34 UStDV) unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto — der Klassiker im Handwerk und im Einzelhandel.
• Fahrausweise jeder Art.
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Achtung: Das befreit nur vom Ausstellen. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer.
• Rechnungen an Privatkunden (B2C) sowie viele nach § 4 UStG steuerfreie Umsätze.

Diese Ausnahmen sind eine Erleichterung, kein Freibrief. Wer überwiegend an Geschäftskunden fakturiert, kommt mit ihnen nicht durch das Jahr 2028.

Achtung, gemischte Fälle: Die Ausnahmen gelten je Rechnung, nicht je Betrieb. Ein Café, das an Laufkundschaft Bons ausgibt, ist damit nicht aus dem Schneider, wenn es dem Bürobetrieb nebenan monatlich das Catering mit 1.400 Euro in Rechnung stellt: Diese eine Rechnung ist B2B und über 250 Euro — also ab 2028 als E-Rechnung fällig.

Wie kommt eine E-Rechnung zum Empfänger?

Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. In der Praxis gibt es drei:

• E-Mail. Der Normalfall zwischen kleinen Unternehmen. Die XML- oder ZUGFeRD-Datei hängt als Anhang an einer Mail — das erfüllt die Pflicht vollständig. Das BMF hat ausdrücklich klargestellt, dass ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg genügt.
• Portale und Schnittstellen. Große Kunden und Behörden lassen Rechnungen hochladen oder direkt übertragen; für den Bund sind das die Portale ZRE und OZG-RE, in die Bundesländer eigene Wege haben. Dort ist in der Regel eine Leitweg-ID Pflicht.
• Peppol. Ein europäisches Netzwerk mit zugelassenen Zugangspunkten, über das Rechnungen adressiert und zugestellt werden — vergleichbar mit einem Postsystem für Geschäftsdokumente. Für kleine Betriebe selten nötig, aber gut zu kennen, wenn ein Kunde danach fragt.

Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts weisen Sie wie bisher über ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ nach — also dadurch, dass Sie Bestellung, Lieferung und Rechnung nachvollziehbar gegeneinander abgleichen (§ 14 Abs. 1 UStG).

Drei Arten von Fehlern — und warum Prüfen wichtig wird

Das BMF unterscheidet in seinem Schreiben drei Ebenen, auf denen eine E-Rechnung scheitern kann. Die Unterscheidung ist praktisch nützlich, weil sie erklärt, warum ein technisch „funktionierendes“ Dokument trotzdem unbrauchbar sein kann:

1. Formatfehler — die Datei entspricht syntaktisch nicht der EN 16931. Ein Programm kann sie gar nicht erst einlesen.
2. Verstöße gegen Geschäftsregeln — die Datei ist lesbar, aber in sich unlogisch. Klassiker: Die Summe der Positionen passt nicht zum ausgewiesenen Steuerbetrag.
3. Inhaltliche Fehler — formal alles korrekt, aber eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG fehlt.

Für ein- und ausgehende Rechnungen wird eine Prüfung dringend empfohlen, und das Ergebnis sollte dokumentiert werden. In der Praxis bedeutet das: Ihre Software sollte beim Festschreiben prüfen — nicht der Steuerberater drei Monate später.

Warum das mehr als Formalität ist: Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug Ihres Kunden wackeln. Das merken Sie nicht am Finanzamt, sondern daran, dass ein Kunde die Rechnung zurückschickt — im ungünstigsten Fall Wochen nach dem Zahlungsziel.

Beispiel für einen Geschäftsregel-Verstoß: Eine Rechnung enthält drei Positionen zu je 400,00 Euro netto, im Steuerblock steht aber „Steuerbetrag 19 %: 190,00 Euro“. Richtig wären 1.200,00 × 19 % = 228,00 Euro. Die Datei ist technisch einwandfrei — jeder Prüfdienst lehnt sie trotzdem ab, weil die Summen nicht zusammenpassen. Auf Papier hätte das vielleicht jemand übersehen; die Maschine nicht.

Wenn eine fehlerhafte E-Rechnung schon versendet ist, gilt dasselbe wie immer: Sie wird nicht überschrieben, sondern berichtigt — mit einem Dokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist, oder mit Storno und Neuausstellung. Auch die Berichtigung muss dann in einem strukturierten Format erfolgen (§ 14 Abs. 6 UStG in Verbindung mit § 31 Abs. 5 UStDV).

Aufbewahrung: acht Jahre, und der strukturierte Teil zählt

Eine E-Rechnung muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie entstanden ist. Ein Ausdruck reicht nicht, ein neu erzeugtes PDF ebenfalls nicht: Der strukturierte Datensatz ist das Original und muss unverändert erhalten bleiben.

Die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 3 AO, § 257 HGB). Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren. Wer beides in einen Topf wirft, wirft entweder zu früh weg oder schleppt zu lange mit.

Die Checkliste: was Sie an einem Nachmittag erledigen können

1. Empfangsadresse festlegen und bekannt geben. Eine feste Adresse wie rechnungen@ihre-firma.de, die nicht am persönlichen Postfach eines Mitarbeiters hängt. Auf Website, Bestellungen und in der Signatur nennen.
2. Prüfen, ob Sie eingehende E-Rechnungen wirklich lesen können. Bitten Sie einen Lieferanten um eine Test-XRechnung — oder öffnen Sie eine in Ihrer Buchhaltung. Wenn dabei nur ein unlesbares XML herauskommt, fehlt Ihnen ein Baustein.
3. Ihren Vorjahresumsatz notieren. Er entscheidet, ob Sie 2027 oder 2028 ausstellen müssen. Bei 800.000 Euro verläuft die Grenze.
4. Stammdaten aufräumen. Vollständige Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern. E-Rechnungen verzeihen keine Lücken, die auf Papier niemand bemerkt hätte.
5. Eine Rechnung testweise als E-Rechnung ausstellen — auch wenn Sie noch nicht müssen. Der erste Durchlauf bringt die Überraschungen ans Licht, nicht der hundertste.
6. Aufbewahrung klären. Wo liegt der strukturierte Datensatz in acht Jahren? Ein Ordner auf einem Notebook ist keine Antwort.

In der interaktiven Demo von Saldy können Sie diesen Weg ohne Anmeldung durchspielen: Rechnung anlegen, festschreiben, E-Rechnung nach EN 16931 erzeugen und die enthaltenen Daten ansehen.

Was Leser uns am häufigsten fragen

„Ich habe nur drei Geschäftskunden — gilt das trotzdem für mich?“ Ja. Es gibt keine Bagatellgrenze nach Anzahl der Kunden oder Rechnungen. Die einzigen Schwellen sind der Betrag je Rechnung (250 Euro) und der Vorjahresumsatz für den Zeitpunkt (800.000 Euro).

„Mein Steuerberater bucht alles — muss ich selbst etwas tun?“ Ja, mindestens beim Ausstellen. Die Rechnung an Ihren Kunden erzeugen Sie, nicht die Kanzlei. Und für den Empfang brauchen Sie einen Weg, die Datei so an die Kanzlei weiterzugeben, dass das strukturierte Original erhalten bleibt — ein Ausdruck reicht nicht.

„Kann ich einfach Papier drucken und zusätzlich XML mitschicken?“ Sie können, aber die Pflicht erfüllt nur der strukturierte Teil. Praktischer ist ZUGFeRD: ein PDF, das die Daten schon enthält. Wie sich das von XRechnung unterscheidet, steht im Beitrag zu den Formaten.

„Was ist mit Rechnungen ins Ausland?“ Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Kunden im Ausland fallen nicht darunter — dort gelten die Regeln des jeweiligen Landes, und die ziehen nach: Frankreich, Belgien und Polen führen eigene Pflichten ein. Was dort im Einzelnen gilt, ändert sich laufend — prüfen Sie es für das betreffende Land. Stand dieser Angabe: 23.08.2026.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist weniger dramatisch, als ihre Ankündigung klingt — aber sie ist unausweichlich. Empfangen müssen Sie längst. Ausstellen müssen Sie je nach Größe ab 2027 oder 2028. Dazwischen liegt genug Zeit, um es in Ruhe zu tun, und genau darin besteht die Gefahr: Ruhe fühlt sich an wie Zeit im Überfluss, bis sie es nicht mehr ist.

Der ehrlichste Rat ist deshalb unspektakulär: Stellen Sie eine einzige Rechnung freiwillig auf E-Rechnung um, bevor Sie müssen. Alles Weitere ist dann Routine statt Projekt.