# Saldy Lexikon — Buchhaltung und E-Rechnung Kurze Definitionen zu 42 Begriffen. Quelle: https://saldy.de/blog/lexikon ## Abschreibung (AfA) Kaufen Sie etwas, das Sie mehrere Jahre nutzen — einen Rechner, einen Schreibtisch, ein Fahrzeug —, dürfen Sie die Kosten nicht auf einmal als Ausgabe abziehen, sondern verteilt über die Jahre der Nutzung. Diese jährliche Teilausgabe heißt Abschreibung, im Amtsdeutsch Absetzung für Abnutzung, kurz AfA. ## Anlagevermögen Zum Anlagevermögen gehört alles, was länger in Ihrem Betrieb bleibt und nicht zum Verbrauch oder Verkauf bestimmt ist: Geräte, Möbel, Fahrzeuge. Das Verzeichnis dieser Gegenstände zeigt je Posten, was er gekostet hat, wie viel davon in diesem Jahr abgeschrieben wird und welcher Restwert bleibt. ## Anzahlung und Teilzahlung Bei länger laufenden Aufträgen zahlt der Kunde nicht erst am Ende, sondern in Teilen: eine Anzahlung vor Beginn, Abschlagszahlungen während der Arbeit. Die Schlussrechnung weist am Ende aus, was bereits gezahlt wurde, und fordert nur den Rest. ## Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege und Rechnungen sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren; zuvor waren es zehn. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. ## Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Die BWA ist eine kurze Aufstellung, die Ihre Einnahmen und Kosten eines Zeitraums gegenüberstellt und zeigt, was davon übrig bleibt. Anders als der Jahresabschluss ist sie keine Pflicht, sondern ein Hilfsmittel, um unterjährig zu sehen, wie das Geschäft läuft. ## Bewirtungskosten Laden Sie Geschäftspartner zum Essen ein, sind das Bewirtungskosten. Sie sind nur teilweise als Betriebsausgabe abziehbar, und der Beleg braucht mehr Angaben als eine gewöhnliche Quittung: den Anlass und die Namen der bewirteten Personen. Welcher Anteil abziehbar ist, rechnet Saldy bei der Erfassung aus. ## DATEV-Export DATEV ist der in Deutschland verbreitetste Standard, in dem Buchhaltungsdaten an eine Steuerkanzlei übergeben werden. Der Export erzeugt eine Datei mit Ihren Buchungen, die Ihre Kanzlei direkt einlesen kann — Sie müssen nichts abtippen und nichts ausdrucken. ## Dauerfristverlängerung Die Dauerfristverlängerung (§§ 46 bis 48 UStDV) verschiebt die Abgabe- und Zahlungsfrist der Umsatzsteuer-Voranmeldung um einen Monat. Bei monatlicher Abgabe ist dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahreszahllast zu leisten, die mit der Voranmeldung für Dezember verrechnet wird. ## E-Rechnung Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931, das ohne manuelles Abtippen maschinell verarbeitet werden kann. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Rechnung ## Einnahmenüberschussrechnung Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Sie steht nicht bilanzierungspflichtigen Betrieben offen und wird als Anlage EÜR übermittelt. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/Einnahmenüberschussrechnung ## ELSTER ELSTER ist das elektronische Verfahren der deutschen Finanzverwaltung zur Übermittlung von Steuererklärungen und Anmeldungen, etwa der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/Elster_(Software) ## EN 16931 EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese benannt werden. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erfüllen sie. ## Factur-X Factur-X ist das französische Gegenstück zu ZUGFeRD und wird gemeinsam mit diesem weiterentwickelt. Die Formate sind technisch weitgehend identisch. ## Festschreibung Als Festschreibung wird der Vorgang bezeichnet, mit dem ein Beleg endgültig wird: Er erhält seine fortlaufende Nummer und ist danach nicht mehr änderbar. Erst ab diesem Zeitpunkt gilt er als Rechnung. ## Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) Ein geringwertiges Wirtschaftsgut ist eine Anschaffung, die günstig genug ist, um sie im Jahr des Kaufs sofort und vollständig als Ausgabe abzuziehen — statt sie über mehrere Jahre abzuschreiben. Bis zu welchem Betrag das gilt, zeigt Saldy im Anlagevermögen an der Eingabe an. ## GoBD Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/GoBD ## Innergemeinschaftliche Lieferung Eine innergemeinschaftliche Lieferung ist eine Warenlieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land. Sie wird ohne deutsche Umsatzsteuer abgerechnet; die Steuer schuldet der Empfänger in seinem Land. Voraussetzung sind unter anderem die USt-IdNr. des Kunden und ein Nachweis, dass die Ware die Grenze überschritten hat. ## Ist-Versteuerung Bei der Ist-Versteuerung (§ 20 UStG) entsteht die Umsatzsteuer erst, wenn der Kunde zahlt — nicht schon mit der Leistung wie bei der Soll-Versteuerung. Sie muss beantragt werden und steht unter anderem Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz und Freiberuflern offen. ## Kassenbuch Das Kassenbuch hält jede Bargeldbewegung fest — Einnahme, Ausgabe, Einlage, Entnahme — mit Datum, Betrag und Grund. Entscheidend ist der Bestand: Der rechnerische Kassenstand darf nie negativ werden, denn aus einer Kasse kann man nicht mehr herausnehmen, als darin liegt. ## Kleinbetragsrechnung Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto darf verkürzte Pflichtangaben enthalten und ist dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. ## Kleinunternehmerregelung Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 25.000 Euro betrug und der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/Kleinunternehmerregelung ## KoSIT Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mit Sitz in Bremen pflegt im Auftrag von Bund und Ländern den Standard XRechnung und stellt das Prüfwerkzeug bereit, mit dem E-Rechnungen auf Regelverstöße geprüft werden. ## Kostenstelle Eine Kostenstelle ist eine Schublade, der Sie Einnahmen und Ausgaben zusätzlich zuordnen — etwa je Projekt, Standort oder Tätigkeit. So lässt sich später fragen, was ein einzelnes Vorhaben gekostet und eingebracht hat, ohne die Buchhaltung selbst zu verändern. ## Leitweg-ID Die Leitweg-ID ist eine Kennung, die öffentliche Auftraggeber vergeben, damit eine elektronische Rechnung im Behördennetz der richtigen Stelle zugeordnet werden kann. Ohne sie wird eine XRechnung an die Verwaltung in der Regel abgewiesen. ## One-Stop-Shop (OSS) Verkaufen Sie an Privatpersonen in anderen EU-Ländern, kann dort Umsatzsteuer anfallen. Über das One-Stop-Shop-Verfahren melden Sie diese Umsätze gebündelt an einer einzigen Stelle in Deutschland, statt sich in jedem Land einzeln anzumelden. ## Peppol Peppol ist ein internationales Netzwerk zum sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Rechnungen werden dabei über zugelassene Zugangspunkte statt per E-Mail übertragen. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/Peppol ## Privatentnahme und Privatanteil Nehmen Sie Geld oder Gegenstände aus dem Betrieb für sich selbst, ist das eine Privatentnahme — keine Betriebsausgabe, sondern eine Entnahme. Nutzen Sie etwas teils betrieblich und teils privat, etwa ein Fahrzeug oder ein Telefon, darf nur der betriebliche Anteil als Ausgabe zählen; der Rest ist der Privatanteil. ## Rechnungsberichtigung Eine fehlerhafte Rechnung wird nicht überschrieben, sondern berichtigt: durch ein Dokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (§ 31 Abs. 5 UStDV), oder durch Storno und Neuausstellung. Beide Belege bleiben aufbewahrt. ## Reverse-Charge (§ 13b UStG) Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer — etwa bei Leistungen ausländischer Unternehmer. Die Rechnung kommt ohne Steuerausweis; angemeldet wird die Steuer vom Empfänger, der sie bei Vorsteuerabzugsberechtigung im selben Zug wieder abzieht. Kleinunternehmer schulden sie ohne Abzug. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/Umkehrung_der_Steuerschuldnerschaft ## Skonto Skonto ist ein Preisnachlass dafür, dass Ihr Kunde schnell zahlt: Zahlt er innerhalb der vereinbarten Frist, darf er einen vorher festgelegten Prozentsatz abziehen. Die Vereinbarung gehört auf die Rechnung. Nimmt der Kunde sie in Anspruch, verringern sich Ihr Entgelt und die darauf entfallende Umsatzsteuer. ## Stornorechnung und Gutschrift Eine bereits geschriebene Rechnung wird nie überschrieben oder gelöscht. Stattdessen entsteht ein zweiter Beleg, der sie ganz oder teilweise aufhebt: die Stornorechnung. Das Wort Gutschrift wird umgangssprachlich dafür benutzt, meint im Steuerrecht aber etwas anderes — nämlich eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt. Siehe auch Rechnungsberichtigung. ## Summen- und Saldenliste (SuSa) Die Summen- und Saldenliste zeigt für jedes Konto Ihrer Buchhaltung, wie viel darauf im Zeitraum zugegangen und abgegangen ist und welcher Betrag unter dem Strich stehen bleibt. Sie ist die Übersicht, mit der Steuerberatungen als Erstes prüfen, ob die Buchhaltung stimmig ist. ## Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Die USt-IdNr. ist eine eigene Nummer für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern. Sie ist nicht dasselbe wie Ihre Steuernummer. Bei steuerfreien Lieferungen und Leistungen in die EU gehören beide Nummern — Ihre und die des Kunden — auf die Rechnung. ## Umsatzsteuer-Voranmeldung Die Umsatzsteuer-Voranmeldung meldet die im Voranmeldungszeitraum entstandene Umsatzsteuer und die abziehbare Vorsteuer an das Finanzamt. Sie wird elektronisch über ELSTER übermittelt. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/Umsatzsteuer_(Deutschland) ## Unveränderbarkeit Unveränderbarkeit bedeutet, dass eine einmal festgeschriebene Buchung oder Rechnung nachträglich nicht mehr geändert werden darf. Korrekturen entstehen als neuer Beleg, etwa als Stornorechnung; der ursprüngliche Beleg bleibt erhalten. ## Verfahrensdokumentation Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in ein Unternehmen gelangen, wie sie verarbeitet und aufbewahrt werden und wie nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Die GoBD verlangen sie unabhängig von der Betriebsgröße. ## Vorsteuerabzug Der Vorsteuerabzug erlaubt Unternehmen, die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Voraussetzung ist eine formal korrekte Rechnung mit allen Pflichtangaben. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/Vorsteuerabzug ## Wachstumschancengesetz Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat unter anderem die E-Rechnungspflicht im Umsatzsteuergesetz verankert: neuer Rechnungsbegriff in § 14 Abs. 1 UStG, Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028 in § 27 Abs. 38 UStG. ## XRechnung XRechnung ist ein rein XML-basiertes E-Rechnungsformat und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Gültig ist derzeit Version 3.0.2. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/XRechnung ## Zahlungsverzug und Mahnung Zahlt ein Kunde nicht bis zum Fälligkeitstag, gerät er in Verzug. Eine Mahnung erinnert ihn daran — meist in mehreren Stufen, von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung. Saldy führt diese Stufen je Rechnung mit und hält fest, wann welche Mahnung hinausging. ## ZUGFeRD ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: ein PDF/A-3-Dokument, in das derselbe Rechnungsinhalt zusätzlich als XML eingebettet ist. Menschen lesen das PDF, Programme lesen das XML. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD ## Zusammenfassende Meldung Die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) meldet innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte EU-Leistungen mit der USt-IdNr. des Abnehmers an das Bundeszentralamt für Steuern — zusätzlich zur Voranmeldung, bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums. Eine Dauerfristverlängerung gilt für sie nicht. Mehr: https://de.wikipedia.org/wiki/Zusammenfassende_Meldung --- Saldy — Buchhaltung von der Rechnung bis zur Steuer. https://saldy.de