# E-Rechnung kostenlos erstellen: drei Wege ohne Abo

> E-Rechnungen lassen sich kostenlos erstellen: mit einem Generator ohne Anmeldung, mit dem Gratis-Tarif einer Rechnungssoftware oder über die Weberfassung der Rechnungseingangsplattform des Bundes (nur für Rechnungen an Bundesbehörden). Ausprobieren können Sie das in einer Demo ohne Anmeldung. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben im strukturierten XML stehen, die Datei vor dem Versand geprüft wird und Sie das XML acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).

Kategorie: E-Rechnung · Veröffentlicht: 2026-10-23 · Aktualisiert: 2026-10-23 · Stand: Oktober 2026, Preise von saldy.de/preise gelesen am 23.10.2026, BMF-FAQ zur E-Rechnung mit Stand März 2026
Quelle dieses Textes: https://saldy.de/blog/e-rechnung-kostenlos-erstellen

## Auf einen Blick

- **E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze:** ab 01.01.2028 (§ 27 Abs. 38 UStG)
- **Papier oder PDF an Unternehmen:** bis 31.12.2026 für alle; bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG)
- **Ausgenommen beim Ausstellen:** Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
- **Aufbewahrung:** 8 Jahre, mindestens der strukturierte Teil unversehrt (§ 14b Abs. 1 UStG; BMF-FAQ Frage 13)
- **Portal des Bundes (OZG-RE):** Registrierung und Nutzung für Rechnungssender kostenlos, nur für Rechnungen an angebundene Bundesbehörden
- **Saldy Free:** 0 € dauerhaft, 5 Rechnungen im Monat, E-Rechnung nach EN 16931 enthalten (Stand 23.10.2026)

Eine E-Rechnung kostet nichts, wenn das Werkzeug die Pflichtangaben in den Datensatz schreibt und die Datei vor dem Versand prüft. Teuer wird erst eine Rechnung, die der Kunde zurückweist, oder ein XML, das bei der Betriebsprüfung fehlt. _Stand: 23. Oktober 2026._ Der Beitrag beschreibt die allgemeine Rechtslage; den Hinweis zur Einordnung finden Sie am Ende. Wer E-Rechnungen regelmäßig und ohne Monatsgrenze schreiben will: **[Saldy Solo für 14,90 € im Monat buchen](/preise)**.

## Was ist eine E-Rechnung, und warum ist ein PDF keine?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronisch verarbeitet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). In Deutschland sind das in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD. Ein PDF aus Word oder Excel ist dagegen ein Bild der Rechnung: Ein Mensch kann es lesen, ein Programm muss die Zahlen erraten.

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf eine Anlage, in der sie nur als Text vorkommen, genügt nicht (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 7a, Stand März 2026). Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD gilt seit Einführung der Pflicht: Weichen XML und lesbares Bild voneinander ab, sind die Daten im XML führend (BMF-FAQ, Frage 12a). Ein Werkzeug, das ein hübsches PDF baut und das XML lieblos füllt, macht also den Teil schön, auf den es nicht ankommt, und den entscheidenden Teil schlecht.

**Kurz gesagt:** Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, kein Dokument. Kostenlos erstellen lässt sie sich mit einem Generator ohne Anmeldung, mit einem Gratis-Tarif oder, für Rechnungen an den Bund, über dessen Portal. Üben können Sie in der Demo. Prüfen Sie die Datei, bevor sie hinausgeht. Bewahren Sie das XML acht Jahre auf, nicht nur den Ausdruck. Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro brutto sind beim Ausstellen ausgenommen.

## Welche kostenlosen Wege gibt es, eine E-Rechnung zu erstellen?

Es gibt drei: einen Generator ohne Anmeldung, den Gratis-Tarif einer Rechnungssoftware und die Weberfassung an der Rechnungseingangsplattform des Bundes. Sie unterscheiden sich weniger im Format als in dem, was nach dem Klick auf „Erstellen“ passiert.

| Kriterium | Generator ohne Anmeldung | Gratis-Tarif einer Rechnungssoftware | Weberfassung OZG-RE (Bund) |
| --- | --- | --- | --- |
| Anmeldung nötig | nein | ja, Konto anlegen | ja, Registrierung |
| Empfänger | beliebig | beliebig | nur an die Plattform angebundene Stellen des Bundes |
| Format | je nach Werkzeug XRechnung oder ZUGFeRD | je nach Anbieter, oft beide | Erfassung im Webformular, Ausgabe als E-Rechnung |
| Prüfung vor dem Versand | unterschiedlich, oft keine | unterschiedlich; vor der Anmeldung nachsehen | Prüfbericht mit formalen Fehlern vor dem Versand |
| Fortlaufende Nummer | tragen Sie selbst ein | vergibt das Programm | tragen Sie selbst ein |
| Archiv für acht Jahre | keines; Sie speichern selbst | je nach Anbieter, Export prüfen | Statusübersicht eingereichter Rechnungen; die eigene Ablage ersetzt sie nicht |
| Rechnungsanzahl | meist unbegrenzt | begrenzt, zum Beispiel je Monat | nicht begrenzt genannt |
| Kosten | keine | keine bis zur Grenze des Tarifs | für Rechnungssender kostenlos |

Die Weberfassung beschreibt das Beschaffungsamt des BMI ausdrücklich als Weg für alle, die keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben oder nur wenige einreichen. Für Rechnungen an Unternehmen hilft sie Ihnen aber nicht. Ein Generator ohne Anmeldung ist bequem für die eine Rechnung im Quartal, verschiebt jedoch Nummernkreis und Ablage zu Ihnen. Wer regelmäßig an Geschäftskunden schreibt, ist mit einem Gratis-Tarif besser bedient, sofern er die Prüfpunkte im nächsten Abschnitt besteht.

Wie der Weg über einen Gratis-Tarif aussieht, können Sie in der [interaktiven Demo von Saldy](/demo) ohne Konto durchspielen: Rechnung anlegen, festschreiben und den XML-Datensatz ansehen.

## Was muss ein kostenloses E-Rechnungs-Werkzeug können?

Drei Dinge: die Pflichtangaben vollständig ins XML schreiben, die Datei vor dem Versand prüfen und Ihnen das Original zum Aufbewahren geben. Alles andere ist Komfort.

### Pflichtangaben im XML, nicht nur auf dem Bild

Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag gehören in die Felder des Datensatzes. Probieren Sie es aus, bevor Sie sich festlegen: eine Probe-Rechnung erstellen, das XML öffnen und nachsehen, ob Ihre Steuernummer dort steht oder nur im PDF-Fuß.

### Leitweg-ID nur für Behörden

Die Leitweg-ID brauchen Sie nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber; zwischen Unternehmen ist sie nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums grundsätzlich nicht nötig (BMF-FAQ, Frage 6). Ein Werkzeug, das sie zum Pflichtfeld für jede Rechnung macht, ist für Geschäftskunden umständlich, aber nicht falsch. Fehlt das Feld ganz, taugt es nicht für Behörden.

### Prüfung vor dem Versand

Eine technische Prüfung (Validierung) zeigt, ob die Datei die Formatvorgaben der EN 16931 und ihre Geschäftsregeln erfüllt. Sie ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, das BMF hält sie aber für sinnvoll und empfiehlt, sie schon beim Erstellen durchzuführen (BMF-FAQ, Frage 7, Stand März 2026). Ein Werkzeug ohne jede Prüfung lässt Sie erst beim Kunden merken, dass eine Summe nicht aufgeht.

**Die typische Panne:** Ein Generator ohne Anmeldung liefert ein ZUGFeRD-PDF und daneben das XML. Abgelegt wird nur ein später neu gedrucktes PDF, das XML landet im Download-Ordner und ist nach dem nächsten Rechnerwechsel weg. Damit fehlt das Original, das § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre lang verlangt. Legen Sie die Datei so ab, wie sie erzeugt wurde, und zwar am Tag des Versands.

## XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format braucht Ihr Kunde?

Behörden erwarten in der Regel die XRechnung, also einen reinen XML-Datensatz. Geschäftskunden kommen mit beiden Formaten zurecht, sofern ihre Software EN 16931 liest; ZUGFeRD hat den Vorteil, dass im selben PDF auch ein Mensch die Rechnung lesen kann. Fragen Sie im Zweifel kurz nach, bevor Sie die erste E-Rechnung schicken. Die Unterschiede im Einzelnen erklärt der Beitrag [XRechnung oder ZUGFeRD](/blog/xrechnung-oder-zugferd).

## Wie erzeugen Sie eine E-Rechnung in der Saldy-Demo?

In sechs Schritten, ohne Konto. Saldy ist eine Buchhaltung im Browser für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen mit Einnahmenüberschussrechnung. Die Demo arbeitet mit der Beispielfirma „Muster GmbH“; was Sie eingeben, bleibt nur in dieser Sitzung.

  - **Demo öffnen:** [saldy.de/demo](/demo) aufrufen. Ergebnis: Die Übersicht der Beispielfirma erscheint, eine Anmeldung wird nicht abgefragt.

  - **Rechnung beginnen:** „Rechnung schreiben“ wählen, einen Kunden und den Steuerfall bestimmen, etwa regelbesteuert oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ergebnis: Ein Entwurf mit Kopfdaten liegt vor.

  - **Positionen erfassen:** Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz eintragen. Ergebnis: Die Rechnung ist noch frei änderbar.

  - **„Vorschau berechnen“ klicken:** Ergebnis: Netto, Umsatzsteuer je Satz und Brutto stehen da, fehlende Pflichtangaben werden beim Namen genannt.

  - **„Festschreiben & E-Rechnung“ klicken:** Ergebnis: Die Rechnung bekommt ihre fortlaufende Nummer, der XML-Datensatz nach EN 16931 entsteht, und der Beleg ist gegen Änderungen gesperrt. Korrigieren lässt er sich danach nur per Storno.

  - **Datensatz ansehen:** In der Ansicht der Rechnung „XML anzeigen“ oder „XML speichern“ wählen; das lesbare PDF gibt es in der Demo über „Drucken“. Ergebnis: Sie sehen, welche Angabe in welchem Feld steht.

In der Demo kommen PDF und XML getrennt, weil ein Browser die fertigen PDF-Bytes nicht herausgibt. Im eigenen Konto erzeugt Saldy die ZUGFeRD-Datei mit eingebettetem XML beim Herunterladen und beim Versand. Welche Funktionen dazugehören, steht unter [Übersicht der Rechnungsfunktionen](/funktionen#rechnungen).

## Wie prüfen Sie die fertige Datei?

Am sichersten, bevor die Rechnung ihre Nummer bekommt. Ist sie erst nummeriert und verschickt, bleiben bei einem Fehler nur die Stornorechnung und eine neue Nummer.

Saldy prüft genau in diesem Schritt, beim Festschreiben, die Summenregeln der EN 16931, also ob Positionen, Nachlässe, Steuerbeträge und Gesamtsumme rechnerisch zusammenpassen. Schlägt eine Regel fehl, bricht das Festschreiben ab: Es wird nichts gespeichert und keine Rechnungsnummer verbraucht. Das ist eine Prüfung der Rechenregeln, nicht aller Geschäftsregeln der Norm; fehlende Pflichtangaben meldet schon die Vorschau.

Wer zusätzlich ein eigenes Prüfprogramm einsetzen möchte, sucht es selbst aus; das BMF nennt aus Gründen der Gleichbehandlung keines. Für Rechnungen an den Bund prüft die Plattform OZG-RE beim Eintippen im Webformular und beim Hochladen selbst und zeigt einen Prüfbericht mit formalen Fehlern noch vor dem Versand.

**Beispiel:** Eine freiberufliche Übersetzerin, regelbesteuert, schreibt drei Rechnungen im Monat an Agenturen. 2026 setzt sie 48.000 Euro um. Für 2027 darf sie Agenturen deshalb noch eine Papier- oder PDF-Rechnung schicken, ein PDF nur mit deren Zustimmung, denn ihr Vorjahresumsatz liegt unter 800.000 Euro. Ab dem 01.01.2028 braucht jede dieser Agenturen eine E-Rechnung. Mit drei Rechnungen im Monat bleibt sie unter der Grenze von fünf Rechnungen im kostenlosen Tarif und zahlt dafür 0 Euro.

## Wo liegen die Grenzen kostenloser Angebote?

An drei Stellen: bei der Rechnungsanzahl, beim Empfang und beim Archiv.

Die Rechnungsanzahl ist der übliche Hebel eines Gratis-Tarifs. Saldy Free bleibt dauerhaft kostenlos, ohne Zahlungsdaten, für fünf Rechnungen im Monat, mit E-Rechnung nach EN 16931 (Stand 23.10.2026, laut [Preisseite mit kostenlosem Free-Tarif](/preise)). Wer in einem Monat mehr festschreibt, braucht Solo für 14,90 Euro im Monat inklusive Umsatzsteuer. Wie Sie Gratis-Tarife allgemein vergleichen, steht im Beitrag zum [kostenlosen Rechnungsprogramm](/blog/rechnungsprogramm-kostenlos).

Beim Empfang übersehen viele, dass jedes Unternehmen E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 annehmen können muss, auch Kleinunternehmer. Ein reiner Generator erstellt nur; er liest keine eingehende XRechnung. Das Archiv ist die dritte Grenze: Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG), auch wenn Sie das Programm längst gewechselt haben. Fragen Sie deshalb vor der ersten Rechnung, ob Sie alle Daten vollständig exportieren können. Bei Saldy ist der Export aller Daten in jedem Tarif enthalten, auch nach einer Kündigung.

**Kostenlos anfangen:** Das Konto legen Sie ohne Zahlungsdaten an; Free hat kein Ablaufdatum und enthält die E-Rechnung. Saldy passt nicht, wenn Sie bilanzieren, Löhne abrechnen oder mit mehr als drei Personen in der Buchhaltung arbeiten. [Kostenloses Konto anlegen](/app.html?konto=neu)

## Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Ab dem 01.01.2028 für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen (§ 27 Abs. 38 UStG). Papier- und PDF-Rechnungen an Unternehmen sind für alle Aussteller noch bis 31.12.2026 erlaubt, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro umgesetzt hat, darf das bis 31.12.2027. Dauerhaft ausgenommen beim Ausstellen sind Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV); Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht.

_Grafik — Zeitstrahl der E-Rechnungspflicht:_ Zeitstrahl: 2025 Empfangspflicht für alle Unternehmen; 2026 Übergang, PDF und Papier weiter erlaubt; 2027 Ausstellungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz; 2028 Ausstellungspflicht für alle ohne Umsatzgrenze.

Alle Stichtage mit Beispielen finden Sie im Beitrag zur [E-Rechnungspflicht 2027 und 2028](/blog/e-rechnungspflicht-2027-2028). Unbekannte Begriffe wie CII, UBL oder Leitweg-ID können Sie im [Lexikon nachschlagen](/blog/lexikon).

## Unsere Empfehlung: Nicht das Format kaufen, sondern die Prüfung und das Archiv

Für die E-Rechnung selbst muss niemand zahlen. Bezahlen Sie höchstens für Arbeit, die Ihnen abgenommen wird, und für mehr Rechnungen, als der Gratis-Tarif zulässt. Wer selten an Bundesbehörden schreibt, nimmt die Weberfassung des Bundes. Wer an Geschäftskunden schreibt, wählt einen Gratis-Tarif, der prüft, bevor die Rechnung ihre Nummer bekommt, und das XML vollständig exportiert. Probieren Sie es zuerst ohne Konto in der Demo aus und legen Sie das Konto erst an, wenn Sie die erste echte Rechnung schreiben.

Diesen Beitrag hat die Saldy-Redaktion geschrieben; wer dahinter steht, lesen Sie auf der Seite [über das Unternehmen](/unternehmen).

**Hinweis:** Dieser Beitrag gibt den Stand vom 23.10.2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen. Bitte prüfen Sie die Angaben für Ihren Einzelfall anhand der verlinkten Quellen oder lassen Sie sich fachkundig beraten.

Saldy ersetzt keine Steuerberatung. Im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerkanzlei.


## Häufige Fragen

### Reicht ein PDF per E-Mail noch als E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung, weil es keinen strukturierten Datensatz nach EN 16931 enthält (§ 14 Abs. 1 UStG). An Unternehmen dürfen Sie es noch bis 31.12.2026 schicken, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis 31.12.2027, jeweils mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 braucht ein inländischer Geschäftskunde die E-Rechnung.

### Brauche ich als Kleinunternehmer ein E-Rechnungs-Programm?

Zum Ausstellen nicht: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF (§ 34a UStDV). Empfangen müssen aber auch Sie E-Rechnungen, und zwar seit dem 01.01.2025. Für den Empfang genügt nach Auskunft des BMF ein E-Mail-Postfach; ein Programm, das den Datensatz lesbar macht und unverändert ablegt, erleichtert die Arbeit. Freiwillig ausstellen dürfen Sie E-Rechnungen trotzdem.

### Was ist die Leitweg-ID, und wann brauche ich sie?

Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde im elektronischen Rechnungseingang. Sie brauchen sie nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber; zwischen Unternehmen wird sie nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums grundsätzlich nicht benötigt. Die Behörde teilt Ihnen die Leitweg-ID bei der Auftragserteilung mit. In der XRechnung steht sie im Feld BT-10, der Käuferreferenz.

### Kann ich die E-Rechnung kostenlos prüfen, bevor ich sie versende?

Ja. Wer an Bundesbehörden über die Plattform OZG-RE einreicht, also im Webformular eintippt oder eine Datei hochlädt, erhält vor dem Versand einen Prüfbericht mit formalen Fehlern. In Saldy prüft das Festschreiben die Summenregeln der EN 16931, auch im kostenlosen Tarif. Das BMF empfiehlt eine Prüfung schon beim Erstellen, nennt aus Gründen der Gleichbehandlung aber kein bestimmtes Prüfprogramm.

### Muss ich das XML oder das PDF aufbewahren?

Das XML. Bei einer E-Rechnung ist mindestens der strukturierte Teil acht Jahre so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (§ 14b Abs. 1 UStG, BMF-FAQ). Bei ZUGFeRD steckt das XML im PDF; dann bewahren Sie die ganze Datei auf. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF ohne Datensatz ersetzt das Original nicht.


## Quellen

- [§ 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen, Begriff der E-Rechnung (abgerufen am 23.10.2026)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
- [§ 27 Abs. 38 UStG — Übergangsfristen für die E-Rechnung (abgerufen am 23.10.2026)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html)
- [§ 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen (abgerufen am 23.10.2026)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html)
- [§ 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge (abgerufen am 23.10.2026)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html)
- [§ 34a UStDV — Rechnungen von Kleinunternehmern (abgerufen am 23.10.2026)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html)
- [Bundesministerium der Finanzen — Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026 (abgerufen am 23.10.2026)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html)
- [Beschaffungsamt des BMI — Weberfassung an der Rechnungseingangsplattform OZG-RE (abgerufen am 23.10.2026)](https://www.e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale/weberfassung)
- [Beschaffungsamt des BMI — FAQ zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung (abgerufen am 23.10.2026)](https://www.e-rechnung-bund.de/faq)
- [Saldy — Preise und Leistungen der Tarife (abgerufen am 23.10.2026)](https://saldy.de/preise)

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Saldy — Buchhaltung von der Rechnung bis zur Steuer. https://saldy.de
Dieser Text erklärt allgemeine Anforderungen und ersetzt keine steuerliche Beratung.